C. Tervek

C. Tervek

C1. A PRINCE tervek szerkezete

1. Bevezetés

A terv kötelez arra, hogy azonosított céloknak tegyünk eleget, amelyeket termékek, határidõk, költségek és minõség formájában elégítünk ki.

A tervezés a becslés, egyeztetés, sorrendmeghatározás, idõzítés és erõforráskijelölés folyamata, amelyet egy projektben a kívánt végtermék leszállítása érdekében végzünk. Tervezés szükséges még a legnyilvánvalóbb feladatok elvégzése elõtt is. A nem megfelelõ tervezés, majdnem minden esetben nem megfelelõ terméket eredményez.

A tervezés és újratervezés a projekvezetés legidõigényesebb részévé válhat, különösen a projekt korai szakaszaiban. A múltban a tervezés és a becslés folyamata és a tervekhez történõ ragaszkodás nem örvendett jó hírnévnek az informatikai projektekben. A PRINCE technikákat és eszközöket bocsát a projekt rendelkezésére, amelyek lehetõvé teszik a munka valóságos és végrehajtható becslését és tervezését.

Ez a fejezet a PRINCE tervek általános szerkezetét tárgyalja, ezen belül:

tervek tartalmát, amelyen azokat a területeket értjük, amit a terveknek le kell fedniük;
a tervek megjelenési formáját, amely útmutatásokat ad a tervek elkészítésének formai részére vonatkozóan;
a tervezés szintjeit, ahol kitér a projekttervek, szakasztervek és részletes tervek elõállítására és hangsúlyos részeire, valamint a helyreigazítási terv használatára, amely kezeli az eredeti tervektõl történõ eltérést.

A PRINCE tervei két összetevõt tartalmaznak:

szakmai terveket, amelyek leírják a termékeket elõállításának módját;
erõforrásterveket, amelyek a termékek elõállításához szükséges erõforrásokkal foglalkozik.

Az egyes összetevõk sajátosságait, és hatásukat a minõség tervezésére a C.2 rész írja le.

A PRINCE tervek hierarchikus struktúrát alkotnak, a szervezet szintjeihez igazodó tevezési szintek formájában. Ez a struktúra a következõ ábrán látható. Az alsó szintû tervek mindig ugyanolyan típusú felsõ szintû tervekhez kapcsolódnak. Egy adott szint erõforrásterve a megfelelõ szakmai tervhez kapcsolódik.

2. A tervek tartalma

A PRINCE projekt felállításához és ellenõrzéséhez számos tervre van szükség. Ezek mindegyikét egy megadott cél érdekében kell létrehozni, hogy a projekt bizonyos szintjén ellenõrzést gyakoroljunk. A tervek által lefedett témák jellemzõek a projektre, annak méretétõl függetlenül. A projekt mérete meghatározza a tervezési szintek számát és a kívánt részletezettség mértékét. A projekt terveknek kell:

azonosítani az összes elkészítendõ terméket, meghatározni tartalmukat, megjelenési formájukat és minõségi kritériumaikat;
megállapítani alkalmas szabványokat és módszereket, amelyeket a projekt használ;
diagram formájában ábrázolni a tevékenységeket, amelyek definiálják, létrehozzák és tesztelik a termékeket;
felismerni a termékek közötti belsõ összefüggéseket és a külsõ erõforrásoktól való függést;
meghatározni a tevékenységek logikai sorrendjét, amelyek az elõbb felderített függõségeken alapulnak;
a termékek kívánt minõségû elõállításához szükséges erõforrásokat becsülni és kijelölni;
meghatározni az idõléptékeket és a leszállítási határidõket;
kiosztani a felelõsségi köröket és célokat kijelölni a munkacsoportok számára;
elõsegíteni a projekten belüli kommunikációt és az ellenõrzést.

A tervek kulcsfontosságú összetevõi a termékek, az elõállításukhoz szükséges tevékenységek és a felhasználandó erõforrások.

2.1. Termékek

A tervezés elsõsorban a termékek létrehozására és leszállítására irányul. Emiatt bármely terv lényeges eleme a termékek definíciója, amely a terv végrehajtásából fog következni.

