B. Szervezet

B. Szervezet

B1. A projekt szereplõi

1. Bevezetés

Az emberek a legértékesebb és legköltségérzékenyebb erõforrásai minden informatikai projektnek. Emiatt a projektirányítónak úgy kell szerveznie a személyzetet, hogy a munkacsoportok megfelelõ szintû szakmai felkészültséggel rendelkezzenek, amely ott és akkor áll rendelkezésre, amikor szükséges.

A PRINCE szervezeti alkotóelemei elõsegítik a projekt személyzetének struktúrálását és ellenõrzését. Tartalmazza a

vezetõi és szakmai szerepkörök szerkezetét;
a szerepkörök munkaköri leírását;
a szerepkörökre osztott felelõsségi köröket.

Így minden egyes szerepkör esetén lehetõvé válik a legalkalmasabb személy kijelölése, valamint a felhasználói és vezetõi képviselet ésszerû szintjének meghatározása.

A felelõsségi köröket a személyek helyett a szerepkörök kapják. Egy projekt dönthet úgy, hogy egy személyt egy vagy több szerepkörre jelöl ki, esetleg a projekt különbözõ szakaszaiban más és más szerepkörökre. A rendelkezésre álló szakértelem hasznosítása érdekében minden személynek megfelelõ felelõsségi kört kell kijelölni, amely nem szükségképpen illeszkedik teljesen a meghatározott szerepkörhöz. A PRINCE projekt szervezeti felépítését a következõ ábra mutatja. A fejezet többi része az ott látható szerepköröket részletezi.

2. Projektvezetõség

A projektvezetõséget az Informatikai Végrehajtó Bizottság (IVB) jelöli ki abból a célból, hogy átfogó irányítást és útmutatást nyújtson egy vagy több projekt számára. Az IVB-tõl kapott írásos megbízás keretein belül a vezetõség teljeskörû jogokkal rendelkezik a projektre vonatkozóan.

A projektvezetõség képviseli a projektet minden külsõ testület elõtt, hangsúlyozottan az IVB elõtt is. Felelõs a szakmai és üzleti szempontok érvényesítéséért a projekt minden szakaszában, amelyet a projekt állapotának felülvizsgálatán keresztül ér el a szakaszközi vagy szakaszzáró értékelés alapján. A projektvezetõség jóváhagy minden fontosabb tervet és felhatalmazást nyújt az elfogadott tervektõl való eltérésre. Jóváhagyására van szükség egy szakasz lezárásához és egy új szakasz elkezdéséhez is. Felhatalmazása van az erõforrások lekötésére és a konfliktusok önálló feloldására. Ezenkívül jóváhagyja a projekirányító és a szakaszirányítók személyét és felelõsségi körét.

A projektvezetõség három vezetõi szerepet tartalmaz, amelyek mindegyike fontos funkcionális területet képvisel:

ügyvezetõ
felhasználói képviselõ
szakmai képviselõ.

Ezeket a szerepköröket olyan személyeknek kell kielégítenie, akik képesek a projekttel foglalkozni annak teljes életciklusában.

2.1. Ügyvezetõ

A projektvezetõség ügyvezetõje az IVB-nek felelõs a projekt átfogó ellenõrzéséért és a projekt egységének biztosításáért. Az általa elvégzett fõbb feladatok a következõk:

elnököl a projektvezetõség összejövetelein;
vezetõi összefoglalókról és beszámolókról gondoskodik az IVB számára;
biztosítja a projektirányító, a szakaszirányító és a projektbiztosító csoport tagjainak kijelölését és felelõsségi köreik meghatározását;
engedélyezi a projekt pénzügyi kiadásait;
jóváhagyja a projekt folytatását a szakaszközi és a szakaszzáró értékelésen;
a projekt végén aláírja a szervezeti átvételi jegyzõkönyvet és ha szükséges a biztonsági átvételi jegyzõkönyvet ;
résztvesz a projektzáró értekezleten.

2.2. Felhasználói képviselõ

A felhasználói képviselõ a projekt végtermékeinek felhasználóit képviseli a projektvezetõség elõtt. Fõ feladatai a következõk:
egyénileg felelõs a felhasználói követelményspecifikáció, a rendszer üzembehelyezési terv és a felhasználói képzési terv jóváhagyásáért;
megállapítja a minõségi kritériumokat és célokat a projekt azon szakaszaiban, amelyekben a követelményspecifikáció, az üzembehelyezés és az oktatás folyik;
részt vesz a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseken, valamint a projektzáró értekezleten, és felhasználói részrõl adja beleegyezését a projekt folytatásához;
jóváhagyja a felhasználói átvételi feltételeket és aláírja a felhasználói átvételi jegyzõkönyvet;
a felhasználói képviselõvel közösen aláírja az üzemeltetõi átvételi jegyzõkönyvet;
biztosítja megfelelõ felhasználói erõforrások rendelkezésre állását, amikor szükséges a fejlesztés folyamán;
biztosítja a felhasználói koordinátor hathatós tájékoztatását ahhoz, hogy napi problémákkal foglalkozhasson;
amikor megfelelõ, elnököl a projekt ülésein.

