A végleges terv elkészítése

A végleges terv elkészítése

Projektspecifikációk

A kulcstermékek

Az informatikai stratégiatervezési módszer végsõ kulcsterméke a rangsorolt projektspecifikációk rendszere. Ezek valójában azoknak az informatikai projekteknek a leírása, melyeket a stratégiai tervezés idõtávlatában meg szeretnénk valósítani. Mint az már korábban említésre került, a kényelem kedvéért a projekteket hat típusba soroljuk:

Fejlesztési projektek

mint például:

új számítógépes rendszerek létrehozása,
meglevõ nagyobb számítógépes rendszerek továbbfejlesztése,
régi, nem-integrált adatszervezés kiváltása adatbázistechnológiával,
meglevõ mûködõ rendszerekre épülõ adatkinyerõ rendszerek építése döntéselõkészítés támogatása végett,
programcsomagok beszerzése és alkalmazása.

Megvalósíthatósági tanulmányok

például az alábbi területeken:

a célok eléréséhez kapcsolódó legjobb megoldások értékelése,
a javasolt tevékenységek részletes elemzése a felmerülõ költségek és hasznok szempontjából,
a technikai megvalósíthatóság és a felhasználói igények költségvonzatainak értékelése.

Mûszaki értékelések

mint például:

hardver stratégiák elemzése,
hálózati megközelítések elemzése,
adatbáziskezelõ kiválasztása,
módszer, eszköz és technika értékelés,
fejlesztõeszközök értékelése.

Technológia bevezetés

az alábbi területeken:
irodaautomatizálás,
lokális hálózatok,
hardver,
CAD/CAM, GIS alkalmazások,
adatbáziskezelõk,
hálózat,
rendszerszoftver.

Szervezeti változások

Adatirányító (menedzselõ) funkció létrehozása.
Felelõsség kiosztása az adatokért és a rendszerekért
Az alkalmas informatikai irányítási stratégiák betartatását elõsegítõ mechanizmusok kiépítése.
Az informatikai fejlesztések kivitelezési, irányítási, tervezési módjának megváltoztatása.

Módszer, szabvány és koncepció bevezetése

Lehetséges területek:

Elemzési és tervezési módszerek,
4. generációs nyelvek,
minõségellenõrzõ és minõségfelügyeleti programok elindítása,
programozási technikák,
adatkezelési módszerek és eszközök,
minõségirányítási programok.

Projektleírások

Minden egyes projekt esetében az eddig feljegyzett adatok kiegészítésre kerülnek az alábbiakkal:

a fejlesztési fázis megadása,
a projekt rövid leírása, a kritikus felhasználói igényekre történõ utalással,
a költségek, hasznok és fejlesztési erõforrásigények áttekintõ értékelése, valamint a rangsorolásban felhasznált projektmegtérülési érték,
a kockázatelemzés eredménye (a rangsorolási folyamat során történt meg),
ahol szükséges, annak magyarázata, hogy milyen rendszerre ható erõket támogatna a projekt eredményeképpen megvalósuló rendszer,
ahol szükséges, annak ismertetése, hogy milyen mûködési tevékenységeket támogatnak milyen projekttel, és vajon ezek a tevékenységek magas költséggel, hozzáadott-értékkel és információtartalommal bírnak-e.

Fejlesztési fázisok

A kezdeti tervezés során a fejlesztési projektspecifikációkat fejlesztési fázisokba soroltuk.

Ezek általában a projektek indítási idõpontján alapulnak. Az elsõ fázisban jellemzõen azok a projektek kerülnek, melyek 0-6 hónapon belül indításra kerülnek, a második fázisban a 7-12. hónapban indulók, a harmadik fázisban a 13-18. hónapban indulók.

Érdemes megjegyezni, hogy a fázisok nem feltétlenül követik pontosan a rangsort. Egy olyan projekt, mely várhatólag sokáig tart, de viszonylag alacsony a prioritása, elindítható a korai fázisban annak érdekében, hogy kellõ idõben rendelkezésre álljon.