A felhasználó követelményei által meghatározott termékeken kívül a projekt termékeinek tekintjük a fejlesztési folyamatból, a minõségellenõrzési folyamatból és a projektvezetésbõl származó további termékeket is. Például egy szabványos módszer, mint amilyen az SSADM, elõír számos terméket, amelyek együtt alkotják az elkészítendõ rendszer teljes specifikációját; a PRINCE vezetõi termékeket definiál tervek, kimutatások és hivatalos levelek formájában.

Az elmondottak miatt a tervezési dokumentációnak tartalmaznia kell egy listát az összes termékrõl és egyenként a termékek leírását.

A termékeket a termékfelépítési ábra azonosítja, ami a rendszert hierarchikusan ábrázolja, és felhasználásuk módja szerint csoportosítja. (vezetõi termékek, szakmai termékek, stb.)

A termékleírás a következõket tartalmazza minden egyes termékrõl:

a termék célját;
a termék származtatását;
a termék összeállítását;
formai szabványokat (elõállításra és megjelenítésre vonatkozóan);
a termék lényeges minõségi jellemzõit és azok mérésének módját.

Ezek után a projektben alkalmazott szakmai stratégiát a termékszármaztatási ábra fejezi ki, amely megmutatja hogyan használunk fel egy terméket a másik elõállításához

A termékmeghatározásra hatással lesznek a helyi, például a rendszerfejlesztési vagy a konfigurációkezelési területen létezõ, szabványok és eljárások.

2.2. Tevékenységek

A tervnek azonosítania kell az összes tevékenységet, amelyek szükségesek a kívánt minõségû termékek leszállításához. Pontosabban fel kell sorolnia a termékek meghatározásához, elõállításához és teszteléséhez szükséges tevékenységeket. Ahol szabványos módszertant (pl. SSADM) használnak, ezeket a tevékenységeket a módszer elõírja. Fontos megfelelõ figyelmet fordítani arra, hogy biztosítsuk a minõségi szemléket és más tevékenységeket, amelyek gondoskodnak a termékek teljességérõl, hibátlanságáról és konzisztenciájáról.

A tervezési dokumentációnak minden termék esetében tartalmaznia kell a termék meghatározásához, elõállításához és teszteléséhez szükséges tevékenységeket, valamint e tevékenységek külsõ és belsõ függõségeit, amelyek elvégzésüket korlátozzák.

Ezek után elõállítjuk a tevékenységhálót, amely megmutatja, hogy mely tevékenységeket kell egy megadott sorrendben elvégezni és melyeket párhuzamosan. Ez a sorrendiség az azonosított függõségeken és korlátokon alapul. A hálónak a szakmai munka ellenõrzési pontjait is tartalmaznia kell, amelyek nem szükségképpen következnek a tevékenységek természetes sorrendjébõl.

2.3. Erõforrások

A tevékenységháló minden tevékenysége kifejezi a munka egy részét, amely bizonyos mennyiségû erõforrást emészt fel. Ezért a tervnek meg kell jelenítenie minden egyes tevékenység elvégzéséhez szükséges becsült ráfordítást. A teljes erõforrásigényt azután a projekt rendelkezésére álló erõforrásokhoz kell igazítani. Minden egyes tevékenységhez megfelelõ erõforrásokat kell kijelölni azért, hogy a logikai hálót fizikai dimenziókkal fejezzük ki, a személyzet számával és a rendelkezésre állás idejével.

Az erõforrásigényeket végül összegezzük, így átfogó erõforrástervet kapunk a hozzá kapcsolódó költségekkel együtt. A tervezési folyamat iterációjára gyakran lesz szükség azért, hogy elfogadhatóan illeszkedjünk a költségvetéshez és az idõkorlátokhoz. Az erõforrástervnek mutatnia kell az egyes erõforrástípusok mennyiségét a projekt során, megfelelõen lebontva szakaszokra vagy idõszakokra.

Bár a személyzet a fõ erõforrás, amelyet egy rendszerfejlesztési projekt megkövetel, más erõforrások azonosítására is szükség van. Ilyenek lehetnek a rendelkezésre álló szoftvereszközök vagy a gépidõ. A projekten kívüli erõforrások, mint amilyen a felhasználó rendelkezésre állása, szintén szerepelni fog az erõforrástervben.

Végül projektvezetõség tûrést állapít meg a tervekre vonatkozóan, amelyek határain belül a projekt az erõforrásokat és az idõkorlátokat illetõen mûködhet.

