2. fejezet

2.2. A projekt típusa

Az univerzális projekt leírási elõírások hátránya, hogy az egyes projekt típusokat csak nagyon erõltetetten lehet alkalmazásukkal megfogalmazni. Az elõírások gyakorlathoz illesztéséhez érdemes figyelemmel lenni az egyes projekt típusok sajátosságaira. A leggyakoribb - jellegükbõl adódóan elkülönülõ - típusok a következõk:

a.) rendszerfejlesztési és beruházási projektek

b.) tanulmányok

c.) oktatási programok

d.) az üzemeltetéssel kapcsolatos projektek

e.) egyéb projektek

Félreértések elkerülése végett ismét hangsúlyozzuk, az útmutató csak a projektszerû végrehajtásokkal foglalkozik. Az oktatás, tanulmánykészítés gyakran olyan egyszerû feladatot jelent, ami egyetlen ember rövid idejû munkája. Erre projektszerûséget ráeröltetni nyilvánvalóan értelmetlenség lenne. Az üzemeltetés normál feladata sem projekt. Ugyanakkor igen gyakoriak a projektszerûen végrehajtott tanulmány készítések (egy stratégiai terv is tanulmány, létrehozásához ugyanakkor gyakran projektre van szükség), a nagyobb (projektszerûen szervezhetõ) oktatási, betanítási programok, illetve az üzemeltetésnél pl. a biztonság növeléshez kapcsolódó projektek (amit külföldön sokszor az üzemeltetéshez értenek). Mindezek magadási módját uniformizálni nem célszerû, ezért a leírások felsõbb szintjein hasznos a tipusok szerinti megközelítés. A részletes leírásnál a különbség eltûnhet, ott már az értelemszerû kitöltéssel a forma azonossá válhat. Az egyes leggyakoribb tipusokat a következõkben ismertetjük.

2.2.1. Rendszerfejlesztési és beruházási projektek

A rendszerfejlesztési és beruházási projektek az informatikai fejlesztések legismertebb kategóriáját képviselik. A fejlesztés valami új létrehozását, létrehozatását jelenti (pl. szoftver készítés), a beruházás pedig (ami magában foglalja meglévõ dolgok megszerzését is) az eszközháttér kialakítását, bõvítését. Egy-egy rendszer kialakítása nagyon gyakran a két megközelítés kombinációját igényli, ezért külön típusba sorolásuk nem célszerû. Természetesen létezõ rendszerek továbbfejlesztése és bõvítése is ebbe a kategóriába tartozik. Elsõsorban a projekt indoklásánál zavart okoz néha az infrastruktúrális, illetve az egyedi projektek összevetése. Általános szabály nem adható a probléma megoldására, el kell kerülni a túl merev leírási szabályozást, hogy a kétféle kategória akár egy projektben megférjen egymással (gyakori a kombinált hatás). Esetenként megtévesztõ, hogy finanszírozási oldalról a régebbi gyakorlatban kialakított beruházás fogalom sokáig a fejlesztés, illetve beszerzés fogalmát leszûkítette. A ma hatályos jogszabályok már az immateriális javak megszerzését is a beruházás körébe sorolják, így a projektek teljeskörû kezelését a finanszírozás forrása érdemben nem befolyásolja. Az egyszerû beszerzés nem projekt, igénylése nagyobb érték vagy jelentõség esetén ugyanakkor történhet az itt megfogalmazottak szerint a projekt ötlet szintig azonosan (a projekt alapító okirat értlemszerûen már nem jön létre, helyette vannak a beszerzési, szállítási feltételek).

2.2.2. Tanulmány készítés

A tanulmányok készítése külön nevesített kategória a brit kormányzatban. Ennek egyik oka, hogy egy tanulmány elkészítésére vonatkozó projektnél értelemszerûen mind a tartalmi, mûszaki leírás, mind az indoklás, haszonkimutatás jelentõsen eltér egy fejlesztéstõl, itt egy lényegesen egyszerûbb helyzetrõl van szó. Ebbõl adódik, hogy a projekt leírás itt elegendõen egyszerû kell hogy legyen.

2.2.3. Oktatási programok végrehajtása

Az oktatási programok végrehajtása is egy sajátosan elkülönülõ feladat. Meglehetõsen nehéz egy ilyen feladatsort a szokásos fejlesztési, beszerzési terminológiában megadni. Az ebbõl adódó problémák elkerülésére célszerû külön kezelni az ilyen projekteket. Itt gondot jelenthet, hogy a nagyobb fejlesztési, beszerzési projektek részeként gyakran megjelennek oktatási feladatok. Ilyen esetben gondoskodni kell arról, hogy az ottani oktatásokról is a normál oktatási projektekrõl megkövetelt mélységû leírás megszülessen.

2.2.4. Üzemeltetéssel kapcsolatos projektek

Az üzemeltetéssel kapcsolatos témakörökbe tartoznak az adatok megszerzésével kapcsolatos projektek, üzemeltetés szervezési projektek, egyes biztonsági projektek stb. A félreértések elkerülésére megjegyezzük, hogy a normál üzemeltetési feladatok jelentõs része nem projektszerûen irányított, ezek a feladatok természetesen nem jelennek meg a projekt dokumentumokban.

