ÚtmutatóvisszatovábbMEH IKI kezdõ oldal

6. A projektalapító dokumentum felépítése

A projektalapító dokumentum a projekt tényleges elindítását alapozza meg, a projekt vezetõség ez alapján ad engedélyt a kezdésre. Alapvetõ jelentõségû a késõbbi viták elkerülésében, meg kell hogy határozza a projekttel szembeni elvárásokat. Mindezek miatt a projekt javaslatokkal ellentétben (amibe ebben a vonatkozásban még az engedélyezési dokumentum is beletartozik) itt már lényegesen kötöttebb forma ajánlható. Az alábbiakban a PRINCE módszertan alkalmazásából következõ, javasolt felépítést ismertetjük. A projektalapító dokumentum fejezeteit nagybetûkkel jelöljük, a fejezeteken belüli szekciókat sorszámmal választottuk el egymástól. Az útmutató fejezeti struktúrájától megkülönböztetve a címeket dõlt betûvel szedtük.

6.1 A projektalapító dokumentum tartalomjegyzéke

A fejezet: Bevezetés a projektbe

B fejezet: A projekt meghatározása

C fejezet: A projekt szervezet

D fejezet: Felügyelet és irányítás

E fejezet: Projektterv

F fejezet: Elsõ szakasz terve

G fejezet: Megtérülés kimutatás (Business Case)

Mellékletek

A melléklet: Felelõsségi- és hatáskörök leírása

B melléklet: Fontosabb szakaszzáró termékek

C melléklet: Projektvezetõségi ülések céljai

D melléklet: A konkrét projekt tervek

E melléklet: Projekt kockázat kezelés

F melléklet: Részletes terv az elsõ szakaszra

G melléklet: Kapcsolódások

H. melléklet: Biztonsági szempontok

6.2. Az egyes fejezetek illetve pontok tartalma

6.2.1. A fejezet: Bevezetés a projektbe

1. Háttér

A projekt ismertetésének elsõ lépéseként meg kell ismertetni az olvasót a projekt indítás hátterével, az elõzményekkel. Itt utalni kell mind az indítással kapcsolatos tényekre (pl. informatikai stratégiai terv megállapításai), mind a projekttel kapcsolatban lényeges egyéb tudnivalókkal. A háttér ismertetése nagyon fontos mind a projektekkel kapcsolatos döntésekkel, mind az utólagos értékelésekkel kapcsolatban. Nem egyszer elõfordul, hogy azonos területen hasonló projekt indul úgy, hogy a résztvevõk az elõzményekrõl nem tudnak. Fontos a projekt jóváhagyás háttere is, nem mindegy, hogy a stratégiai tervben szereplõ, széleskörben elfogadott feladatról van-e szó, vagy egy megfelelõ pénzügyi kerettel rendelkezõ vezetõ magánakciójáról. Nyilvánvalóan egész mások lesznek az átvételi (eredményességi) szempontok.

2. Kapcsolat egyéb rendszerekkel és projektekkel

Ebben a részben kell megadni a projekt kapcsolódását más rendszerekhez, illetve összefüggését más projektekkel. Mind a két terület nagyon fontos. Ha a kialakítandó rendszer feltételez más rendszereket, vagy hatással van azokra, úgy ezt kezdettõl számon kell tartani, ezért itt szerepeltetni kell. Értelemszerûen fontos, hogy tudjunk azokról a projektekrõl, amelyekkel ez a projekt kapcsolatban van, akár úgy, hogy feltételezi azok teljesülését (pl. valamit átvesz onnan), vagy azok feltételezik ennek a végrehajtását. A projektek közötti erõforráskapcsolatot is fel kell tüntetni, ha az a lefolyásra lényeges kihatással bírhat (pl. valamely kulcsszemély, vagy gépi erõforrás hozzáférhetõsége az egyes projektek számára).

