D2. Vezetõi ellenõrzési pontok

1. Projektalapítás

1.1. Célok

• Felhatalmazást ad a projekt elindítására.
• Kialakítja a projekt szervezetét. A projektvezetõség felelõs a PRINCE szervezeti struktúra szerepeihez a személyek kinevezéséért, valamint a célok és felelõsségi körök kijelöléséért az egyes szerepekhez. A projektirányítót, az elsõ szakasz irányítóját és a projektbiztosító csoport tagjait ezen az összejövetelen nevezik ki. A projektirányító és a szakaszirányító szerepét ugyanaz a személy is betöltheti.
• Hivatalos projektmegbízásban állapodik meg. A projektvezetõség felelõs a munkacsoportok megfelelõ tájékoztatásáért a projekt alapításakor. A projektmegbízás az Informatikai Végrehajtó Bizottság által kiadott munkamegbízás alapján készül. Meghatározza a projekt céljait és fontosabb termékeit, valamint a munkacsoportokat korlátozó tényezõket.
• Megállapodik a projekt határaiban. Egy projekt általában nem elszigetelten létezik. Különbözõ kapcsolatok és közös érdeklõdésre számot tartó területek léteznek egy adott szervezet projektjei vagy külsõ projektek között. Különleges figyelmet kell fordítani az informatikai titokvédelem határaira, amelyeket szintén meg kell határozni. Emiatt a projekt határait úgy kell kijelölni, hogy világossá váljon a projektek közötti kölcsönhatás, kiderüljön, hogy mely projektek végtermékeit használja fel egy másik projekt. Ezt a meghatározást az összes olyan projekt vezetõségével el kell fogadtatni, amelyeknek közös határai vannak.
• Jóváhagyja a projektterveket és az elsõ szakasz terveit. Egy nagy projekt munkálatainak elkezdésére vonatkozó döntés a tervek elkészülése elõtt megszülethet. Ebben az esetben a terveket egy külön, késõbbi összejövetelen hagyják jóvá.
• Jóváhagyja a hivatalos projektalapító okiratot, amely ezzel a projekt munkamegbízásává válik. A projektalapító okirat a következõ információkat tartalmazza:
  • megtérülési kimutatás
  • projektmegbízás
  • projekthatárok
  • projektszervezet
  • projektterv

1.2. Résztvevõk

1.3. Lefolytatás

Elõször a projektalapító okirat és a projekttervek elkészítéséhez szükséges erõforrásokat és felelõsségi köröket kell jóváhagyni. Ajánlatos egy ideiglenes alapító okirat elkészítése, amelynek segítségével megegyezhetünk az ismeretlen vagy hiányos területek felderítésének módjában. Ez megfelelõ mértékû ellenõrzést biztosít a második ülésig, ahol a teljes alapító okirat rendelkezésre áll a jóváhagyásra.

2. Szakaszzáró értékelés

2.1. Célok

• szemléltetni a projektvezetõség számára, hogy a szakasz termékei teljesen és hibátlanul elkészültek, valamint a szakasz a jóváhagyott tûréshatáron belül véget ért.
• megvizsgálni a következõ szakasz szakmai és erõforrástervét a projekttervekhez képest, majd jóváhagyni a szakasz elkezdését. Ez a jóváhagyás kötelezi a projektvezetõséget a tervezett erõforrások biztosítására.

2.2. Résztvevõk

• a projektvezetõségnek, mint jóváhagyó szervnek, aki biztosítja a projekt folyamatos megvalósíthatóságát. A vezetõség minden tagjának ott kell lennie, helyettesek megbízását el kell kerülni;
• a projektbiztosító csoportnak, amely biztosítja a projekt egységességét;
• a projektirányítónak azért, hogy elismertesse a szakasz teljesítését és jóváhagyást kapjon a következõ szakasz elkezdésére;
• a jelenlegi és a következõ szakasz irányítójának.

2.3. Lefolytatás

• a fontosabb témakörök megbeszélése és megoldások kidolgozása;
• a vezetõi és szakmai dokumentumok tanulmányozása.

• a projektirányító nyitóelõadását;
• más résztvevõk bírálatait;
• a helyzet összefoglalását és az intézkedések ügyvezetõ általi felülvizsgálatát.

3. Szakaszközi értékelés

3.1. Célok

• Egy hosszantartó szakasz közben a projektvezetõség számára lehetõséget nyújt egy hivatalos szemlére, így ellenõrizhetõ a munkálatok elõrehaladásának problémamentessége.
• Felhatalmazást ad a következõ szakasz munkálatainak korlátozott elkezdésére, mielõtt az aktuális szakasz befejezõdne.
• Döntéseket hoz nem tervezett helyzetekben. Minden helyreigazítási terv kiváltja a szakaszközi értékelés megtartását.

4. Munkamegbeszélés

4.1. Célok

4.2. Résztvevõk

A csoportvezetõknek általában szintén részt kell venniük a megbeszélésen. A többi fontos résztvevõ a munkacsoportokból és a projektbiztosító csoportból lesz kiválasztva.

A beszámolót általában az üzleti koordinátor készíti el, majd szétosztja a projektirányító, szakaszirányító és egyéb résztvevõk között.

5. Projektzárás

5.1. A rendszer átadása

Ellenõrizni kell a kívánt termékek meglétét és teljességét. Ha a rendszer bármilyen módon eltér a követelményektõl, fel kell jegyezni elõírás-megsértési bejelentés formájában, amelyet a rendszerrel együtt átadunk. Az átadandók között lesznek az elhalasztott változtatási kérelmek is, például a projekt terjedelmén kívül esõ tökéletesítési kérelmek.

5.2. Átvételi jegyzõkönyvek

A rendszerátvételi jegyzõkönyvet a projektirányító készíti el a szakmai képviselõ számára, miután biztosította, hogy a projekt sikeresen elvégezte a rendszer tesztelését és készen áll a felhasználói tesztre. A szakmai képviselõ aláírása esetén ez a szakmai szervezet által készített termékek és a rendszer minõségének elismerését jelenti.

Az üzemeltetõi átvételi jegyzõkönyvet az üzemeltetésvezetõ készíti el a rendszer üzembe helyezésének összes helyszinén, miután meggyõzõdött róla, hogy a rendszer eleget tesz az üzemeltetési elfogadási feltételeknek. Aláírja a szakmai képviselõ és a felhasználói képviselõ is.

Bizonyos körülmények között szükség lehet biztonsági átvételi jegyzõkönyvre is. Ezt a projektvezetõség ügyvezetõje készíti, miután megvizsgálta a befejezett projektet. Célja az IVB tájékoztatása a megvalósult informatikai biztonság mértékérõl.

A felhasználói átvételi jegyzõkönyvet a projektirányító készíti a felhasználói képviselõ számára, miután biztosította, hogy a rendszer eleget tett a felhasználói elfogadási feltételeknek.

A szervezeti átvételi jegyzõkönyvet a projektvezetõség ügyvezetõje készíti, miután megvizsgálta a befejezett projektet az utolsó szakasz végén. Célja az IVB tájékoztatása a projekt sikeres befejezésérõl.

Az említett jegyzõkönyvek közül a két utolsót minden PRINCE projektben kötelezõ elkészíteni. Az üzemeltetõi- és rendszerátvételi jegyzõkönyveket a rendszerfejlesztési projektekben kötelezõ elkészíteni. A biztonsági átvételi jegyzõkönyv szükségességét a projekt érzékenysége határozza meg.

5.3. Projekt értékelés

5.4. Rendszer értékelés