A projektjavaslatok megadásánál a leglényegesebb, hogy tisztán lássuk, kinek készülnek. A fejlett országok gyakorlatának megfelelõ megoldásnál a projektjavaslat felsõvezetõi döntést alapoz meg (Informatikai Irányító Bizottság), így stílusa, aggregáltsági szintje ennek kell hogy megfeleljen. A projektekrõl egyedileg megadandó ismereteket pontokba szedve ismertetjük típusonként. Ezek elsõsorban a projektek tartalmára vonatkoznak, s csak érintik a projekt többi vonatkozását (menedzselés, kapcsolat, indoklás). Ennek oka, hogy az összefüggések érzékeltetése elsõsorban nem az egyes projektleírások feladata, hanem a magasabb szintû terveké. Az informatikai stratégiai tervnek kell kijelölni a végrehajtandó projektek körét, a részletes indokoltságot, a projektek kapcsolatrendszerét. Az egyes projektleírásoknál már csak emlékeztetõ jelleggel jelennek meg ezek a komponensek, de semmiképpen nem a stratégiai szint helyettesítésére. Ha a vezetés a döntéseket esetenként, projektenként hozza, az egységesség, célirányosság aligha biztosítható. Az informatikai stratégiai tervek ajánlott tartalmát külön ajánlások tartalmazzák, így erre nem térünk ki.
4.1. Általános adatok
Az egységes nyilvántarthatóság
érdekében természetesen minden
projektjavaslatnak tartalmaznia kell egy általános
azonosítási, illetve szervezeti adathalmazt,
ezt egyenként nem ismertetjük. Az adathalmaz
az adott szervezet hivatali szokásaitól
függ, szokásos összetevõi
a következõk:
Valamennyi leírásban lehetõvé
kell tenni egyéb információk
rögzítését, amit a javaslat
kidolgozója fontosnak tart.
A javaslatok kötelezõ részét
képezhetik az egyes szervezeteknél szükséges
egyéb kategorizálások megadása
(pl. központi, illetve saját keret felhasználás
aránya, titkossági besorolás,
stb.).
Pályázati jellegû beadványnál
pályázó adatai (személy,
cég), referenciák, stb. illetve a pályázati
feltételekhez viszonyulás (pl. kormányzati
szintû pályázatnál
mennyiben érint több minisztériumot,
stb.)
4.2. Rendszerfejlesztési és beruházási projektek
4.3. Tanulmányok
4.4. Oktatási programok
Projekt Ennek a résznek kell tartalmaznia a projekt
leírása definícióját és azokat a feltételezéseket,
amelyek alappilléreit képezik a munkálatoknak.
Ekkor válhat világossá, hogy valóban
projektrõl van-e szó, vagy csak egy másik
projekt résztevékenységérõl. Lényeges
annak megfogalmazása is, milyen produktum
jön létre, ha a projekt sikeresen befejezõdik.
Elérendõ Természetesen minden projektnek az a célja,
cél hogy az elõírt termékeket megfelelõ minõségben
létrehozza. Ettõl eltérõen most azt a célt kell
megnevezni, amely a háttérben bújik meg, a
szervezet igényeibõl fogalmazódott meg, és
elõidézõje volt a projektnek. (Például egy
projekt megfelelõ paraméterekkel jellemezhetõ,
átadáskor tesztelhetõ hálózatot hoz létre.
Ugyanennek a projektnek a célja a végpontokon
keletkezõ információk elõírt sebességû
eljuttatása lehet egy információközpontba.)
Konkrét Amennyiben lehetséges, vegyük számba az
haszon összegszerûen kifejezhetõ hasznot és azokat is,
amelyeket csak szolgáltatási szint
növekedésében fognak jelentkezni. Elsõ esetben
konkrét összegeket, második esetben a
szolgáltatási szint nevesítését kell itt
megadni.
