F. A projekt dokumentálása
1. Bevezetés
A PRINCE projekt minden termékét nyilvántartásba
kell venni. Amennyiben a termék nem alkalmas megfelelõ
formájú nyilvántartásra (pl. szoftver
mágneses adathordozón), akkor a nyilvántartásnak
egy hivatkozást kell tartalmaznia a termék helyére
vonatkozóan. A PRINCE megkülönböztet:
- Vezetõi nyilvántartást, amely a projekt
irányításával kapcsolatos összes
terméket tartalmazza;
- Szakmai nyilvántartást, amely a projekt
szakmai termékeit tartalmazza;
- Minõségi nyilvántartást, amely a
minõségi szemlék jegyzõkönyveit és a
váratlan szakmai eseményekkel kapcsolatos dokumentumokat
tartalmazza.
Ez a fejezet az említett nyilvántartások
szokásos tartalmát vázolja fel. Szerkezetük és
tartalmuk részletes leírása a megfelelõ
PRINCE kézikönyvekben található meg.
2. Vezetõi nyilvántartások
Ezek a nyilvántartások a projekt folyamán
elõállított irányítási
termékeket tartalmazzák. Megtalálható bennük
a:
- projektnapló;
- szakasznapló, minden egyes szakaszra vonatkozóan.
Az irányítási termékek nem képezik
részét a célrendszernek és így nem kell
õket a rendszerdokumentáció részeként
nyilvántartani. A projekt végén a
projektvezetõségtõl vagy a helyi
koncepcióktól függõen
archíválhatók esetleg törölhetõk.
2.1. A projektnapló
A projektnapló tartalmazza az átfogó projektterveket
és a projektalapításkor vagy projektzáráskor
keletkezett fontosabb dokumentumokat. A következõ részekre
tagolódik:
- Szervezet. A projekt szervezetét a
projektvezetõség határozza meg. A tárolt
információk magukban foglalják a beszámolási
struktúrát, munkaköri leírásokat és
felelõsségi köröket.
- Tervek. Ebben a részben tároljuk a
projekttervek másolatát. A terveket az aktuális adatokkal
kiegészíthetjük, amint azok rendelkezésre
állnak.
- Ellenõrzési pontok. A szekció a
projektalapító okiratot, a tájékoztató
jelentéseket, projektzáró dokumentumokat és a
különbözõ átvételi
jegyzõkönyvek másolatát tartalmazza.
2.2. Szakasznaplók
A szakasznaplók a részletes vezetõi terveket és
beszámolókat tartalmazzák. Minden szakasznapló a
következõ részekre tagolódik:
- Szervezet. Itt tartjuk nyilván a szakasz
szervezetével kapcsolatos információkat, amelyet a szakasz
esetleges szervezeti változásai esetén naprakész
állapotba kell hozni.
- Tervek. Ebben a részben a szakasztervek és,
amennyiben léteznek, a részletes tervek másolatát
tároljuk. A terveket az aktuális adatokkal
kiegészíthetjük, amint azok rendelkezésre
állnak. Minden helyreigazítási terv, amely a szakasz
során keletkezett szintén megtalálható itt.
- Ellenõrzési pontok. A
munkabeszámolókról és a szakaszközi vagy
szakaszzáró értékelésekrõl
készített feljegyzések nyilvántartása
történik itt.
- Tevékenységek. Az igényelt
irányítási termékek
ellenõrzõlistáját ebben a szekcióban
tároljuk, és módosítjuk mihelyt a termék
rendelkezésre áll.
- Napi feljegyzések. Ez a rész tartalmazza a
szakaszirányító aktuális és befejezett napi
munkanaplóit.
- Levelezés. A szakasszal kapcsolatos levelezést
vagy más fontos feljegyzéseket tárolunk itt.
3. A szakmai nyilvántartás
Ez tartalmazza a projekt összes szakmai termékét.
Magában foglal a rendszerrel kapcsolatos minden dokumentumot
csakúgy, mint a rendszert magát. Ha bizonyos termékeket
biztonsági vagy egyéb szempontok miatt külön kell
tárolni, a szakmai nyilvántartásban hivatkozni kell azok
fizikai helyére.
A szakmai nyilvántartás a projektmunkálatok hivatalos
feljegyzése. Karbantartása a konfigurációs
könyvtáros feladata, aki ha lehetséges automatikussá
teszi azt (megfelelõ szoftverek segítségével).
4. Minõségi nyilvántartás
A PRINCE projekt élete során egyetlen minõségi
nyilvántartás létezik mindvégig. Ez formalapokat
tartalmaz, amelyeket a mûködtetett
minõségellenõrzési mechanizmus
részeként állítottak elõ. Emiatt egy
külsõ minõségbiztosító testület
felhasználhatja õket a mechanizmus
kiértékelésére, vagyis annak
eldöntésére, hogy az ellenõrzés
kielégítõen mûködik-e.
A minõségi nyilvántartásban szereplõ
formalapok a PRINCE minõségellenõrzési és
kivételkezelési eljárásai során jöttek
létre. Amikor csak lehetséges a nyilvántartásnak az
eredeti formalapot kell tartalmaznia. Mindamellet, ha egy
formalapot számos embernek el kell juttatni
kiegészítés végett, akkor a másolatot kell
eltárolni és az eredetit köröztetni. A
szóbanforgó formalapok:
Minõségi szemle formalapok
- meghívó
- eredmény ismertetõ
- utómunkálatok jegyzéke
Váratlan szakmai események formalapjai
- kivételes eset feljegyzése
- problémafelvetés
- változtatási kérelem
A minõségi nyilvántartásnak rendelkeznie kell
az említett formalapoknak megfelelõ szekciókkal,
bár az utolsó kettõ a váratlan szakmai
esemény állapota szerint részekre bontható.