6.2.2. B fejezet: A projekt meghatározása

Az elõzmények ismertetése után kerül sor a projektalapító okiratban a projekt meghatározására, amely négy részre bontható. Az elsõ részben kell megfogalmazni a projekt célkitûzéseit, méghozzá tömören és a szervezet vezetése számára értelmezhetõ formában. A második részben található az ún hivatkozási alap (Terms of Reference), amelyben azokat a feladatok kell vázlatos formában felsorolni, melyeket a projekt során el kell látni. A harmadik rész tartalmazza a projekt terjedelmének (scope) a behatárolását, a negyedik részben pedig a projekt szakaszokra történõ bontását ismerhetjük meg.

1. Célkitûzések

A projekt célkitûzései ismertetése alatt két dolog is érthetõ. Egyrészt érthetõ alatta a projekt "miért"-je, azaz azokra a szervezeti célokra történõ utalás, melyek elérése érdekében a projektet végrehajtják. Másrészt érthetõ alatta a projekt "mit"-je, azaz mit céloznak meg, amit ténylegesen létre fognak hozni a projekt során. A projektalapító okiratban szerepelnie kell mind a két értelmezés szerinti feltett kérdésre a feleletnek.

Ez az a rész, amit szinte bizonyos, hogy a projektet finanszírozó szervezet képviselõje, aki várhatóan vezetõ beosztású köztisztviselõ lesz, el fog olvasni. Létfontosságú, hogy ez a szöveg érthetõ és értelmezhetõ legyen számára. Ennek megfelelõen a projekt "miért"-jét, a szervezet feladat- és hatáskörének megfelelõ, ahhoz illeszkedõ célkitûzéseket kell ebben a szövegrészben megfogalmazni. Ha a projekt végrehajtását elrendelõ szervezet rendelkezik informatikai stratégiai tervvel, akkor hivatkozni kell a tervnek annak a részére, melynek alapján a projekt létjogosultságot nyert. Törekedni kell a tömör, lényegre törõ stílusra. Hasonló módon kell ismertetni a projekt általelkészítendõ jelentést, rendszert, stb. A projekt által megvalósítandó dolgok (termékek) elérése érdekében megoldandó feladatok felsorolását a következõ pont, a hivatkozási alap tartalmazza, annak leírása ebben a részben felesleges.

Ebben a részben kell feltüntetni a projekt idõtartamát, a projekt tervezett indulási napját, a projekt összesített pénzügyi keretét, a maximális engedélyezett eltérést a tervezett idõtartamhoz és költségekhez. Azért célszerû feltüntetni ezeket az adatokat itt (is), mert a projektet finanszírozó szervezet képviselõje ezekre bizonyosan kiváncsi. Megjegyezzük, hogy ezeket az adatokat szerencsés a projekalapító okirat címlapján is feltüntetni, a jóváhagyó aláirásával együtt.

2. Hivatkozási alap

A projekt által megvalósítandó dolgok (termékek) elérése érdekében megoldandó feladatok felsorolását tartalmazza a hivatkozási alap. Ez részletezettebb kifejtése az elõzõ részben megfogalmazottaknak. A felsorolásnak teljesnek kell lennie abban az értelemben, hogy a projekt terjedelmébe esõ összes feladatot (és csak azokat) meg kell említeni. Ennek különösen vita esetén van nagy szerepe, hiszen a hivatkozási alap nevének megfelelõen az az alapdokumentum, amely a projektet elrendelõ és projektet kivitelezõ két fél közös, egyetértõ nyilatkozata az elvégzendõ feladatokról.

A feladatok megfogalmazása lehetõleg legyen minél célratörõbb és egyszerûbb (pl. tõmondatok formájában). Ettõl a elvtõl akkor lehet eltérni, ha a feladatok többféleképpen értelmezhetõk, vagy a feladatokat elfogadó felek egyike számára ismeretlen terminológiát, megközelítéseket tartalmaz. Szabad az elkészítendõ dolgokra (termékekre) csak névvel hivatkozni abban az esetben is ha fontosabb termékekrõl van szó, amennyiben a projektalapító okirat mellékletében szerepel az illetõ termék leírása.