Hatás a Itt kell megadni mindazokat a hatásokat,
szervezetre amelyeket a projekt jelent a szervezetnek. Erre
példa egy elektronikus iktatási vagy
levelezési rendszer, ahol a használatot meg
kell hogy elõzze a használatot szabályozó
ügyrend kiadása. A hatások között kell
szerepeltetni a majdani üzemeltetési
követelményeket, azok esetleges anyagi
vonzataival együtt (pl. X.25 vonal bérlése,
stb).
Mûszaki Ebben a részben kell leírni azt a
eredmény paraméterhalmazt, amellyel a projekt
végtermékének rendelkeznie kell.
Infrastruktúra fejlesztés esetén ez többnyire
valóban "mûszaki" adatok utólag ellenõrizhetõ
összességét jelenti, rendszerfejlesztések
esetén azonban a kulcsfontosságú funkciókat
és követelményeket kell megadni. (1. példa:
a hálózat sebessége. 2. példa: az
ügyfélszolgálati rendszerek válaszideje legyen
kisebb, mint 10 másodperc.). Néha egyazon
projekt mindkét értelmû mûszaki eredményt elér,
ekkor természetesen fel kell sorolni minden
ilyen jellemzõt.
Költség A költségeket az adott szervezetre érvényes
szabályzat szerint, közhivataloknál a
költségvetési tervezésnél használt bontásban
kell megadni. A fõ címeken belüli bontás az
alábbi volt:
* Béralap
* Tb járulék
* Dologi kiadás
* Dologi kiadás tárgyi eszköz
része
* Felújítás
* Beruházás
A fejlesztés költsége abban az esetben
könnyebben becsülhetõ, ha kulcsrakész rendszer
készül kizárólag külsõ erõforrások bevonásával.
Ha közalkalmazottak is részt vesznek a
munkálatokban, akkor értelemszerûen a bérük és
járulékaik arányosan beszámítandók a
fejlesztési költségek közé (de elkülönítetten
kimutatva). Létrehozandó rendszernél majdani
üzemeltetési költségre is gondolni kell, a
hatást befolyásolja! Nem szabad figyelmen kívül
hagyni az amortizációt. (Azzal együtt, hogy a
költségvetési szervek ezt csak nyilvántartási
szempontból használják, képezni nem lehet!)
Erõforrás- A projekt erõforrásigényét a szükséges
igény erõforrástípusok mennyiségének és idõbeni
rendelkezésre állásának megadása jelenti.
Célszerû az alábbi bontást követni:
* külsõ erõforrások
* belsõ erõforrrások
* eszközök (szoftver, gép, stb.)
A lehetõ legrészletesebb meghatározásra kell
törekedni. Például az "1 fõ felkért szakértõ"
helyett jobb lehet az "1 fõ adatbázistervezõ
x idõponttól y idõpontig". Az
erõforrásigényeknek és a rájuk kalkulált
költségeknek összhangban kell lenniük.
Követendõ Arra kérdésre kell választ adni, hogy a
szabványok projekt valamely szakaszában használatos-e
szabványos módszer vagy megközelítési mód. Ha
a tervek között szerepel például az
Informatikai Tárcaközi Bizottság (ITB)
megfelelõ ajánlásainak átvétele, akkor azokat
itt kell megnevezni.
Ütemezés Az ütemezésnek az alábbi szempontokat ajánlatos
kielégítenie:
* tartalmaznia kell a projekt kezdetét és
véghatáridejét is
* olyan fázisokból kell állnia, amelyek önálló
részcélt alkotnak, így teljesülésük
ellenõrizhetõ
* világosan jeleznie kell a felhasználói
rendelkezésre állást
* illeszkednie kell az erõforrásigényhez
Menedzselés A projekt minden szakaszára vonatkozóan
módja nyilatkozni kell arról, hogy a kivitelezés
tendereztetéssel, kipróbált szállítóval, vagy
belsõ erõforrások igénybevételével történik. A
leírás olyan mélységû legyen, hogy minden
kétséget kizárólag megvalósítható legyen.