2.3. Szakmai képviselõ

A projektvezetõség szakmai képviselõje rendszerfejlesztési erõfeszítések átfogó irányításáért felelõs a projektben. Fõ feladatai a következõk:
egyénileg felelõs a célrendszer minõségének, hatékonyságának és szakmai egységességének biztosításáért;
képviseli az informatikai vezetést és felelõs a projekt fejlesztéséhez szükséges erõforrásokért;
célokat és szabványokat állapít meg a projekt olyan szakmai orientáltságú szakaszaiban, mint a tervezés, programozás és tesztelés;
jóváhagyja a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseket;
a projekt végén részt vesz a projektzáró értekezleten és aláírja a rendszerátvételi jegyzõkönyvet, amely a rendszer szakmai teljességét fejezi ki;
biztosítja a megfelelõ üzemeltetési támogatás rendelkezésre állását a fejlesztés során, amikor szükséges és azt, hogy az üzemeltetési kérdéseket figyelembe vegyék;
aláírja az üzemeltetõi átvételi jegyzõkönyvet;
biztosítja a szakmai koordinátor megfelelõ tájékoztatását ahhoz, hogy napi problémákkal foglalkozhasson;

3. Projekt- és szakaszirányítók

A PRINCE felismerte, hogy a projekt napi irányításához mind szakmai mind vezetõi szempontból megfelelõ szaktudás szükséges. Emiatt olyan vezetési struktúrát biztosít, amely lehetõvé teszi a különbözõ szerepek kijelölését a legmegfelelõbb szakmai tudással és gyakorlattal rendelkezõ személyeknek.

Rendszerfejlesztési projektekben, különösen ami a nagyméretûeket és bonyolultakat illeti, a szükséges szakmai vezetési felkészültség a fejlesztési ciklus különbözõ szakaszaiban általában eltérõ. Másrészrõl kívánatos lenne a vezetés folytonossága a projekt teljes egészében. Emiatt a PRINCE megkülönbözteti a projektirányítót, aki folyamatosan látja el feladatkörét és a szakaszirányítót, akinek szerepköre agy adott szakaszra terjed ki.

Ezeket a szerepköröket a projekt elvárásainak megfelelõ személyekre osztjuk ki. Egy személy mind a kettõ szerepkörre is kijelölhetõ, ami azt jelenti, hogy ellátja mindkét feladatcsoportot. A projektben rendelkezésre álló szakértelemtõl függõen a projektvezetõség kijelölhet:

egy projektirányítót, akit néhány vagy minden szakaszban egy szakaszirányító támogat;
egy projektirányítót, aki mindvégig ellátja a szakaszirányító szerepét is;
szakaszirányítók sorozatát, akik a megfelelõ szakaszban ellátják a projektirányító szerepét is.

3.1. Projektirányító

A projektirányító szerepét állandóan el kell látni a projekt során. A kijelölt személynek teljes felelõssége van a projekt napi irányításában, a projektvezetõség vezetésének alárendelve. Fõ feladatai:

a projekt szakmai- és erõforrástervének elkészítése a projektbiztosító csoport segítségével
a következõ szakasz szakmai- és erõforrástervének elkészítése
a helyreigazítási terv elkészítése vagy felülvizsgálata, figyelembe véve a projektre gyakorolt teljes hatását
a konfigurációkezelési terv elkészítése
tájékoztató jelentés készítése és elõterjesztése a projektvezetõség számára
a projektbiztosító csoporttal együttmûködve elfogadott projektszabványok létrehozása, és a munkálatok teljes irányítása
annak biztosítása, hogy a konfigurációs tételek leírásai teljesek
kapcsolattartás más projektekkel, amiatt hogy a közös érdeklõdésre számot tartó területeket figyelembe lehessen venni
a váratlan mûszaki események megfelelõ feljegyzése és kiértékelése a szükséges intézkedések megtétele elõtt.

3.2. Szakaszirányító

A szakaszirányítót a projekt egy megadott szakaszának idõtartamára jelölik ki, bár ugyanaz a személy többször is betöltheti ezt a szerepet a projekt során. Õ felelõs az adott szakasz termékeinek elkészítésért, és a munkacsoportok szakmai irányításáért. Az általa elvégzett fõ feladatok:

megvizsgálja a szakasz szakmai- és erõforrástervét és azok alapján elkészíti a szükséges részletes terveket;
célokat és felelõsségeket jelöl ki, valamint munkatervet készít a csoportvezetõk és a munkacsoportok számára;
ütemezi és részt vesz a munkamegbeszéléseken, szakaszközi értékeléseken és szakaszzáró értékeléseken;
a csoportvezetõkön keresztül vezeti a munkacsoportokat;
kapcsolatot tart a projektbiztosító csoporttal a szakasz üzleti és szakmai szempontjainak biztosítása céljából;
a szakasz termékeinek minõségi szemléit ütemezi;
együttmûködik a projektirányítóval a helyreigazítási terv elkészítésében, amely tanácsot ad a projektvezetõségnek a tûréshatár átlépését illetõen és ellenintézkedések megtételére tesz javaslatot.

4. Munkacsoportok

Minden szakasznak többfajta szaktudásra és erõforrásra van szüksége ahhoz, hogy termékeit elõállítsa. Emiatt nagy projektek egyes szakaszaiban több munkacsoport dolgozhat egyidejûleg. Például egy nagy rendszer fejlesztésén dolgozhat(nak):

Rendszerszoftver munkacsoportok;
Alkalmazási szoftver munkacsoportok;
Tesztelési munkacsoport.

A munkacsoportok ilyen megközelítése sokkal egyszerûbbé teszi az erõforrás tervezést, a szakmai tervezést és a munkaerõ gazdálkodást, beleértve az ellenõrzést is. Mennyiségileg mérhetõ célok tûzhetõk így ki. Minden munkacsoport felelõs bizonyos termékek elkészítéséért. A megfelelõ szakértelem akkor és úgy jelölhetõ ki, ahogyan szükséges, így tetemesen csökkenthetõ az egymásra várakozás és a kritikus emberi erõforrások pazarlása.

Általában minden munkacsoportnak van egy kijelölt csoportvezetõje, aki felelõs a csoport részletes tevékenységeinek tervezéséért és ellenõrzéséért. Személyesen irányítja a munkacsoport tagjainak tevékenységét.

Egy munkacsoport személyzete a megfelelõ felhasználói szervezet és a számítógépes szakemberek keveréke (rendszerelemzõk, programozók, stb.). A következõ szakterületeken azonban idõnként szükség lehet specializált szakemberekre:

számítógép üzemeltése,
dokumentáció készítés,
titkári teendõk,
speciális szakmai támogatás,
konzultáció,
adatbázisok,
oktatás.

A megfelelõ szakemberekkel szembeni követelményeket mind a szakmai mind az erõforrásterv tartalmazni fogja.

5. Projektbiztosító csoport

A projektbiztosító csoport biztosítja a projekt fejlesztési tevékenységeinek folyamatosságát és a termékek egységességét. Három funkcionális szerepet kell kielégítenie:

adminisztratív koordinátor (AK)
felhasználói koordinátor (FK)
szakmai koordinátor (SZK)

A szerepköröket olyan személyekre kell bízni, akik a projekt teljes egészében rendelkezésre tudnak állni.

A csoport napi felelõsséget vállal a projekt koordinálásában és a kapcsolatok tartásában, a projektirányító vezetése mellett.

5.1. Adminisztratív koordinátor

Adminisztratív felügyeletet gyakorol a pénzügyi tervek és az ezekkel kapcsolatos erõforráskijelölés felett, a munkálatok elõrehaladásának vizsgálatán keresztül. A projekt aktuális és tervezett költségeit rendszeres idõközönként összehasonlítja, így biztosítja a költségkeretek betartását. Emellett figyelemmel kíséri a tényleges munkálatok elõrehaladását a tervekhez képest.

Az elmondottak miatt az adminisztratív koordinátornak gyakorlottnak kell lennie, különösen a pénzügyeket illetõen. Fõ felelõsségei:

terveket készít a projektirányítóval közösen;

a szakmai koordinátorral közösen biztosítják a szakmai és erõforrástervek illeszkedését;

költségkimutatásokat készít és feltételezéseket fogalmaz meg az erõforrás tervekre vonatkozóan;

nyilvántartja és dokumentálja a projektértekezleteket;

résztvesz a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseken, és ott feljegyzéseket készít;

feljegyzi a tevékenységi területek aktuális költségeit;

értesíti a szakaszirányítót ha az aktuális és a tervezett költségek vizsgálata során eltérést tapasztal ;

a projekt- vagy szakaszirányítóval közösen elkészíti a helyreigazítási terveket;

mûködteti a PRINCE eljárásait az erõforrástervek és a helyreigazítási tervek elkészítésénél és felülvizsgálatánál;

felméri a javasolt rendszert a pénzügyi és más elõnyök szempontjából, amelyeket a szervezeti átvételi jegyzõkönyv fog tartalmazni;

koordinálja az összes PRINCE minõségi szemlét;

szervezi a konfiguráció felülvizsgálati szemléket;

módosítja a projektnyilvántartásokat.

5.2. Felhasználói koordinátor

A felhasználói koordinátor biztosítja, hogy a termékek kielégítsék a felhasználói követelményeket, tartalmukat, megjelenési formájukat és idõszerûségüket, valamint az egyéb hatékonysági, biztonsági, és mûködési feltételeket illetõen.

Õ képviseli a felhasználói érdekeket napi szinten. Gyakorlottnak kell lennie a nem-informatikai felhasználókkal közösen végzett munkában. Fontosabb felelõsségi körei:

az adatkonverziós igényekre vonatkozóan megállapodást köt a felhasználókkal és a munkacsoportokkal;

megállapodást köt a jelenlegi rendszerkörnyezetrõl történõ áttérés követelményeirõl;

biztosítja a rendszer adatbázistervének és a felhasználók adatbázis terveinek összeegyeztethetõségét;

részt vesz a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseken;

koordinálja a felhasználók értékeléseit az alternatív és javasolt megoldásokról;

gyûjti a tesztadatokkal szembeni követelményeket a felhasználói átvételi teszthez;

biztosítja a felhasználói átvételi feltételek meglétét;

feljegyzést készít minden felhasználói problémáról, amely a fejlesztés során felszínre kerül;

felügyeli a rendszerrel szemben támasztott biztonsági követelményeket bizalmasság, rendelkezésre állás és egységesség szempontjából;

biztosítja, hogy a módosítások hatására ne sérüljenek a felhasználói követelmények.

5.3. Projektellátó iroda

A projektbiztosító csoport számos funkcióját elláthatja egy központilag felállított projektellátó iroda(PI). Ennek lehetõségével minden egyes esetben érdemben kell foglalkozni és pontosan meg kell határozni felelõsségét, de általában a PI:

betölti az adminisztratív koordinátor szerepét;
betölti a szakmai koordinátor szerepét;
informatikai kérdésekben támogatja a felhasználói koordinátort a felhasználói összekötõn keresztül.

Ezenkívül a projektellátó iroda a projekt becslésének, tervezésének és ellenõrzésének központi szakértõi központja.

6. Konfigurációs könyvtáros

A konfigurációs könyvtáros szerepe a projekt konfigurációkezelési szempontjainak tervezése, felügyelete és jegyzõkönyvezése a projektirányító vezetése mellett.

Feladatai megkövetelnek bizonyos adminisztratív képességet, gyakorlati jártasságot a konfigurációkezelésben, valamint megfelelõ gyakorlati ismereteket a minõségi szemlék és a váratlan mûszaki események kezelésének tekintetében. Fõ feladatai:

A projektirányító együttmûködésével elkészíti a konfigurációkezelési tervet
A projektirányító együttmûködésével létrehozza a konfigurációkezelési struktúrát és az azonosítási vázlatot
A projektirányító együttmûködésével azonosítja a konfigurációs tételeket és létrehozza a konfigurációs tétel leírásának kezdeti bejegyzését
Új konfigurációs tétel bejegyzést hoz létre, amikor az adott tételt termékmérföldkõként kibocsátják és ezzel egyidejûleg archíválja az elõzõ bejegyzést
Elfogadja a könyvtározási kérelemmel érkezõ új vagy a felülvizsgált termékeket és elhelyezi a konfigurációs könyvtárban az átvételi elismervénnyel együtt
Gondoskodik a projekttermékek raktári példányairól
Kibocsátja a konfigurációs tételek másolatát a minõségi szemlékhez, változtatások elvégzéséhez vagy információközlés céljából, és nyilvántartja a dokumentumok vagy fájlok kiadási nyilvántartását.
Értesíti a konfigurációs tételek hivatalos példányaival rendelkezõ személyeket az idõközben történt változtatásokról és másolatokat készít számukra a legutolsó verziójú tételrõl, ha szükséges.
Felügyeli a váratlan mûszaki események dokumentálását és karbantartja a problémafelvetések, változtatási kérelmek és elõírás-megsértési bejelentések naplóját.
Biztosítja a konfigurációs tétel visszakerülését a konfigurációs könyvtárba, miután az engedélyezett változtatásokat elvégezték rajta.
Együttmûködik a szakmai koordinátorral a hatáselemzés során, különösen a külsõ projekteket illetõen.
Beszámolót készít a konfigurációs állapotról.
Együttmûködik a konfigurációvizsgálat irányításában.