További jelentések

Minden egyes projektspecifikáció legalább egy kulcsfeladat-kitûzéshez kapcsolódik. Minden egyes kulcsfeladat-kitûzés egy kulcscélhoz kapcsolódik, és a kulcscélok kritikus sikertényezõkhöz fûzödnek.

A felhasználó kérheti annak bemutatását, hogy egy projektspecifikációhoz milyen kapcsolódó feladatkitûzés, cél és kritikus sikertényezõ tartozik.

Adatmodellek

A végsõ jelentés négyfajta adatmodellt fog tartalmazni:

a jelenlegi környezet logikai leírását (PDM),
az ideális környezet logikai leírását (IDM),
több átmeneti adatmodellt, melyek mutatják a jelenlegi és az ideális közötti lépéseket,
kiinduló fizikai terveket, melyek ismertetik az átmeneti adatmodelleknek adatbáziskezelõvel, vagy fájlkezelõvel történõ megvalósítását.

Fizikai adatmodell

A PDM egyetlen vagy több összevont (clustered) adatmodellbõl áll. Általában egy függelék tartalmazza lényegi egyed/csoport hívatkozásokat. A PDM diagrammon túl, elkészül egy áttekintõ, adatokkal kapcsolatos problémákat leíró jelentés. A jelentésben kiemelésre kerül:

magyarázat a modell(ek)hez, ha szükséges,
az adatismétlõdés és adatredundancia fõbb területei,
fõbb változtatandó területek, a megfelelõ projekt specifikációk,
javasolt változtatások a PDM és IDM összehasonlítása alapján.

Ezenkívül, amennyiben ez gyûjtésre került, az egyedekkel kapcsolatos programok/tranzakciók is mellékletbe kerülnek. Ezt az információt akkor fogjuk használni, amikor meg kell fontolni egyes jelenlegi rendszerek kiváltását az adattervezés során.

Ideális adatmodellek

Az IDM vagy egyetlen modellként, vagy több almodell képében készül el. Az egyed/csoport hívatkozás függelékbe berül.

Az IDM csoportosítása kiterjesztésre kerül a részadatbázisok és a hozzájuk tartozó egyed alstruktúrák ismertetésével.

Átmeneti adatmodellek

Minden olyan projektspecifikáció, mely fejlesztési projektet takar, eredményezhetné egy átmeneti adatmodell elkészítését. Ahelyett azonban, hogy sok átmeneti adatmodellt készítenénk, egyet készítünk minden egyes fázishoz. Egy három fázisból álló projekt esetében általában három átmeneti adatmodell készül el. Lehetnek azonban olyan esetek, amikor egyes különösen nagy vagy stratégiai jellegû projektek szükségessé teszik egy saját átmeneti adatmodell létrehozását.

Ha a TDM-kben adatcsoportosítási technikát alkalmaztuk, akkor a csoport/egyed kereszthívatkozások függelékbe kerülnek.

Minden egyes átmeneti adatmodellhez hozzátartozik az alábbiak rövid leírása:

az átmenet a PDM-tõl az IDM-be,
az áthidaló stratégiák, ha az szükséges (hivatkozásokkal a megfelelõ projektspecifikációkra),
milyen módon fog a konverzió és bevezetés megtörténni (hivatkozásokkal a megfelelõ projektspecifikációkra),
az egyedi adatirányítási (menedzsment) problémák és megoldásokra történõ utalások.

Kiinduló fizikai tervek

Néha elõfordulhat, hogy a felhasználók az átmeneti adatmodelleket, vagy bizonyos részeiket fizikai tervezési formában is meg szeretnék kapni. Ezeket a szokásos konvertálási 'ökölszabályok' végrehajtásával kaphatjuk meg.

A fizikai modellekhez fûzött megjegyzések utalnak arra, hogy

a jelenlegi adatmegvalósítást változatlanul használják-e,
módosítások szükségesek a jelenlegi adatszerkezetben,
új szerkezeteket kell hozzátenni a meglevõkhöz.