3. A tervek megjelenési formája

A tervezés minden szintje egymással konzisztens tervek halmazát eredményezi. Ez a halmaz tartalmazza a szakmai és erõforrástervet, amelyek együtt és külön-külön is értelmezhetõk. Minden PRINCE tervnek hasonló megjelenési formája van és a következõ részeket tartalmazza:

grafikonok
leírások
feltételezések
külsõ függõségek
elõfeltételek
üzleti kockázat

A grafikonokat és a leírásokat kifejezetten a megadott típusú tervre jellemzõen kell létrehozni. Más részeket is irhatunk olyan formában, amely alkalmasan belefoglalható a megfelelõ szakmai és erõforrástervbe.

3.1. Grafikonok

Ezek általában a tervek képi megjelenítései. Az erõforrástervek esetében a szokásos ábrázolási mód a projekt halmozott költségeinek kimutatása az idõ függvényében. Szakmai tervek esetén vonalas ábrát szokás rajzolni, amely a termékek elkészülésének dátumát, a tevékenységek idõtartamát és a tevékenységek közötti függõségeket mutatja.

3.2. Leírás

A leírás részletezi a tervet a vezetés számára és további ismereteket nyújt a szándékolt megvalósítási módról. Azonosítja a felelõsségi köröket, információkat tartalmaz a terv ellenõrzésének módjáról, rendelkezik minden megengedett eltérésrõl, amely ellenõrzéskor elõjöhet, valamint elõírja a felügyeleti és beszámolási módszert. A terv leírása tartalmazhat ezenkívül táblázatokat, amelyek a grafikonok kiegészítései. Például az erõforrásterv esetében rendszerint az idõszakonként felhasznált erõforrástípusok mennyiségének táblázata lehet ilyen.

A szakmai terv esetében a terv leírása a projektvezetõség által elõírt különleges tervezési dokumentumokat (a termékfelépítést, a termékszármaztatási ábrát) és néhány segítõ leírást tartalmaz. A leíró résznek tartalmaznia kell egy külön részt, amely részletezi a projektben alkalmazott minõségi tervezést. A projekt szintjén ez az egészében alkalmazott minõségi stratégiát jelenti. A szakaszok szintjén részletesen rendelkezik a szakasz termékeire alkalmazott minõségi ellenõrzésekrõl.

3.3. Feltételezések

Ez a rész tartalmazza a terv összeállításakor tett részletes szakmai és vezetõi feltételezéseket. Azért fontos ezeket feljegyeznünk, hogy a projekt során fellépõ eltéréseket tökéletesen megértsük és kiértékeljük, mielõtt a megfelelõ ellenintézkedéseket megtesszük.

Fontos még hivatkozni a terv alapját alkotó minõségi stratégiára, amennyiben a feltételezések nem nyilvánvalóak a terv leírásából.

3.4. Külsõ függõségek

Ez a rész hangsúlyozza ki a projekt függését a külsõ erõforrásoktól vagy eseményektõl, és mutat rá a kapcsolatokra más projektekkel.

3.5. Elõfeltételek

A terv ezen része írja le a terv sikeres megvalósításához szükséges elõfeltételeket, amelyeket másutt nem hoztunk elõ.

3.6. Üzleti kockázat

Itt hangsúlyozunk ki minden lényeges üzleti kockázatot, amelynek a projekt ki van téve.

3.7. Tûrés

Ebben a részben korlátokat szabunk a tervek elõállításával megbízott személy felhatalmazásának, amelyet a projekt és szakasztervekre is alkalmazunk. A tervek elkészítésére vezetõ becslésbe fektetett bizalommal kapcsolatos.

Erõforrástervek esetében a tûrést rendszerint a költségek "plusz vagy minusz x %-a" formában fejezzük ki. Fontos ellenõrizni a projekt "alulbecslését", amely ugyanolyan mértékû problémát jelezhet, mint túlbecslése.

Szakmai tervek esetén a tûrést "plusz vagy minusz x hét" formában fejezzük ki.