Így belsõ erõforrásnál meg kell nevezni a
szervezeti egységet, illetve ha a menedzser
szûk kapacitás, magát a tervezett személyt,
vállalkozóknál pedig a szóbajöhetõ cégeket.
Biztonsági A projekteknél, különösen az informatikai
szempontok szolgáltatásokra közvetlen hatással lévõ
fejlesztési, beruházási projekteknél
figyelemmel kell lenni a biztonsági
szempontokra is. Ez adódhat elõzetes
követelményrendszerként, amit a projekt során
mind a tervezésnél, mind a kivitelezésnél
teljesíteni kell, de az is lehet, hogy a
projekthez kapcsolva (vagy annak részeként)
kell a biztonsági szempontokat feltárni, a
biztonsági kockázatelemzést elvégezni s a
döntések eredményét figyelembe venni. Az itt
említett biztonsági kockázatelemzés a
kialakítandó rendszerre, szolgáltatásra
vonatkozik, ez nem azonos a projekt indítását
megelõzõen magára a projektre vonatkozó
kockázatelemzéssel,ami magának a projektnek a
kockázatával foglalkozik (milyen esély van
arra, hogy nem lesz sikeres).
Felelõs A kijelölt projektfelelõs (projektvezetõség
személy elnöke), vagy a szervezéssel megbízott személy,
valamint ha már ismert, a projektirányító.
Projekt Ennek a résznek kell tartalmaznia a projekt
leírása definícióját és azokat a feltételezéseket,
amelyek alappilléreit képezik a munkálatoknak.
Lényeges annak megfogalmazása, milyen produktum
jön létre, ha a projekt sikeresen befejezõdik
(terjedelem, vizsgálati mélység, a vizsgálat
kiterjedése, stb.). Itt kell megadni például,
hogy egy u.n. "hálózati" tanulmány a
számítógépes hálózat mellett a
telefonrendszereket is vizsgálja-e,
kiterjedjen-e az alárendelt szervekre, s ha
igen, milyen körben, stb...).
Elérendõ Itt azt kell megfogalmazni, milyen döntést kell
cél hogy megalapozzon a tanulmány, ténylegesen mi
érdekel bennünket. Ilyen lehet pl.: indítsunk-e
hálózatfejlesztési projektet, ehhez felmérni
a várható igényeket, megbecsülni a költségeket,
lehetséges alternatívákat feltárni, stb. A
bemutatottak mind külön célok, külön-külön kell
megfogalmazni ezeket.
Mûszaki Ebben a fejezetben a létrejövõ tanulmány
eredmény mûszaki és formai követelményei kerülnek
ismertetésre. Ilyen pl.: egy alkalmazás
fejlesztésre vonatkozó megvalósíthatósági
tanulmány az SSADM elõírásai szerint készüljön,
a dokumentum elektronikus formában is átadásra
kerüljön, stb.
Költség Az elkészítés költségigénye
Erõforrás- A projekt erõforrásigényét a szükséges
igény erõforrástípusok mennyiségének és idõbeni
rendelkezésre állásának megadása jelenti.
Célszerû az alábbi bontást követni:
* külsõ erõforrások
* belsõ erõforrrások
* eszközök (szoftver, gép, stb.)
A lehetõ legrészletesebb meghatározásra kell
törekedni. Például az "1 fõ felkért szakértõ"
helyett jobb lehet az "1 fõ adatbázistervezõ
x idõponttól y idõpontig". Az
erõforrásigényeknek és a rájuk kalkulált
költségeknek összhangban kell lenniük.
Követendõ Arra kérdésre kell választ adni, hogy a
szabványok projekt valamely szakaszában használatos-e
szabványos módszer vagy megközelítési mód. Ha a
tervek között szerepel például az Informatikai
Tárcaközi Bizottság (ITB) megfelelõ
ajánlásainak átvétele, akkor azokat itt kell
megnevezni.