Kiegészítõ jelentések

Az informatikai stratégiatervezési projekt legfontosabb megállapításait rögzítõ, eddig ismertetett dokumentumokon kívül további kiegészítõ jelentéseket is el lehet készíteni. Ezek közé tartozik:

kritikus sikertényezõk, a kapcsolódó kulcscélokkal és feladatkitûzésekkel,
minden egyes mûködési területre az alkalmazott mûködési stratégia,
minden egyes mûködési területen a választott informatikai irányítási stratégia. Amennyiben a jelenlegi stratégiának a változtatását írtuk elõ, akkor hívatkozni kell a megfelelõ projektspecifikációkra.

Háttéradatok

További, a stratégiai terv készítése során felhasznált információkat is mellékelhetünk. Ezek közé tartozhat:

az egyes mûködési területek felsorolása, az ott érvényes kritikus sikertényezõkkel, tevékenységekkel és rendszerekkel,
szervezeti hierarchiaábra, és a megfelelõ mûködési területek,
stb.

Elõírt termékek

Az irányelvekben felsorolt jelentések közül végsõ formába kell önteni az összes, az adat- és követelménytervezés egyeztetésénél érintett dokumentumot, úgymint: a "Projektállomány, "Az irányítási és áttérési tervek", és az "Irányítási és mûszaki koncepciók" c. jelentéseket. (Ezeknek a jelentéseknek az elkészítésében a projektspecifikációkra támaszkodtunk.) Ha ezek a jelentések végleges formájukat már elnyerték, ezután befejezhetõ az "Erõforrás-, finanszírozás- haszonkimutatások", valamint a "Gazdaságossági mérleg és befektetésindoklás" összegzõ dokumentumok elkészítése is.

"A stratégiai tanulmány" tartalma a már ismertett dokumentumok összefoglalása: a szervezeti-mûködési leírás, a jelenlegi rendszerek és a lehetséges alkalmazások együttes áttekintése. A stratégiai tanulmány tartalomjegyzékére részletes ajánlást tartalmaz az irányelveket ismertetõ kézikönyv A. függeléke. Ez a tartalomjegyzék tartalmaz egy olyan fejezetet, mely az elõrelépés alternatíváit taglalja. Az alternatívák megjelenésének az az oka, hogy amennyiben külsõ személyek készítenék el a stratégiai tanulmányt, akkor a vezetés világosan lássa a lehetséges utakat, és a közöttük történõ döntés joga és felelõssége ne kerülhessen a szervezeten kivûlre. Az itt ismertetett módszer erõsen épít a szervezet saját személyi állományának aktív részvételére, ezenkívül a vezetés rendszeres, szoros kapcsolatban áll a stratégiatervezési projekttel a zsûrizési mechanizmuson keresztül. Ezért a módszer szószerinti alkalmazása során nem készülne olyan alternatívákra tagolt dokumentum, mely döntéselõkészítõ célokat szolgálna, hiszen az alternatívák közüli választás egyrészt a szemlézési mechanizmussal (a Zsûri felelõsségével), másrészt a vezetés részvételével a közös feladatkitûzõ üléseken valósul meg. Ez a megközelítés egyszerûbb, takarékosabb és a vezetés nagyobb mérvû elkötelezettségével jár, feltétele a saját személyzet minél nagyobb fokú bevonása a Munkacsoportba.

Ha a stratégiatervezési projektet szerzõdéses tevékenység keretében külsõ vállalkozókra bízzák, vagy a Megbízó az irányelvek szerint eredetileg elõírt termékbontást látott szükségesnek, akkor ezt a stratégiatervezési projekt indításakor figyelembe kell venni, és alternatívákat tartalmazó jelentéseket kell elkészíteni.

"A stratégiai irányvonal" c. jelentés az irányelveket tartalmazó dokumentum alapján készítendõ el a stratégiatervezés végén, a Zsûri által elfogadott stratégiai tanulmányból kiindulva. Nagyon fontos az, hogy ez a vezetõknek szánt jelentés jó minõségû legyen, a vezetés számára értelmezhetõ, rövid, a szakzsargont mellõzõ stílusban kerüljön megfogalmazásra.

Vezetõi szemle

Az informatikai stratégiai terv elkészültét egy átfogó szemle követi. Ez eredményezheti azt, hogy a terv egyes részei további tisztázásra igényelnek, egyes területei átdolgozásra szorulnak, illetve a projektspecifikációk rangsora felülvizsgálatra kerül.