A PRINCE-ben a projektnek véges élettartama, megadott felelõsségi körökkel rendelkezõ szervezeti struktúrája, meghatározott és egyedi termékei, a termékek elõállításához szükséges tevékenységei, valamint e tevékenységek elvégzésére alkalmas erõforrásai vannak.
Egy projekt több szakaszra bomlik, amelyek vezetõi szempontból különálló egységet alkotnak. Ahogy a projektnek, úgy egy szakasznak is vannak meghatározott termékei és tevékenységei, szervezeti felépítése valamint véges lefutási ideje. A szakasz végét a benne meghatározott termékek elõállítása jelenti, amennyiben azok kielégítik a megállapodás szerinti minõségi feltételeket.
A PRINCE meghatározza a projektnek és szakaszainak szervezeti felépítését, a projekttervek tartalmát és szerkezetét, valamint ellenõrzési pontokat annak biztosítására, hogy a munkálatok a tervek szerint folynak. E három, valamint a termékek és az azokat elõállító tevékenységek, foglalják magukba a PRINCE alkotóelemeit. A következõ fejezetben tárgyaljuk elõször ezeket az alkotóelemeket, majd a B-E részekben részletesen tárgyaljuk õket.
A PRINCE projekt minden terméke egy jól meghatározott és összefüggõ nyilvántartási rendszerben van elhelyezve, amelyben az irányítási, mûszaki és minõségbiztosítási termékek egymástól elkülönülnek. Az F rész tárgyalja ezeknek a nyilvántartásoknak a tartalmát és szerkezetét.
A módszer keretei lehetõséget adnak a projekt szükségleteinek megfelelõ szakaszhatárok rugalmas kijelölésére. A szakasz határait a következõ szempontok figyelembevételével állapítjuk meg:
A projekt természetétõl függetlenül induláskor célszerû kijelölni egy vagy több tervezési és/vagy meghatározási szakaszt. Így lehetõvé válik egy vezetõi értekezlet megtartása mielõtt elköteleznénk magunkat a kivitelezésre, a költségek és az erõforrások kijelölésére. Lehetséges ezenkívül egy megvalósíthatósági tanulmány szakasz, amelynek eredményeképpen választási lehetõségek adódnak vagy döntés születik a projekt folytatásáról.
A PRINCE felismerte, hogy néhány projekt teljesen elszigetelten befejezhetõ. Egyik projekt végeredménye alapjául szolgálhat vegy másik projekt kezdetének. Lehetnek más függõségek is projektek között, például ha az erõforrásokat közösen használják. Emiatt a PRINCE egy mechanizmust nyújt a projekt behatárolásához és annak meghatározásához hogyan kapcsolódik más projektekhez. A projekt vagy szakaszainak behatárolásakor a hangsúly mindig azokon a termékeken van, amelyeket a projektnek le kell szállítania.
2.1. A szervezeti elemek
A projekt résztvevõinek hatékony felhasználása miatt a szervezet kialakításakor mind az emberek szakmai felkészültségét, mind az egyes személyiségek tulajdonságait figyelembe kell venni. A munkacsoportokon belül felelõsségi köröket kell kijelölni, amelyek biztosítják a vezetés hatékonyságát és megfelelõ visszacsatolási képességét.
A PRINCE ezeket a felelõsségi köröket szerepkörök segítségével határozza meg és nem konkrét személyekhez köti. A szerepek személyekhez rendelése minden egyes projekt elõtt döntést igényel. Ugyanaz a személy több szerepkörhöz is kijelölhetõ egyidejûleg, vagy különbözõ szerepekhez a projekt más-más szakaszában. A B részben részletesen tárgyalni fogjuk ezeket a szerepköröket, itt rövid leírásuk következik.
2.1.1. A projektvezetõség
A projektvezetõséget az Informatikai Végrehajtó Bizottság jelöli ki a PRINCE projekt átfogó ellenõrzésére. Három tapasztalt vezetõi szerepkörbõl tevõdik össze, amelyek mindegyike fontos projektérdekeket képvisel.
2.1.2. A projektirányító
A kijelölt projektirányító felelõs a projekt irányításának napi ellátásáért a projekt minden szakaszában.