2.2.5. Egyéb projektek

Az egyéb projektek kategória fedi le az esetleges tipikustól jelentõsen eltérõ projekteket, amelyekre a normál leírási mód csak erõs változtatásokkal alkalmazható. Ide tartozik pl. a normál szervezetfejlesztés (pl. ami egy informatikai rendszer bevezetését meg kell hogy elõzzön), adatok megszerzésére vagy szolgáltatására szervezõdõ projekt, stb.

2.3. A dokumentációk felhasználási szintje

A projektekkel kapcsolatos dokumentumok egyik leglényegesebb célja a döntsek megfelelõ megalapozása. Az egyes dokumentáció tipusok alkalmazásánál tehát ebbõl kell kiindulni. A projektek legtipikusabb döntsi pontja a pénzügyi keret biztosítása. Ennek menetén jól megérthetõ az egyes leírás tipusok használata, ezért ezen keresztül mutatjuk be (természetesen az egyéb döntési szempontok érvényesítésének hierarchiája lényegében hasonló). Feltételezve, hogy az engedélyezés megtörténik, a folyamat fázisait és a kapcsolódó dokumentumokat a következõ ábra szemlélteti:

dokumentáció tipusa	vezetõi szint	következmény
projekt ötlet	felsõvezetés	elõkészítés jóváhagyása
projekt javaslat	felsõvezetés	pénzügyi keret elvi jóváhagyása
projekt engedélyezési dokumentum	pénzügyi és informatikai felsõ vezetés	konkrét keret allokálása
projekt alapító dokumentum	projekt vezetõség	keret felhasználás engedélyezése
projekt dokumentáció	projekt vezetõség, informatikai vezetés	keret felhasználás elfogadása

Az egyes vezetõi szinteknél természetesen megfelelõ döntési hatáskörrel rendelkezõ szerep, szervezet értendõ, ez lehet Informatikai Irányító Bizottság (amennyiben tényleges pénzügy döntésekben kompetens), de lehet az illetékes felsõvezetõ is (a helyi mûködési rendtõl függõen. Hasonlóképpen az informatikai vezetésnél lehet az Informatikai Végrehajtó Bizottság vagy a megfelelõ hatáskörû informatikai vezetõ stb.

Érdemes arra felfigyelni, hogy projekt ötlet szintjén csak a projekt javaslat alaposabb kidolgozására lehet jóváhagyást szerezni, ez természetesen lehet erre vonatkozó pénzügyi keret is (megvalósíthatósági tanulmány készítése), de semmiképpen nem lehet érdemi pénzügyi keretet így allokálni. A projekt javaslat jóváhagyása is annyiban feltételes, hogy a tényleges engedélyezési dokumentum megadásához több ponton már részletes adatok szükségesek (így pl. költségvetés az igényelt keret igazolására stb.).

Ebbõl a logikából az következik, hogy pl. a kormányzati koordináció területén az ITB szintjén minimum a projekt javaslat szintû elõterjesztés szükséges, de ez csak elvi engedély, a MeH IKI az engedélyezési dokumentumot csak a szükséges részletek tisztázása után adja ki.

A költségkeret biztosítása még nem jelenti az azonnali felhasználás lehetõségét. A pénzekkel való megfelelõ gazdálkodáshoz a projekteket csak akkor szabad ténylegesen elindítani, ha a sikeres lefutás feltételei az induláskor lényegében adottak. Ezt hivatott igazolni a projekt alapító dokumentum, amely mind a létrehozandó eredmény, mind a megoldás módja szempontjából már a részleteket is tisztázza. Ez a szint már túl részletes a felsõvezetés számára (s túl részletes a központi koordináció számára is), ezért ezt a projektek végrehajtásáért felelõs szervezetnél kell kezelni.

A projekt dokumentáció a projekt lefutása során magának a prokjektnek a menedzselését biztosítja (ezzel kapcsolatos feladatokat a PRINCE módszertan tartalmazza). A szervezet szempontjából ugyanakkor a dokumentum a záró értékeléssel együtt (amit a PRINCE javasol!) a pénzfelhasználás dokumentálását jelenti, s alapját képezi a projekt felsõ szintû lezárásának. Ez mindenekelõtte a célok elérésének vizsgálatát és a ráfordítások mérlegelésének elvégézését jelenti.

A fent ismertettek minden projekt tipusnál alkalmazandók, de az egyes döntési szintek illetve az ehhez szükséges dokumentum részletezettsége értelemszerûen változik. A felsõvezetés elé kerülõ oktatásra vonatkozó projekt javaslat általában egy oktatás sorozatot fed (adott cél elérését biztosító képzések, pl. az ügyintézõk felkészítése az elektronikus iratkezelés használatára). Az ilyen témáknál a projekt alapító dokumentum nyilvánvalóan egy egyszerûsített formát jelent, s a projekt irányítás szervezeti háttere sem olyan összetett, mint a fejlesztéseknél. Amennyiben egyszerû eszközbeszerzésrõl van szó, szintén jelentõs egyszerûsítések alkalmazhatók. Az egyszerûsítés engedélyezésénél ügyelni kell arra, hogy a "sok kicsi sokra megy" elv mindig szem elõtt legyen, azaz az egyes engedélyezési szintek érdemi munkája ne szûnjön meg az egyszerûsítésekkel.