2. Alapelvek

A gyakorlatban az informatikai szolgáltatások kialakításánál a feladatok túlnyomó része projekt jellegûen menedzselhetõ, ill. menedzselt. Ahol a bevált nemzetközi gyakorlatnak megfelelõ technológiai szintet már elérték, ott az informatikai stratégiai tervezéssel határozzák meg a projekteket, a taktikai tervezés során a projekt tervek pontosítódnak, s a tényleges végrehajtás (a költségek felhasználása) projektszerû menedzseléssel (ezzel együttjáró dokumentáltsággal) történik. A projektszerû végrehajtás az általános menedzselési kultúra részeként széles körben elterjedt. Mivel egy-egy projekt sok szinten, sokféle szempontból megjelenik (pl. stratégiai, taktikai tervezések szintjén, végrehajtásnál, pénzügyi döntéshez, stb.), nem lehet olyan általános leírási szabványt adni, ami minden helyzetben alkalmazható. Itt is be kell tartani azt a szabályt, hogy egy leírás tartalmaként csak olyat követeljünk meg, ami egyrészt tényleges tartalommal kitölthetõ, s az adott célhoz közvetlenül kapcsolódik. A projekt összes lehetséges adatát bekérõ formalapok, elõírások azért veszélyesek, mert az adott pillanatban még ismeretlen, illetve lényegtelen adatok kérésének sokasága semmitmondó kitöltésre buzdít, s pont az éppen szükséges információk sikkadnak el. Ez az útmutató abban kíván segíteni, hogy az informatikai szolgáltatások kialakításánál (a leggyakoribb típusokból kiindulva) mikor milyen leírása készüljön a projekteknek a megvalósítás kezdetéig. A megvalósítás során követendõ elveket a PRINCE módszertan tartalmazza.

Valamennyi, a késõbbiekben ismertetendõ leírás közös jellemzõje, hogy négy fõ nézõpontot kell visszatükröznie, ezek a projekt konkrét tartalma, a projekt menedzselése, a projekt kapcsolatrendszere, a projekt indoklása. A négy szempont egyidejû megkövetelése fontos a dokumentumok érdemi használatához. A kiértékelhetõséghez szükséges részletezettség ugyanakor csak úgy érhetõ el, ha az egyes nézõpontokat elkülönítetten kell kidolgozni. Ez megnehezíti a semmitmondó megfogalmazások használatát (feltünõvé válik, ha nem fejti ki az anyag valamelyik szempontot, pl. elkerüli a menedzselés kérdését.) Alapelvként az egyes nézõpontoknál igényelt információt a következõképpen jellemezhetjük:

• Projekt konkrét tartalma

  A projekt konkrét tartalma alatt magára a szûken értelmezett projektre vonatkozó ismeretek összességét értjük. Ebben kulcsfontosságú azon termékek, szolgáltatások, tudás meghatározása, amit a projekt eredménye képpen elvárunk. Nagyon fontos, hogy ez ne keveredjen egyéb szempontokkal (pl. a megvalósítás módjával). A projektek menedzselésében gyakran okoz gondot, hogy a projekteknél elsõsorban az elvégzendõ tevékenységeket határozzák meg, illetve tervezik be, s nem az elérendõ eredményeket. Lényegesen kisebb a kockázata annak a projektnek (különösen ha külsõ vállalkozó a megvalósító), amelynél az eredmény pontosan meghatározott. Az eredmények megadásán túl természetesen meg kell határozni az elérés módját (a tervezett tevékenységeket, alkalmazott megközelítést, stb.).

• Projekt menedzselése

  A projekt menedzselése a projekt megvalósításával kapcsolatos kérdéskört jelenti. Itt foglalkozni kell az irányítási struktúrával, szervezettel, a kialakított mechanizmusokkal. Ide tartoznak az erõforrás hozzárendelések, ütemtervek, finanszírozás, stb. A projekt sikeressége szempontjából fontos, hogy a projekt indítása elõtt a menedzselés megszervezése és az ezzel kapcsolatos információk lerögzítése megtörténjen.

• Projekt kapcsolatrendszere

  A projekt kapcsolatrendszere a projekt más projektekhez, rendszerekhez való kapcsolatait adja meg. Nagyon gyakori, hogy egy-egy projekt szorosan összefügg más projektekkel vagy egyéb intézkedésekkel (pl. egy hálózatkorszerûsítés az adott épületrész tervezett tatarozásakor hajtható végre). Az ezzel kapcsolatos információkat nem szabad keverni a projekt tartalmával, azt elkülönítetten célszerû ismertetni.

• Projekt indoklása

  A projekt indoklása elsõsorban olyan információkat jelent, amely alapján a vezetés dönthet a projekt végrehajtásáról, illetve utólag is megítélhetõ a projekt indítás megalapozottsága. Ehhez mindenekelõtt különbözõ haszonkimutatások tartoznak, s itt lehet megadni az informatikai stratégiai tervben megfogalmazott célokhoz való viszonyt (milyen célokat s milyen mértékben támogat).

Az információ tartalmával szembeni alapvetõ követelményeket azért ismertettük alapelvként, mert reménytelennek tartjuk olyan szabályzat kiadását, ami valóban minden szervezet illetbe projekt esetében jól megszabja a szükséges információtartalmat. Mindig lehetnek olyan specialitások, amelyek miatt az ajánlott dokumentum szerkezet nem elegendõen finom a probléma megfogására, ebben az esetben vissza kell térni az alapelvekhez, s a dokumentumokban az itt megfogalmazott információtartalaom megadására kell törekedni (az elõírt formákat ennek megfelelõen értelemszerûen kibõvítve).

Az alapelvekhez tartozik még a projekt leírás szintjének illetve a projektek tipusának kérdése. Ezeket külön-külön ismertetjük.

2.1. A projekt leírás szintjei

A projekt leírások változásában egy fokozatos finomodás, pontosítás a jellemzõ. Az egyre nagyobb konkrétság mellett a leírások részletezettsége, struktúrája jelentõsen függ attól, hogy kinek készítették (szakmai, vezetõi szint). Mindezek alapján a projekt leírást a következõ szintek szerint csoportosíthatjuk:

e.) projekt dokumentáció

2.1.1. Projekt ötlet

A projekt ötlet egy lehetséges projekt körvonalait fogalmazza meg. Lényege, hogy még többnyire sok bizonytalanságot tartalmaz, a szakmai tartalom nem rögzített, a költségek csupán nagyságrendi szinten becsültek, esetleg több alternatívában megfogalmazva. Projekt ötlet szintjén még a költségbecslés nélküli javaslat is elfogadható, ha annak eldöntése a cél, hogy a vezetés egyáltalán érdeklõdik-e az adott terület iránt. A projektek születése legtöbb esetben projekt ötlet szinten történik, elsõsorban az informatikai stratégiai tervezés során. Ennek formális kezelése igen nagy jelentõségû, mivel a legtöbb hiba, gond, a projektek nem megfelelõ indításából következik. A projektekre pénzt gyakran azzal a téves gyakorlattal lehet jóváhagyatni, ha eleve fix, "fillérre" pontos költségvetést tartalmaz olyan fázisban, amikor még a valós igények, lehetõségek meg sem fogalmazódtak. Ezt az ellentmondást csak az a gyakorlat tudja feloldani, amely elismeri, hogy a projektek elõkészítése is erõforrásokat, így adott esetben pénzt igényel (szokásos mértéke néhány százalék a várható projekt költség nagyságrend figyelembe vételével). Azoknál a projekt ötleteknél, ahol a projekt javaslattá fejlesztéshez a konkrét ismeretek még nem adottak, kézenfekvõ, hogy a vezetés érdeklõdése esetén egy meghatározott elõkészítési költségkeret kerül kijelölésre (pl. megvalósíthatósági tanulmányra, vagy egyszerûbb esetben eseti szakértés igénybevételére). Megjegyezzük, hogy a brit kormányzati informatikai stratégiai tervezési ajánlások külön tervezendõként említik a megvalósíthatósági tanulmányokat, amelyek egyéb lehetõségeiken túl alkalmasak a felvetõdött projekt ötletek megvizsgálására, projekt javaslatok vagy akár projektalapító okirat kidolgozására.

