3. A projekt ötlet felépítése

A projekt ötlet megadási formája, épp a jelentõs bizonytalanság miatt kevéssé formalizálható. Itt is szükséges ugyanakkor a projekttel kapcsolatos általános adatok bekérése, ezek:

• projekt rövid azonosítója

• projekt megnevezése

• intézmény megnevezése

• szervezeti egység megnevezése

• kapcsolattartó személy megnevezése

• kitöltés dátuma

• a javaslatot jóváhagyó

A projekt ötlet leírása a következõ adatokat feltétlen tartalmazza:

• Projekt leírása
  Ebben a részben kell megfogalmazni, mi a javaslat tárgya. Itt a felsõvezetõknek szánt rövid, informatikai terminológiát elkerülõ leírásról lehet csak szó. Például egy fejlesztési projektnél itt olyasmit kell kiemelni, mi lesz az a számítógépes támogatás, szolgáltatás, ami a projekt eredményeképpen létrejön (ügyfelek adatai a létrehozandó adatbázisból hozzáférhetõk lesznek minden ügyfélszolgálati munkahelyen stb.). Mindenképpen érzékeltetni kell a projekt terjedelmét, hogy a javasolt projekttel kapcsolatban a vezetésnek ne legyenek illúziói. Az olyan általános megfogalmazások, mint pl. az iratkezelési rendszer, a vezetõk számára nem teszik érthetõvé, itt az összes irat számítógépes tárolása és kezelése megoldódik, vagy csak az iratok egy része, a mûveletek egy része (pl. iktatás) lesz támogatva.

• Elérendõ cél
  Itt a vezetõk számára azt kell nyilvánvalóvá tenni, mi a projekt célja a szervezet szemontjából. Általában nem elegendõ indok a korszerû megoldásra hivatkozás, a szervezet valódi céljainak kiszolgálását kell kiemelni. Ilyen például az ügyiratkezelésre fordított idõ jelentõs csökkentése, létszám leépítés lehetõvé tétele stb.

• Konkrét haszon
  Az elõbbiekben megfogalmazott általános célokon túl, amennyire csak lehet, meg kell adni a konkrét hasznot. Ez lehet megtakarítás költségben, létszámban (számokkal becsülve), de lehet szolgáltatási színvonalban is (átlagos ügyintézési idõ 8 napra csökken stb...).

• Költség
  Meg kell adni egy nagyságrendi becslést a projekt várható költségérõl.

• Ütemezés
  Meg kell adni egy nagyságrendi becslést a projekt várható lefutásának ütemezésérõl.

A vázolt struktúra értelemszerû módosításokkal minden projekt tipusra alkalmazható.