4. A tervezés szintjei

A következõ részletezettségi szinteken készítünk terveket:

A projekttervek a projekt egészére vonatkoznak. Olyan rögzített hivatkozási pontról gondoskodnak, amelyekhez képest a munkálatok elõrehaladását mérni lehet. Emiatt az eredetileg jóváhagyott terveket termékmérföldkövekkel látják el és megõrzik a projekt végéig.
Szakasztervek készülnek a projekt minden egyes szakaszára. A szakasztervek szerint folyik a munka a szakaszban, és ezek gondoskodnak az ellenõrzõ mechanizmusról a munkálatok elõrehaladásának kimutatására.
Részletes tervek készülhetnek a szakaszon belüli tevékenységek további szintekre bontására. Ezeket a terveket belsõ ellenõrzésre használjuk.

E három szint szabályozza a projektet, ameddig az a tervek szerint halad, azaz a projektvezetõség által megállapított tûrésen belül. Ha nem így van, a tervek a helyreigazítási tervnek megfelelõen változnak, amely helyettesíti a szakasz tervét vagy a részletes terveket.

Az említett három szinten kívül egyéni munkaterveket használhatunk arra, hogy a szakmai tevékenységeket konkrét munkacsoport tagokra osszuk ki.

4.1. Projekttervek

A projektterveket a projektirányító készíti a projektbiztosító csoport közremûködésével a projekt kezdetén. A tervezéshez szükséges információk:

a projekt rövid leírása, amelyet a projektvezetõség szolgáltat;
a projekt megtérülési kimutatása, amelyet az Informatikai Végrehajtó Bizotttság jóváhagyott ;
a projekt határainak IVB által jóváhagyott értelmezése;
a termékek és tevékenységek felsorolása;
javaslatok, amelyeket az elõzõ megvalósíthatósági tanulmányok vetettek fel.

A projekttervek magukban foglalják a szakmai és erõforrástervet is. Együttesen azonosítják a termékeket, idõléptékeket, erõforrásokat és költségeket, amelyek a projekt egészére alkalmazhatók. A projekt aktuális és tervezett állását a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseken hasonlítják össze. A projekttervek készítésének fontosabb lépései:

Tekintsük át az összes forrásanyagot és azokból származtassuk a termékfelépítést, amely a projekt során elkészítendõ összes terméket tartalmazza. Minden egyes termékre készítsük el a termékleírást. Vizsgáltassuk meg az eredményt a projektvezetõséggel.
Határozzunk meg egy átfogó szakmai stratégiát a projektre (pl. az SSADM, mint szabványos módszer használandó, ahol csak lehetséges).
A fentiekbõl hozzunk létre egy megfelelõ részletezettségû termékszármaztatási ábrát.
A termékszármaztatási ábra átalakításával azonosítsuk a projekt alkalmas szintû tevékenységeit, valamint ezek bármilyen függését vagy korlátozottságát.
Vizsgáljuk felül a tervet azért, hogy megfelelõ elõkészületeket biztosítson a minõségi szemlékre és a vezetõi ellenõrzési pontokra.
Becsüljük meg az azonosított tevékenységek végrehajtásához szükséges teljes ráfordítás mennyiségét.
A felfedezett külsõ és belsõ függõségek alapján rendezzük a tevékenységeket logikus sorrendbe és készítsük el a tevékenységhálót.
Válasszunk ki alkalmas szakaszhatárokat.
Vizsgáljuk felül az erõforrásigényeket az egyes erõforrástípusok összegének meghatározása és munkacsoportokba szervezése végett. Rajzoljuk fel az erõforrásigényeket az idõ függvényében.
Készítsük el a projektterv dokumentációját. Vizsgáljuk felül, finomítsuk, majd terjesszük a projektvezetõség elé jóváhagyásra.

4.2. Szakasztervek

A szakasztervet a projektirányító az éppen lezáruló szakasz végén készíti el a szakaszirányító és a projektbiztosító csoport közremûködésével. A szakaszzáró értékelésen azután a projektvezetõség elé kerül jóváhagyásra. A szakasztervet össze kell hasonlítani az átfogó projekttervvel és a különbségeket ki kell küszöbölni. Az elsõ szakasz terve a projektalapításkor készül el.