Ütemezés Az ütemezésnek az alábbi szempontokat ajánlatos
kielégítenie:
* tartalmaznia kell a projekt kezdetét és
véghatáridejét is
* világosan jeleznie kell a felhasználói
rendelkezésre állást
* illeszkednie kell az erõforrásigényhez
Menedzselés A projekt minden szakaszára vonatkozóan
módja nyilatkozni kell arról, hogy a kivitelezés
tendereztetéssel, kipróbált szállítóval, vagy
belsõ erõforrások igénybevételével történik.
Felelõs A kijelölt projektfelelõs (projektvezetõség
személy elnöke), vagy a szervezéssel megbízott személy,
valamint ha már ismert, a projektirányító.
Tematika Amennyiben az adott oktatási program
(leírás) tematikája rendelkezésre áll, annak kivonata
jelenik meg ebben a szakaszban. Egyébként azt a
konkrét célkitûzést kell megnevezni, amelyet az
oktatásban résztvevõk elérnek. (pl. Word
for Windows tanfolyam az alapvetõ ügyintézési
feladatok ellátásához, professzionális Word for
Windows tanfolyam, elõkészíti a fejlesztõi
rendszerdokumentáció automatikus generálását,
stb.).
Cél Itt mindig a szervezet igényeibõl levezethetõ
célt kell megnevezni. Például megjelenhet az
igény a rendszerek utólagos dokumentálására.
Ekkor a cél olyan szakembergárda kialakítása,
akik a megfelelõ tanfolyamokat elvégezve
önállóan képesek a kijelölt feladatra. Ebbõl
következik az, hogy a cél több oktatási
programra nézve azonos lehet, de elképzelhetõ
több cél egyidejû kielégítése is egy oktatási
programmal.
Haszon Amennyiben lehetséges, vegyük számba az
összegszerûen kifejezhetõ hasznot és azokat is,
amelyek csak szolgáltatási szint növekedésében
fognak jelentkezni. Elsõ esetben konkrét
összegeket, második esetben a szolgáltatási
szint nevesítését kell megadni. Az elõbb
említett példánál maradva: viszonylag
egyszerûen kiszámolható egy rendszer utólagos
dokumentálásának belsõ munkatársakkal, illetve
szerzõdéses alapon történõ elvégzése közötti
különbség. Nem számszerûsíthetõ haszon (eleinte)
a képzettebb gárda által dokumentált rendszerek
minõségében megmutatkozó javulás.
Oktatásban Amennyiben olyan oktatási programról van szó,
résztvevõk amelyiknél elõre megnevezhetõk a résztvevõk,
akkor ezt meg kell tenni. Elõfordulhatnak
azonban olyan programok is, amelyeket
mindenkinek el kell végezni, amennyiben egy
bizonyos feladatot el kell látni. Ekkor azokat
a feltételeket kell pontosítani, amelyek
kielégítése esetén automatikusan résztvevõvé
válik egy alkalmazott, és egy becslést az
oktatásban adott idõszakban résztvevõk számára
vonatkozóan.
Idõpont Fix tanfolyam esetén a kezdés és befejezés
dátuma, egyébként elõfordulhat a "minden hónap
elsõ hétfõje" típusú utalás is.
Hely Annak tisztázása, belsõ vagy külsõ tanfolyamról
van-e szó. Ahol lényeges (pl. felszerelt
oktatóterem kapacitás optimalizálásához) meg
kell adni - belsõ tanfolyamok esetén - a szoba
vagy helyiség megnevezését - külsõ tanfolyamok
esetén - a pontos címet.
Költség Általában az oktatók költségét jelenti, de
elõfordulhatnak másolási, szállodai, étkezési,
stb. költségek is. Amennyire lehetséges ezeket
részletezni kell.
Erõforrás Többnyire az oktató cégeket vagy személyeket
kell itt felsorolni, de a lehetséges tárgyi
feltételek is ide tartoznak. Például egy
kihelyezett kezelõi tanfolyam esetén nagyon
lényeges lehet, hogy a megfelelõ konfigurációjú
és szoftverekkel ellátott PC-k rendelkezésre
álljanak.
Szervezésért A szervezéssel megbízott személy(ek) neve.
felelõs
személy