3. Terjedelem

A projekt "terjedelme" alatt sok minden érthetõ. Beletartozhatnak a projekt fennhatósága és befolyása alá tartozó szervezeti egységek, az érintett tevékenységterületek, de beleérthetõ a projekt során alkalmazott módszerbõl végrehajtandó részek megjelölése is. A terjedelem pontos megfogalmazása, a hivatkozási alaphoz hasonlóan a projekt meghatározásának az a része, amely a késõbbi viták megelõzésére szolgál. Négy alapvetõ paraméter befolyásolja a projektek lefutását: a rendelkezésre álló erõforrások nagysága, a projekt tervezett idõtartama, az elvárt minõség szintje, és a projekt terjedelme. Ezen négy alapvetõ paraméter bármelyike csak a másik három valamelyikének rovására változtatható (pl. az idõtartam csökkentése befolyásolhatja az elõállított termékek minõségét). Éppen ezért bizonyosnak kell lennünk abban, hogy a projektet finanszírozó szervezet képviselõje érti és elfogadja a projekt terjedelmét, és ennek tényét a projektalapító okirat tanusítja.

Ajánlatos annak megfogalmazása is, hogy mi nem tartozik a projekt terjedelmébe, néha még részletekbe menõen is. A tagadó állítások ugyanolyan értékesek lehetnek, mint a pozitív állítások. Gyakran éppen a tagadó állítások megfogalmazása világít rá belsõ problémákra a terjedelem meghatározása kapcsán.

4. Szakaszolás

Minden tervezési folyamatnak szembe kell néznie azzal a problémával, hogy környezete változhat. A változás eredménye képpen egy projekt alapfeltevései válhatnak semmissé egyik napról a másikra. Éppen ezért nem érdemes hosszabb távon túlzott részletezettségû terveket készíteni, hiszen az idõ meghaladja az abban foglaltakat. Ha a jószándékú projektirányító túlságosan részletes terveket készít, az azokban elvégzendõ változtatások elvihetik munkaidejének jelentõs részét. Éppen ezért a projekttervezés egyik alapelve, hogy csak rövid távon készíttet részletes (pl. személyes napi munkaterv szintjére lemenõ) terveket. Szükséges tehát ellenõrzési pontokat beépíteni a projekt folyamatába, ahol egyrészt az addig elkészített termékek kerülnek elfogadtatásra, másrészt pénzügyi és szakmai (rendszerfejlesztési) szempontokból lehet ellenõrizni az addig elvégzett munkákat. Az ellenõrzési pontok közötti részeket nevezzük szakasznak. A szakasz jellemzõi tehát, hogy

A projekt szakaszokra bontását mindig az adott körülményeknek megfelelõen kell elvégezni. Ha a projekt lefutása során valamilyen módszertant (pl. SSADM) használnak, akkor magának a módszernek lehet természetes tagolása, ami maga után vonhatja a szakaszok kialakítását. Módszer hiánya esetében az elkészítendõ/átadandó termékek szabhatnak meg szakaszvégeket. Bármilyen megközelítésrõl van szó, meghatározó tényezõ kell legyen a szakasz idõtartama. Túlságosan hosszú (2-4 hónapnál hosszabb) szakaszokat nem érdemes meghatározni, nem lehet rá jól tervezni. A fordított megoldás sem szerencsés 2-3 hetes idõszakok szakasznak nyilvánítása megfosztja a szakaszt a komolyságától. A szakaszzárás egyik legfontosabb funkciója, hogy lehetõséget ad a projektet finanszírozó szervezet vezetõ képviselõjével való találkozásra, ami várhatóan ritka alkalom. Minden ilyen lehetõséget fel kell használni a kölcsönös bizalom (a projekt végzõje és megbízója között) felépítésére és megerõsítésére.

A szakaszoknak jól értelmezhetõ nevet kell adni, ami megkülönbözteti õket egymástól. Ezen a helyen nem szükséges a szakaszok tartalmának, és tervezett kezdésének részletesebb kifejtése, azt majd a projekt terve fogja tartalmazni (ami a projektalapító okirat melléklete).