2.1.2. Projekt javaslat

A projekt javaslat egy konkrét kidolgozott leírást tartalmaz a megvalósítandó projektrõl. Itt a szakmai tartalom és a költségek körülhatároltak, de ez még nem tekinthetõ teljesen rögzített (végleges) számnak. Projekt javaslatokat eredményez többnyire az informatikai stratégiai terv, amely nagyvonalú vizsgálódás alapján többnyire becsléssel határozza meg az egyes projektek várható költségkihatását. Az alkalmazott becslési technikákból következik, hogy bár a teljes tervre nézve általában a hibák kiegyenlítõ hatása miatt az összköltség elég pontosan becsülhetõ, addig az egyes projekteknél - különösen ha nincs még bejáratott, több éves tapasztalati adatokkal bejátszott normarendszer - a tervezett ráfordítás igény a konkrét specifikáció ismeretében elég kifejezetten módosulhat. A projekt javaslat - ellentétben a projekt ötlettel - már konkrét megvalósítási döntés meghozására szolgál, itt a vezetés nem csak elvi szintû döntést hoz, hanem ténylegesen elkötelezi magát egy projekt megvalósítása mellett. A projekt javaslat elsõsorban az informatikai stratégiai tervezési ajánlásokban ismertetett felsõvezetõkbõl álló Informatikai Irányító (más terminológiában Döntõ) Bizottság részére készül.

2.1.3. Projekt engedélyezési dokumentum

A projekt engedélyezési dokumentum lényegében a projekt javaslat továbbfejlesztett formája. Ez a dokumentum a taktikai tervezéshez kapcsolódik, ahol már a projektek konkrét végrehajtására vonatkozó döntések születnek. A projekt javaslattól eltérõen itt már a projekt költségvetése pontosan szerepel (hiszen ez képezi a költségfedezet allokálását), s az egyéb erõforrásigény, ütemezés is tényszerû. A projekt engedélyezési dokumentum már tartalmazza a projekt végrehajtó szervezetre vonatkozó döntéseket, így mindenekelõtt a projekt vezetõség elnökének (a projekt "tulajdonosának") kijelölését. A dokumentum az Informatikai Irányító Bizottság számára készül, s alapját képezi az éves terv jóváhagyásának.

2.1.4. Projektalapító okirat

A projektalapító okirat már egy rögzített szerkezetû, és a projekt lényeges elemeit tekintve pontos tartalmi leírásokat tartalmazó dokumentum. A PRINCE módszertanból következik a dokumentum szerkezete, amelyben a projekt mûszaki tartalmán túl az irányításának, finanszírozásának részletei is pontosan tisztázottak. Az ajánlott tartalom áttekintése egy késõbbi fejezetben található. Olyan esetekben, ahol a felsõvezetés hajlandó részletesebb informatikai elõterjesztésekkel foglalkozni, a projektalapító okirat kiválthatja az engedélyezési dokumentumot. Normál esetben azonban ez a dokumentum már csak a kijelölt projekt vezetõség részére szól, az Irányító Bizottság ilyen konkrétsággal a projektekkel már nem foglalkozik.

2.1.5. Projekt dokumentáció

A projekt dokumentáció a PRINCE szerinti részletes projekt menedzsment dokumentum halmaz, amely a projekt végrehajtása során készített menedzsment dokumentumok összessége (pl. helyreigazítási tervek, minõségi szemlék, stb.). Része kell, hogy legyen a projekt lezárását értékelõ dokumentum. Az útmutatónak ez a dokumentáció fajta már nem tárgya.