2.1.3. A szakaszirányító
Minden egyes szakaszban egy kijelölt szakaszirányító felelõs a szakasz termékeinek idõben, megfelelõ minõségben és költséggel történõ elõállításáért. A kívánt erõforrásoktól vagy a szakmai felkészültségtõl függõen a Projektvezetés kijelölhet:
2.1.4. Munkacsoportok
A szakaszirányító felelõs az irányítása alá tartozó munkacsoportok tevékenységeinek összehangolásáért és a szakasz termékeinek elkészítéséért. A munkacsoport felépítése, felelõsségi körei és személyekhez rendelése a projekt természetétõl és méretétõl, valamint a rendelkezésre álló szakmai tudástól függ. A PRINCE helyénvalónak tartja csoportvezetõk kinevezését, ha a körülmények szükségessé teszik.
2.1.5. A projektbiztosító csoport
A projektbiztosító csoport (PCS) biztosítja a projekt fejlesztési tevékenységeinek folyamatosságát és a termékek egységességét. Szerepkörei:
2.1.6. Projektellátó iroda
A szervezeten belül felállított projektellátó iroda gondoskodik a projektbiztosító csoport személyzetérõl és egyéb szolgáltatási támogatásokról.
2.2. A tervek alkotóelemei
A becslés, tervezés és kiigazítás állandó és kulcsfontosságú tevékenységei bármely projekt vezetésének. A PRINCE a projekt teljes élettartama során gondoskodik a megfelelõ szintû tervek elõkészítéséhez és karbantartásához szükséges struktúráról. Tervek készülnek a projektre mint egészre vonatkozóan, azután minden egyes szakaszra, majd a részletes munkára a szakaszokon belül. Külön eljárás van a helyreigazítási terv elkészítésére, amely az eredeti tervektõl való eltérést korrigálja. A PRINCE struktúra rámutat a mûszaki tervezés, erõforrás tervezés és a minõség tervezés szükségességére.
A C részben részletesen megtalálhatóak a PRINCE különbözõ szemléletû tervei, itt csak rövid leírásukat adjuk.
2.2.1. Szakmai tervezés
A szakmai tervek a leszállítandó termékekkel és azokkal a tevékenységekkel foglalkoznak, amelyek biztosítják, hogy a termékek idõben létrejöjjennek és kielégítsék a kívánt minõségi kritériumokat.
A projekt szakmai terve grafikon formájában ábrázolja a projekt fontosabb tevékenységeit. A projekt erõforrástervével együtt a projekt munkálatok elõrehaladásának megjelenítésére szolgál.
A szakasz szakmai terve a termékeket, tevékenységeket és a minõségellenõrzési pontokat ábrázolja. Az elsõ szakasz tervét kivéve, amelyet a projekt tervvel együtt készítünk, mindig a megelõzõ szakasz végén készül el.
Még a legkisebb projekt esetében is készülnek részletes szakmai tervek, amelyek a különbözõ nagyobb tevékenységeket (pl. tesztelés) bontják le.
A szakasz szakmai tervébõl és a részletes szakmai tervbõl egyéni munkatervek készülnek, amelyek kijelölik a részletes tevékenységeket a munkacsoportok tagjainak.
2.2.2. Erõforrástervezés
Az erõforrástervek a projekt költségeit és az erõforrások kijelölését kezelik. Elkészítésük a megfelelõ szakmai terv alapján történik.
A projekt erõforrásterve azonosítja a munkálatok során szükséges erõforrások típusát, mennyiségét és költségeit.
A szakasz erõforrásterve egy megadott szakaszra vonatkozóan részletezi a szükséges erõforrásokat. Meghatározza a szakasz végrehajtásához szükséges költségeket és alapot nyújt a tényleges költségek és erõforrásfelhasználás kimutatásához.
Részletes erõforrástervet abban az esetben készítünk, ha egy nagyobb tevékenységet szeretnénk költségek és erõforrások szempontjából figyelemmel kísérni.
2.2.3. A minõség tervezése
Már a tervezési szakaszban figyelmet kell fordítani annak biztosítására, hogy a projekt termékei a kívánt minõségben készüljenek el. Tesztelhetõ minõségi kritériumokat kell meghatároznunk és elfogadnunk, megfelelõ tesztelési stratégiával együtt. Ki kell dolgozni a minõségi szemlék eljárásrendjét, meghatározni a szemle tevékenységeit és az azokhoz szükséges erõforrásokat.