5. A projekt végtermékek (illetve fontosabb szakaszzáró termékek)

A projekt szakaszai végén különbözõ dolgokat kell átadni (vagy beszerezni). Ilyen lehet például egy kész szoftver, dokumentáció vagy hardveregység. A projekt során elkészített dolgokat egységesen terméknek nevezzük. Alapvetõen fontos a projekt sikere érdekében, hogy a termékek esetében egyetértés legyen abban, hogy az adott terméknek mi a jelentése és a tartalma, és minek alapján lehet megítélni a termék jóságát. Ez mind a projektben résztvevõk, mind a projektet finanszírozó szervezet számára elõnyös. Fontos, hogy valamennyi termék figyelembe legyen véve, így például a kisérõ dokumentáció (felhasználói kézikönyv stb.) is.

A projekt résztvevõi számára a termékek leírása lehetõvé teszi a projekt tervezését, a projektet indító szervezet elvárásai pedig pontosabban megfogalmazottak. A termékek leírása és egyeztetése megelõzheti az esetleges vitákat a projektet finanszírozó szervezet és a projektet kivitelezõ szervezet között. Abban az esetben, ha rendelkezésre áll a szervezeten belül olyan háziszabvány vagy elõírás, mely az adott terméket leírja, akkor természetesen elég a szabványra történõ hivatkozás. Ilyen lehet például egy SSADM alkalmazásfejlesztési projekt, hiszen az SSADM termékeknek a leírása megtalálható a hivatkozási kézikönyvben. Ekkor elegendõ lehet azt rögzíteni, milyen megszorításokat vettünk figyelembe a termékekkel kapcsolatban (ha egyéb minõségi elvárások nincsenek). Különösen fontos a termékek elõzetes meghatározása akkor, ha vállalkozási szerzõdés keretében történik a projekt elvégeztetése. Ebben az esetben bevett gyakorlat szerint a vállalkozási szerzõdéshez csatolnak egy ún. mûszaki mellékletet, amelynek tartalmaznia kell a termékek leírását is, vagy a leírásra (szervezeti háziszabványra) való hivatkozást.

Egy projekt létrehozásakor az összes végtermék és lehetõség szerint ezen túl minimálisan a fontosabb szakaszzáró termékek leírását tartalmaznia kell a projektalapító okiratnak. A termékeket célszerû egységes formában leírni. A leírásban az alábbi szempontokra kell kitérni:

Az alapító okirat mellékleteként (B melléklet) célszerû az egyes termékek részletes (így pl. mûszaki ) leírását megadni, a fõ részben csak a termékek azonosításán van a hangsúly.

6. Szabványok és módszerek

Ebben a részben kell meghatározni azokat a külsõ vagy belsõ szabványokat és módszereket, amelyeket a projekt megvalósítása során be kell tartani. Itt lehet pl. megadni, hogy a fejlesztés SSADM módszer szerint történjen, a kialakítandó rendszer elemei feleljenek meg az X/open csoport ajánlásainak, stb.

7. Oktatás

A projekthez kapcsolódó oktatásokat, illetve oktatási igényeket külön részletesen meg kell fogalmazni (kinek, mikor mit kell elsajátítania, s ez hogyan fog megtörténni). Mindez azért is szükséges, mert az oktatás többnyire jelentõs mértékben (esetleg több napra) elvonja a jövendõ alkalmazókat is a munkájuktól. A magas szervezettségû szervezetekben az alkalmazottak kivonását a feladataikból éves szinten tervezik, hogy a feladatok megfelelõ hatékonyságú ellátása mindig biztosítva legyen. A projektek részletes oktatási terve segíti a vezetést abban, hogy idõben betervezhesse az alkalmazottak okatási elfoglaltságát, azaz a projekt és a normál munka ne kerüljön konfliktusba. Sajnos gyakori az elvben kijelölt hallgatóság, akik a kezdõnapon megjelennek, de utána egyre kevesebb idõt fordítanak a tanulásra a normál feladataik miatt.

ÚtmutatóvisszatovábbMEH IKI kezdõ oldal