ÚtmutatóvisszatovábbMEH IKI kezdõ oldal

6.2.7. G fejezet: Megtérülés kimutatás (Business Case)

Mielõtt egy szervezet jelentõsebb kiadások mellett kötelezné el magát egy projekt elindításával, fontolóra kell vennie, milyen módon lehet a végtermék hasznosságát igazolni, vagyis hogy valóban értéket kap-e a pénzéért. Ennek eszköze a megtérülés kimutatása, amely két részbõl tevõdik össze:

Mindkét esetben, ha ennek jelentõsége, illetve lehetõsége van, a negatív esettel is számolni kell (mivel jár, ha nem csináljuk meg a projektet).

1. Költség haszon elemzés

Az elemzésnek két szakasza van. Az elsõ szakaszban a költségekkel foglalkozunk, és megpróbáljuk megbecsülni az új rendszer kifejlesztési és üzemeltetési költségét. Természetesen a fejlesztési költséget a projekt erõforrástervébõl is kiolvashatjuk. A második szakaszban a rendszer által nyújtott haszon, és a várható költségmegtakarítások kapnak helyet. Elõször megbecsüljük a rendszer várható életkorát, majd az ún. jelenértéken (Net Present Value, NPV) kifejezzük mindenkori értékét. Másodikként a megtakarításokat vesszük sorra, amelyek tartalmazzák a jelenlegi rendszer üzemeltetési költségét, az esetleges piaci értékesítésbõl származó bevételt, stb. A kétfajta adatot mátrix formában ábrázoljuk éves bontásban. A költség haszon elemzés elvégzésének fõ célja annak az évnek a meghatározása, amikor a termék hozama és a befektetés közötti különbség elõször lesz pozitív.

Természetesen a nem mérhetõ hasznot is mérlegelni kell a döntéseknél, a pénzügyi számítások csak az egyik szempontot jelentik.

A projektalapító okiratban célszerû az összegzõ táblázatokra szorítkozni, és a részleteket mellékletként csatolni.

2. Kockázatelemzés

A megtérülés kimutatásának második eszköze azokat a kockázati tényezõket próbálja meg számszerûsíteni, amelyek a projekt végrehajtására befolyást gyakorolnak. Ilyen tényezõk a vezetõség rátermettsége, a munkacsoportok szakértelme, a szoros határidõk, a felhasználók rendelkezésre állása, a projekt jellege és hasonló jellemzõk, amelyek szervezetenként eltérõk lehetnek. Minden tényezõrõl kétfajta adatot szokás megjelölni: egyrészt a kockázat fokát, és azt, hogy a szóbanforgó tényezõ által képviselt kockázat mekkora súllyal esik latba a projekt teljes kockázatának megítélésekor. A két faktor szorzatát véve és összegezve, az összes kockázati tényezõre egy mérõszámot kapunk, amely a projekt kockázatát fejezi ki. Ezek után már csak a mérõszám minõsítése van hátra.

Ahhoz, hogy megítélhetõ legyen a mérõszám által képviselt kockázata, számos projekt tapasztalatára van szükség. Elsõ alkalommal célszerû több, már befejezett projekt tapasztalataira támaszkodni, és utólag elvégezni rájuk a kockázatelemzést, így megfelelõ kiindulási ponthoz juthatunk. Elõzmények hiányában más szervezetek hasonló jellegû projektjeirõl célszerû ilyen információkat beszerezni. Amennyiben ez sem megy, az irodalomból ismert adatokkal lehet számolni, de ekkor a nagyobb hiba lehetõséget figyelembe kell venni.

6.2.8. Mellékletek

A mellékletek tartalmazzák a fõ dokumentumban magas szinten megfogalmazottak részletes kifejtését. Mivel ezeket többnyire már érintettük, itt csak néhány vonatkozásban térünk ki tartalmukra.