A szakasztervek magukban foglalják a szakmai és erõforrástervet is. Együttesen azonosítják a termékeket, idõléptékeket, erõforrásokat és költségeket, amelyek a szakaszra alkalmazhatók. A projekt aktuális és tervezett állását a munkamegbeszéléseken hasonlítják össze. A szakasztervek készítésének fontosabb lépései:

A projekt szakmai tervébõl válasszuk ki azokat a termékeket, amelyeket ennek a szakasznak kell elkészítenie.
Vizsgáljuk felül és finomítsuk a szakmai stratégiát a szakasznak megfelelõen. Ebbõl határozzunk meg további elkészítendõ termékeket és dokumentáljuk õket.
Aktualizáljuk a tervezési dokumentációt úgy, hogy tartalmazzon minden tevékenységet, amely a szóbanforgó szakasz összes termékének elõállításához vagy teszteléséhez szükséges.
Becsüljük meg a tevékenységek elvégzéséhez szükséges ráfordítások nagyságát, és hasonlítsuk ezt össze a projekttervvel.
Készítsük el a szakasz tevékenységhálóját, amely a tevékenységek logikai kapcsolatát, valamint a külsõ és belsõ függõségeket mutatja.
Jelöljünk ki személyeket vagy munkacsoportokat a tevékenységek elvégzésére. Finomítsuk a tevékenységhálót az erõforrások rendelkezésre állásának megfelelõen.
Készítsük el a szakasz szakmai és erõforrástervét és vizsgáljuk meg viszonyukat egymáshoz és a projekttervhez. Finomítsunk, majd terjesszük a terveket a projektvezetõség elé jóváhagyásra.

4.3. Részletes tervek

Részletes tervek készülhetnek a szakaszon belüli tevékenységek további szintekre bontására. Ezeket a terveket belsõ ellenõrzésre használjuk és általában nem terjesztjük a projektvezetõség elé.

A részletes terv készítésének fontosabb lépései és megjelenési formája hasonló a szakasztervekhez. A terv kiterjedése természetesen eltérõ lesz és a tevékenységháló is alacsonyabb szintet fejez ki. Készítõje a szakaszirányító, az adminisztratív koordinátor vagy a csoportvezetõ.

A részletes tervet össze kell hasonlítani a megfelelõ szakasz tervével és a különbözõségeket fel kell oldani. Ha a részletes terv végrehajtása során átlépnénk a projekt tûrését, akkor egy helyreigazítási tervet kell készítenünk és a projektvezetõség elé kell terjesztenünk jóváhagyására.

4.4. Helyreigazítási tervek

Helyreigazítási terv készítésére olyankor van szükség, amikor túlléptük, vagy valószínüleg túl fogjuk lépni a költségeket vagy az idõt, amelyet a projektvezetõség a projekttervekben vagy a szakasztervekben tûréssel együtt jóváhagyott.

Lehetséges okok helyreigazítási terv készítésére:

egy fontos, váratlan mûszaki esemény nem oldható meg a tûrésen belül;
a munka tovább tartott a tervezettnél;
egy fontos külsõ függés nem valósult meg (pl. valamely más projekt által szolgáltatott dokumentum nem áll a tervezett idõben rendelkezésre).

A helyreigazítási terv tartalmaz szakmai és erõforrástervet is. A benne foglalt információk és a feladatok amelyek létrehozásához szükségesek, attól a tervtõl függenek, amelyiket helyettesíteni fog: a jelenlegi szakasz tervétõl, vagy ha megfelelõ, a részletes tervtõl. Ezenkívül a terv leírásának ki kell térnie az eltérés okára, következményeire, a projekt egészére gyakorolt hatásra és a projektvezetõség számára javasolt ellenintézkedésekre.

A helyreigazítási tervet a külön összehívott szakaszközi értékelésen hagyják jóvá.

4.5. Egyéni munkatervek

Az egyéni munkatervek segítségével jelöljük ki a projekt tagjait szakmai tevékenységek elvégzésére. Ezek általában egy megadott termék elõállításához vagy minõségi szemléjéhez kapcsolódnak.

Az egyéni munkaterv a PRINCE részletes terveinek legalacsonyabb szintjét képviseli. A szakaszirányítók vagy a csoportvezetõk készítik munkacsoportjaik tagjai számára. Elõállításuk magukba foglalja:

személyek kijelölését megadott tevékenységekre a munkacsoporton belül;
egyéni célok meghatározását a tevékenységek elvégzéséhez, amelyek kapcsolódnak a termék elõállításához vagy annak egy azonosított részéhez;
az idõszakonként (rendszerint egy hetente) elvégzendõ munkák listájának elkészítését, amelyekhez a munkálatok elõrehaladását mérhetjük.