B. függelék
Az irányelvek szerinti jelentések elõállítása
A kézikönyvben "Az informatikai stratégia
kialakításának és
megvalósításának alapelvei" címû
dokumentumban meghatározott jelentések
elkészítésének folyamatát a módszer
lépései során követtük végig.
Ebben a részben a másik szemszögbõl: az
elõírt jelentések oldaláról tekintjük
át az elõállítás folyamatát. A
hívatkozásokban az A. függelékben szereplõ
tevékenységlista szerinti bontást használjuk fel.
Ne feledjük el: az ismertetett módszer erõsen
épít a szervezet saját személyi
állományának aktív
részvételére, arra, hogy a vezetés rendszeres,
szoros kapcsolatban áll a stratégiatervezési projekttel.
Ezért a módszer eredeti megközelítése szerint
nem készül olyan alternatívákra tagolt dokumentum,
mely döntéselõkészítõ célokat
szolgálna. A számbaveendõ alternatívák
közötti választás a szemlézési
mechanizmussal és a vezetésnek a közös
feladatkitûzõ üléseken történõ
részvételével valósul meg. Ez a
megközelítés egyszerûbb, takarékosabb és
a vezetés nagyobb fokú elkötelezettségével
jár, de feltétele az elsõsorban saját
személyzetre történõ
építkezés.
Az ismertésre került módszer a
stratégiatervezési ciklus egy részét fedi le, nem
tér ki a megvalósítás tervezésére
és hangolási, felügyeleti tevékenységekre.
Ezeket az irányelvekben elõírt módokon kell
megvalósítani.
Behatárolási tanulmány
1. és 2. szakaszban, elsõsorban a stratégiatervezés
projektterve alapján készül el.
A mûködési környezet leírása
1. és 2. szakaszban adatgyûjtéskor kezdõdik el az
írása. A 3.1 lépésben a szervezetre ható
külsõ erõk és a támogatási
kategóriák felmérését, illetve a
társszervezet elemzés eredményeit kell beilleszteni. Ez
bõvítendõ a 3.2 lépésben végrehajtott
SCOPE elemzésbõl származó
megállapításokkal.
Célkitûzések és súlyponti kérdések
Ez valójában a szervezeti-mûködési
tervezés során kellene, hogy létrejöjjön. A 3.2
lépésben felhasznált szervezeti-mûködési
tervet át kell venni, ha ez nem áll, rendelkezésre,
úgy a kritikus sikertényezõket és
kitûzésük indokait kell felhasználni. Ezek
hiányában a célokat, leírásukat, és
alátámasztásukat kell megjeleníteni. A 3.1
lépésben elõálló mûködési
területek rangsora is szerepeltetendõ a jelentésben.
Szervezeti-mûködési modellek
A 2. lépésben a szervezeti
felépítésrõl, és a kulcsemberekrõl
szerzett adatokat szerepeltetni kell ebbe jelentésben. A 3.1
lépésben a mûködési területek egyes
értékelései (mûködési
stratégia/informatikai irányítási
stratégia), indoklásukkal együtt idetartozik. A folyamatok
leírását mutatják be a
tevékenységláncok vagy az adatfolyamábrák. A
4.1 és 4.2 lépések során
elõálló adatmodellek (ideális/fizikai) a szervezeti
adatokat és kötnyezetüket írják le.
A jelenlegi rendszerek áttekintése
A 3.1 lépésben a jelenlegi rendszerek
értékelését kell felhasználni, a 3.2
lépésben a tervezett rendszerek
értékelését. Az értékeléseket
(kategória/rendszerre ható erõk/támogatási
kategória) ki kell egészíteni indoklásukkal is.
Lehetséges alkalmazások
A 3.2 lépésben elõálló
feladatkitûzések listája tartalmazza az
elképzelhetõ alkalmazásokat.
Alternatívák információs rendszerekre
A 3.2 lépésben elõálló kulcsfeladatok
listája tartalmazza az megcélzott alkalmazásokat. A
kulcsfeladatokat tartalmazó írásos anyagok fokozatos
szûréseken, szemléken mennek át. Ezek a dokumentumok
tehát kezdetben tartalmazzák az alternatívákat az
összes elképzelhetõ feladatkitûzés és
projekt formájában, majd a késõbbi
verzióikban a szemlék eredményeitõl
függõen közülük egyre kevesebb marad meg. Ha a
stratégiatervezési projekt indításakor
szükségesnek látják, lehetséges ezeknek a
dokumentumnak a szerkezetét eleve úgy meghatározni, hogy
az a feladatokat és a projektspecifikációkat
alternatívákba sorolja be.
A stratégiai tanulmány
A tanulmány tartalma a már ismertett dokumentumok
összegzése: a szervezeti-mûködési
leírás, a jelenlegi rendszerek és a lehetséges
alkalmazások áttekintése. Az 5. szakasz
végén készül el.
A stratégiai irányvonal
Az irányelveket tartalmazó kézikönyv alapján
készítendõ el az 5. szakasz során, a
stratégiatervezés végén, a Zsûri által
elfogadott stratégiai tanulmányból kiindulva.
Irányítási-mûszaki koncepciók
A 3.2 lépésben az interjúk során az informatika
használatára vonatkozó kérdésekre adott
válaszok, a feladatkitûzések és a választott
informatikai irányítási stratégia alapján
készül el a kiinduló verziója a jelentésnek. A
3.3 lépésben a technológiabevezetési és a
szervezeti változás típusú
projektspecifikációk tartalmával, illetve az 5.
lépésben a stratégiatervezési projekt során
megfogalmazott koncepciókkal kell bõvíteni ezt a
jelentést.
Irányítási és áttérési tervek
A 3.3 szakaszban készül el az elsõ változata. Az
irányítási terv alapjául a rangsorolt
projektspecifikációk szolgálnak. Az
áttérési tervek elkészítéséhez
felhasználhatók a módszer, szabvány és
koncepció bevezetés típusú, valamint a
technológiabevezetési típusú
projektspecifikációk. Mivel a projektspecifikációk
változhatnak a 4.3 lépésben, ezért
szükséges lehet a jelentés átdolgozása ebben a
szakaszban.
Projektállomány
A 3.3 szakasz végére elõálló, fázisba
rangsorolt projektspecifikációk alapján készül
el.
Erõforrás-, finanszírozás- és haszonkimutatások
A projektspecifikációk tartalmazzák egy elõzetes
becslését a projektre vetített
erõforrásigényeknek, a költségeknek, valamint
költség/haszon elemzési adatokat. A fázisokra
összegzett kimutatásokat ezek alapján lehet
elkészíteni, az irányelvekben foglaltak
figyelembevételével, elõször a 4.3
lépésben, illetve végleges formájában az 5.
szakaszban.
Gazdaságossági mérleg és befektetésindoklás
Az irányelveket megfogalmazó dokumentum alapján
készítendõ el. A stratégiai
alternatívák a projektspecifikációkat
tartalmazó dokumentumok különbözõ
verzióinak képében jelennek meg. Minden egyes
projektleírás tartalmaz költség/haszon
elemzést, valamint kockázatelemzés, ennek alapján
készítendõ el az 5. szakasz
végén.