6.2.9. A melléklet: Felelõsségi- és hatáskörök leírása

Ez a melléklet eltér a dokumentum fõ részében leírtaktól. Itt nem személyek, illetve általános mechanizmusok kerülnek leírásra, hanem az egyes szerepek hatásköre és jogköre. Az elsõ projekteknél természetesen még nehéz ennek megfogalmazása, de idõvel a szervezet belsõ hatáskörfelosztási szokásaihoz igazodva az elegendõen pontos és részletes felelõsségi- és hatáskör leírások elkészülnek. Ennek a leírásnak a pontossága nagyban befolyásolja, hogy a résztvevõk valóban a projekt teljesítésére koncentrálnak-e. A hatás- és felelõsségi körök nem megfelelõ meghatározása esetén a projekt vezetõség, sõt esetenként a megbízó szintjén a viták elsimítása, a jogkörök értelmezése válik domináns feladattá, s ezt el kell kerülni. A szokásos szerepek a PRINCE elõírásai szerint (ha más szerepek vannak, természetesen azokról is kell leírás):

  1. Projekt vezetõség

  2. Projekt vezetõség elnöke

  3. Felhasználói képviselõ

  4. Technikai képviselõ

  5. Projektirányító

  6. Szakaszirányító

  7. Menedzselés koordinátor

  8. Technikai koordinátor

  9. Felhasználói koordinátor

  10. Felhasználói támogató csoport

6.2.10. B melléklet: Fontosabb szakaszzáró termékek

A termékeket célszerû egységes formában leírni. (A termék fogalom itt a szakasz végeredményével tárgyiasult formáját jelenti.) A leírásban az alábbi szempontokra kell kitérni:

a.) Termék neve

A termék neve egyértelmûen azonosítsa a terméket. Lehetõség szerint rövid és félre nem érthetõen utaljon a termékre, és a különbözõ terméknevek között legyen összhang.

b.) Termék célja

A termék céljának megfogalmazásában azt kell megadni, hogy mi indokolja a termék létrehozatalát.

c.) Termék szerkezete

A termék szerkezete adja meg tulajdonképpen, hogy mit tartalmaz az adott termék. A termék szerkezet megadása állhat pl. egy formalap ismertetésébõl (mezõrõl-mezõre), egy jelentés tartalomjegyzékének felsorolásából és az egyes fejezetek rövid ismertetésébõl, vagy utalhat pusztán egy házi szabványra.

d.) Termék származtatása

A termék származtatása azoknak a projekten belüli szakaszoknak a megnevezését tartalmazza, ahol az illetõ terméket lérehozzák vagy módosítják.

e.) Termék minõsége

A termék minõségére vonatkozó kritériumoknak lehetõleg ellenõrizhetõnek kell lenniük. Elõfordulhatnak közös minõségi kritériumok, mint pl. a dokumentumok elõállításával kapcsolatban az elütések, a nyelvhelyesség megkövetelése, a külalakra vonatkozó helyi elõírások betartása, stb. A minõségi követelmények meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy a minõségi szemléken, illetve vita esetén ezekre a - közösen elfogadott - részekre kell hivatkozni.

f.) Projekt hatáskörén kívülálló termékek

Elõfordulhat, hogy a projekt hatáskörén kívülálló termékeket is fel kell használni a termék elkészítése során, melyekre a projekt vezetése értelemszerûen nincs befolyással. Ennek a ténynek a tudatosítására szolgál az utolsó rész.

A termékekkel kapcsolatban azok leírásán túl további illusztrációs dokumentumok is elkészíthetõk. Ilyen az ún. termékfelépítési ábra, mely a termékek egymásba ágyazottságát, hierarchikus szerkezetét szemlélteti. Például egy megvalósíthatósági tanulmány állhat vezetõi összefoglalóból, egy nagyvonalú folyamatmodellbõl, adatmodellbõl, lehetséges megközelítési módok ismertetésébõl, stb. Az adatmodell pedig tovább bomlik a modell ábrájára és egyedleírásokra, mint termékekre. A termékfelépítési ábra tehát a termék szerkezetét, statikus felépítését dokumentálja.