A minõségtervezés eredményeivel kiegészítjük a megfelelõ szintû szakmai- és erõforrásterveket. Amilyen mértékben a tervek tartalmazni fogják a minõségellenõrzést, olyan mértékû minõséget építünk magába a végtermékbe.
A projekt szintû terv az átfogó minõségi stratégiát jelöli ki. Meghatározza a követendõ szabványokat és a fontosabb termékek minõségi kritériumait. Tartalmazhat ezenkívül külsõ megszorításokat is, mint amilyen egy elõírt konfigurációkezelési módszer használata.
A szakasz szintû terv a szóbanforgó szakaszban elkészülõ termékek mindegyikére meghatározza a minõségi kritériumokat, tesztelési eljárást valamint útmutatásokat ad a minõségi szemlére vonatkozóan.
Részletes tervre akkor lehet szükség, ha egy adott tevékenység minõségét szeretnénk biztosítani.
2.2.4. Helyreigazító tervezés
A projektvezetõség a projekttervekre és a szakasztervekre vonatkozóan tûréseket fogad el. Ezek a tûrések, olyan idõ- és költségkorlátokat jelölnek ki, amelyek között a projekt a vezetõség vagy az Informatikai Végrehajtó Bizottság tájékoztatása nélkül mûködhet.
A helyreigazítási tervre olyan helyzetekben van szükség, amikor ezeket az idõ- vagy költségkorlátokat már túlléptük, vagy valószínüleg túl fogjuk lépni. A terv leírja a az eltérés okát és következményeit, majd helyreigazításokat javasol a projektvezetõségnek. Ha a projekt tûrését már túlléptük, a projektvezetõségnek az Informatikai Végrehajtó Bizottság jóváhagyását kell kérnie a helyreigazítási tervre. Jóváhagyás esetén a továbbiakban a helyreigazítási terv veszi át az aktuális szakasz tervének szerepét.
2.3. Az ellenõrzés
A folyamatban levõ munkálatok rendszeres és hivatalos összehasonlítása a tervekkel, a rendszer idõszerûségét, költségellenõrzését és minõségét biztosítja a fejlesztés során. A PRINCE egy vezetõ- és termékorientált ellenõrzési struktúrát nyújt a munkálatok figyelemmel kísérésére, amelyet egy beszámolási rendszer támogat, hogy lehetõvé tegye az újratervezést és más helyreigazításokat.
A D részben részletesebben tárgyaljuk ezeket, itt csak egy rövid összefoglalás következik.
2.3.1. Vezetõi ellenõrzések
A PRINCE az egész projektre kiterjedõ vezetõi ellenõrzési struktúráról gondoskodik. Az ellenõrzések kiterjednek a projekt összes tevékenységeire és, a legmagasabb szinten, lehetõvé teszik a felsõvezetés számára a projekt állapotának áttekintését. Az ellenõrzés a projektvezetés és a személyzet összejövetelein keresztül történik, amelyek eredményeként elõre meghatározott dokumentumok jönnek létre. Öt fajta ellenõrzés létezik:
2.3.2. Termékellenõrzések
A minõségi és szakmai ellenõrzések nem egy szakasz vagy a projekt végeredményének, hanem megadott termékek ellenõrzésére vonatkoznak. A cél az, hogy a fejlesztés során keletkezõ hibákat a lehetõ legkorábban azonosítsuk és kijavítsuk.
Minden egyes minõségi szemlére megfelelõ szakmai és felhasználói személyzetet jelölünk ki, akik ellenõrzik, hogy a termék teljes és hibátlan. Ehhez az elõre meghatározott minõségi kritériumokat veszik sorra, amelyek a termék egységességét és a felhasználói szempontok érvényesülését biztosítják. Ezek után a termék hivatalos változásellenõrzési eljárás alá kerül.
Váratlan mûszaki eseménynek nevezzük, amikor egy vagy több termékkel kapcsolatban elõre nem tervezett esemény merül fel. Miután nem tervezett, fel kell jegyezni és megfelelõ ellenintézkedéseket kell foganatosítani azért, hogy fékezzük hatását és megelõzzük a tervektõl való nagyobb mértékû eltérést. A váratlan mûszaki eseményeket a hivatalos konfigurációkezelési módszer keretein belül kezeljük.