Hasznosnak bizonyulhat az ún. termékszármaztatási ábra elkészítése is. Ez azt szemlélteti, hogy egy adott termék elõállításához milyen más termék(ek)re van szükség, azaz a termékek elõállítása folyamatát segíti.

6.2.11. C melléklet: Projektvezetõségi ülések céljai

Minden olyan formális ülés, értékelés esetében, amely igényli a projektvezetõség jelenlétét, érdemes az ülés célkitûzéseit elõre meghatározni. Elõfordulhat, hogy az ülések egyes résztvevõi nem értik sem a tõlük elvárt szerepet, sem az ülés célját. Ezek elõzetes tisztázása nagyban csökkentheti a projekt kockázatát. Ha már a szervezet tagjai jól értik az összejövetelek célját, és kialakult hagyománya van ennek a megközelítésnek, vagy más formában (pl. szabályzatként) már dokumentálásra kerültek ezek a célok, akkor az ülések célkitûzéseinek írásos lefektetése feleslegesnek bizonyulhat.

Ebben a részben szerepelhet például a D. fejezetben említett projektfelügyeleti mechanizmusokban (projekalapítás, szakaszzáró értékelés, szakaszközi értékelés, projektzárás) a projektvezetõség szerepe. Például a projektalapító ülés esetében egy projektnél az ülés céljai az alábbiak:

6.2.12. D melléklet: A konkrét projekt tervek

A projekt tervek elkészítése a normál projekt irányítási könyvekbõl nyilván jól ismert. Itt az egyes tevékenységek idõbeni elhelyezkedését, a termékek tevékenységekhez (s idõhöz) rendelését, az összes erõforrás (azaz nemcsak a szokásos pénzügyi, finanszírozási, de a szakértõi, felhasználói, szükség esetén terem, számítógép) hozzárendelését is meg kell adni. Szerencsés, ha a megadás módjára a szervezeten belül egy egységes megoldás alakul ki (pl. kiválasztott hálótervezõ programmal, stb.), hogy a használt technikák ismertek legyenek, a vezetõk számára is lehetõvé tegyék az értékelést. A tervben külön szerepeljen összesítõ rész a vezetõk információ igényének figyelembe vételével, s külön készüljön a szakmai és az erõforrásterv. Ezzel a melléklet javasolt három része a következõ:

a.) Projekt terv összesítõ

Az összesítõ tábla elkészítése azzal összhangban levõ részletezõ táblákkal:

Összesítõ tábla Teljes költség
eFt		 Külsõ fél hozzájárulása
eFt
Személyi költség 46 000 23 000
Kiküldetési költség 14 000 1 000
Eszköz beszerzés 30 000 30 000
Külsõ (egyéni) megbízás 6 000 0
Egyéb költségek 2 000 0
Rezsi és kezelési költség 2 000 0
Teljes költség (ÁFA nélkül) 100 000 54 000


Személyek
száma		 Beosztás Munkahely Ember-
hónap		 emberév
ktsg/
beosztás		 Teljes költség
(eFt)
2
Fejlesztõ kft 24 20 000/év 40 000
1 Szakértõ Szakintézet 12 6 000/év 6 000
Rész-összeg 46 000
Teljes összeg 46 000

Kiküldetési költségek tábla elkészítése:

Részletezés Összeg (eFt)
Projekt értekezlet 6 000
Külföldi munka 3 000
Konferenciák, stb. 5 000

Állóeszköz beszerzés tábla elkészítése:

Az eszköz megnevezése Ár (EFt) Egyéb költségek
Sun Sparc ITX + sw 30 000



Egyéb költségek tábla elkészítése:

Megnevezése Összeg (EFt)
Publikációs költség, dokumentáció 1 000
Könyv, folyóirat megrendelés 1 000

Rezsi költség tábla elkészítése:

Részletezés Összeg (EFt)
Adminisztráció 2 000


b.) Projekt terv grafikusan (pl. GANTT diagram)

c.) Projekt erõforrás terv

Az egyes mellékleteket a hatályos szabályozás (pl. költségtervezés) illetve a helyi szabályok szerint kell kialakítani. Ezek megtervezésére általános szabály nem adható.

Költségterv tábla elkészítése:

Költségek (ezer Ft-ban) 1994 1995 1995 Összesen
Megnevezés Kért t. Saját EU Kért t. Saját EU Kért t. Saját EU Kért t. Saját EU
Tudományos mûszaki ismeretek vétele


50




50

Mûködési költség

127 150 100 255 100 500 127 250 150 510
Eszközök beszerzése 100 500 120





100 50 120
Összesen 100 500 245 200 100 255 100 500 127 400 200 630
A pályázat teljes költsége
(1994-1996) 		12300

6.2.13. E melléklet: Projekt kockázat kezelés

Ez a melléklet a projekt megvalósíthatóságával kapcsolatos kockázat mérlegelését tartalmazza. Minden projektnél számolni kell a sikertelenség lehetõségével, hogy ez mekkora, azzal foglalkozik ez a melléklet. Természetes, hogy a kockázat bemutatása nem egyoldalú, a projektrõl való döntésnél ez csak egy szempont.

6.2.14. F melléklet: Részletes terv az elsõ szakaszra

A projektek indításakor a teljes projektre többnyire nem lehet meghatározni a részletes tervet (nem is célszerû megcélozni, mert a tapasztalat szerint a projekt úgy sem úgy hajtódik végre. A szakaszok nagyvonalú tervén túl ugyanakkor az elsõ szakaszra egy részletes terv megléte szükséges, s a késõbbiekben is egy szakasz indítása elõtt a részletes tervének már meg kell lennie. A részletes tervben már elkülönítetten célszerû szerepeltetni a minõségbiztosítás szempontjából fontos szemlék tervét. Ezzel a melléklet javasolt három része a következõ:

a.) Grafikus terv (pl. GANTT diagram)

b.) Erõforrás terv

c.) Minõségi szemle terv

A részletes terv formájára a D. mellékletnél elmondottak érvényesek, így itt is csak néhány példa illusztrálja a lehetséges megoldásokat. Az egyes példák azt is bemutatják, hogyan lehet a tervet "élõvé" tenni, azaz a tervezett és az aktuális állapotot megjeleníteni (követni az elõrehaladást). Természetesen a projekt indulásakor az aktuális rész még kitöltetlen. A minõségi szemle terv formájában nem tér el az elõbbiekben bemutatottaktól, az ezzel kapcsolatos feladatokat gyakran az egyéb tervekre (is) rávezetik. Ez a terv elsõsorban a minõségbiztosítással kapcsolatos feladatokat tartalmazza (pl.: a szemlék elõkészítése, szemlézési idõpontok, korrekciókra betervezett idõszakok, stb.).

6.2.15. G melléklet: Kapcsolódások

Ebben a mellékletben lehet részletesen kifejteni a projekt kapcsolódását más rendszerekhez illetve projektekhez.

6.2.16. H. melléklet: Biztonsági szempontok

Ebben a mellékletben lehet részletesen kifejteni a projektnél érvényesítendõ biztonsági szempontokat. Ezt kétféle értelemben is meg kell tenni, amennyiben a projekt végrehajtása igényel speciális titkosságot, úgy azt a menedzselésnél megadott utalásokkal itt lehet leírni. Külön részként ide kerül magával a kialakítandó rendszerrel szembeni biztonsági elvárások, szempontok megfogalmazása. A javasolt tartalma:

ÚtmutatóvisszatovábbMEH IKI kezdõ oldal