A konfigurációkezelési módszer a termékfejlesztést ellenõrzi a termékek hivatalos megjelölésén, állapotaik figyelemmel kísérésén és az állapotok közötti kapcsolatok feljegyzésén keresztül.
2.4. Termékek és tevékenységek
A PRINCE tervezési technikákat és dokumentumokat biztosít, amelyek struktúrálják a projektet. A tervezés kulcsa a szükséges termékek meghatározása. A termékek meghatározásából kiindulva elemezzük az elõállításukhoz szükséges munkát (tevékenységeket), azután megállapítjuk a tevékenységek logikai sorrendjét.
Megkülönböztetünk vezetõi és szakmai tevékenységeket, valamint minõségi eljárásokat. Ez részint a különbözõ embercsoportok eltérõ érdekeltsége miatt van így, de azt is biztosítja, hogy a vezetõi tevékenységeket és a minõségi folyamatokat nem hagyjuk figyelmen kívül a tervezés során.
A vezetõi tevékenységek a projekt tervezésével, figyelésével és beszámoltatásával kapcsolatosak, mind a normális, mind a kivételes esetekben. Tervek, beszámolók és más ellenõrzõ dokumentumok formájában irányítási termékeket eredményeznek. A vezetõi tevékenységek magukban foglalják a projekt minden szakmai tevékenységének tervezését és ellenõrzését. Bár e tevékenységek függenek a szakmai tartalomtól, hasonló típusú vezetõi feladatok minden PRINCE projektben vannak.
Ettõl eltérõen a végzendõ szakmai tevékenységeket teljes egészében a projekt terjedelme és célja határozza meg. A szakmai tevékenységek azt a munkát testesítik meg, amelyek a projekttõl megkövetelt termékek elõállításához szükségesek.
A projekt kezdetén a projektvezetõség meghatározza azokat a szakmai termékeket, amelyekre a felhasználóknak szüksége van. További szakmai termékek határozhatók meg a szakmai stratégiában, amelyet egy megadott szakaszban alkalmazunk. Ezenkívül egy szakmai stratégia elõírhat bizonyos tevékenységeket is.
A minõségi folyamatok egyesítik mindazokat a tevékenységeket, amelyek a vezetõi és szakmai termékek minõségi követelményeinek meghatározásával foglalkoznak, valamint biztosítják a kívánt minõség meglétét a végtermékben. A tevékenységeket a termékek természete és a vezetõi (fõleg felhasználói) követelmények határozzák meg.
A PRINCE emiatt elismeri a szakmai tevékenységek és a hozzájuk kapcsolódó termékek rugalmas definíciójának szükségességét. Részletes dokumentáció áll rendelkezésre, amely egy tipikus rendszerfejlesztési projekt termékszerkezetének tartalmát írja le, de minden projektnek szükséges fontolóra vennie saját termékek meghatározását. A szakmai tevékenységeknek a termékek definíciójából és a szakmai stratégiából természetesen kell következnie.
A PRINCE megengedi, hogy bármely projektet termékeivel jellemezzünk. Rendszerfejlesztési projektek esetén tervezési dokumentumok modellje áll rendelkezésre, valamint útmutatások, hogyan alkalmazzuk õket egy konkrét helyzetben.
A termékek és tevékenységek összetevõit részletesebben tárgyaljuk az E részben.
3.1. Összefoglalás
A PRINCE egy struktúrált projektvezetési módszertan. Kitér a vezetõi és szakmai feladatokra egyaránt, valamint részletezett eljárásokat nyújt ezek támogatására.
Bár a PRINCE egy teljes vezetési keretet biztosít, amely illeszkedik a kormányzat informatikai intézeteiben elõforduló legtöbb típusú projekthez, fontos hangsúlyozni, hogy csak olyan mértékben alkalmazzuk, ami hatékony ellenõrzést biztosít egy adott projekt felett.
A PRINCE kulcsfontosságú jellemzõi:
3.2. Elõnyök
A PRINCE használatának elõnyei, hogy: