A kinduló terv elkészítése

Bevezetés

• fejlesztési projektek esetében a kritikus igények és lehetséges megoldásaik rögzítését,
• költség/haszon elemzési adatok elõállítását,
• a projektek pénzügyi értékelését,
• az érintett mûködési területekkel történõ kereszthívatkozás elkészítését,
• az érintett jelenlegi és jövõbeli rendszerekkel történõ kereszthívatkozások elkészítését.

• egy konkrét rendszerre vagy szervezeti változásra vonatkozó, több feladatkitûzés összevonható egyetlen projektspecifikációba,
• azok a bonyolult feladatkitûzések, melyek tevékenységei várhatólag idõben elhúzódnak, több projektspecifikációra is felbonthatók.

Projektspecifikációk

Hatféle projektspecifikációt különböztetünk meg:

• fejlesztési projektek (új vagy meglevõ rendszerek módosítása)
• megvalósíthatósági tanulmányok,
• mûszaki értékelések,
• technológia bevezetés,
• szervezeti változások,
• módszer, szabvány és koncepció bevezetése.

Amikor a projektspecifikációk elkészültek és rangsorolásra kerültek, akkor a Zsûri elé kerülnek szemlére. A szemle eredményeképpen:

• hozzá lehet adni és/vagy el lehet törölni projektspecifikációkat,
• módosítani lehet tartalmukat,
• módosítani lehet a rangsort.

Projektspecifikációban szereplõ adatok

• a projekt megnevezését,
• leírását,
• célkitûzéseit,
• rangsorban elfoglalt helyét,
• hogy melyik fázisban valósul meg,
• az igényelt erõforrásokat,
• a ráfordítandó idõt,
• költség- és haszonelemzési adatokat (a megtérülési értéket),
• kockázatelemzési adatokat,
• felhasználókra és a szervezetre gyakorolt hatásokat,
• kritikus igényeket,
• a támogatott célokat és kritikus sikertényezõket
• számbajövõ problémákat.

Kritikus igények

Fontos, hogy amikor fejlesztési projekteknél a felmerülõ kritikus igények vizsgálatakor

• figyelembe kell venni a felhasználó igényeinek fontosságát, azaz mennyire fontos egy igény a mûködés szempontjából,
• értékelni kell minden igény valóságosságát, azaz egy igény kielégítése milyen következményekkel jár a mûködésre? Mennyire értékesek a lehetséges javulások?
• Fel kell ismerni, hogy az igények súlya és fontossága különbözõ. Gyakran esnek abba a hibába, hogy úgy vélik: öt felhasználói igénybõl négyet megvalósító rendszer automatikusan jobb egy olyan megoldással szemben, ahol csak két igényt elégítenek ki az ötbõl. Ha van egy meghatározó az öt igény között, akkor az a jobb megoldás, mely lefedi ezt a meghatározó igényt.

1 = feltétlenül szükséges.
2 = nélküle a projekt értékelése, fontossága megváltozna.
3 = kulcsfontosságú, elhagyása a felhasználókkal történõ konzultációt igényelne.
4 = hasznos, de nem életbevágó.
5 = jó, ha van.

Költség/haszon elemzés
Jelenértékszámítás

Az alábbiakban ismertetjük a projekt jelenérték-számítási technikát (Net Present Value per Capita).

A technika figyelembe veszi a projekt 'diszkontált' (diszkont kamatlábbal módosított) értékét a hasznosulás évei (vagy a rendszer) élete alatt. Ezek után egy projektmegtérülési mutatót számít ki a a projekt jelenértékének a fejlesztésre fordított emberévekkel történõ elosztása által. Ez a megközelítés elõnyben részesíti azokat a fejlesztéseket, amelyek idõben rövid lefutásúak. A következõ oldalon található kalkulációs formalap lehetõvé teszi a számítások egyszerû elvégzését.

Hasznok

• Kézzelfogható haszon: a tényleges realizálható bevétel.
• Költségmegtakarítás: olyan költségek, melyek akkor merülnének fel, ha a projekt nem valósul meg.
• Csökkentett mûködési költségek: a jelenlegi, kiváltandó rendszer üzemeltetésébõl származó költségek.
• Nem kézzelfogható elõnyök: opcionális mezõ. Az olyan megfoghatatlan elõnyök számára van fenntartva, mint pl. 'jobb személyzeti morál', mely önmagában nehezen fejezhetõ ki költség formájában. Dönthetünk azonban úgy, hogy ennek ellenére számszerûsítjük, pl. tegyük fel: a jelenlegi személyzet változási aránya 20% évente, ami évente 4 fõ toborzását jelenti. Ha az új rendszer ezt 10%-ra csökkentené, akkor évente csak két új ember kellene. Ha kiképzési, betanítási költségek 100.000 Ft-ra rúgnak személyenként, akkor nem kézzelfogható elõny címszó alatt 200.000 Ft tüntethetõ fel.

Súlyozó tényezõk

• Jövõérték: elsõsorban megvalósíthatósági tanulmányok esetében alkalmazható, ahol a tanulmányból közvetlenül nem sok haszon származik, de a majdani megvalósításból származó elõnyök számottevõek lehetnek.
• Stratégiai fontosság: olyan opcionális kategória, ami lehetõvé teszi a stratégiailag fontos projektek elõnyben részesítését.
• Szociális tényezõ: közszolgálatban elõfordulhat, hogy a szociális vagy politikai nyomást ezen a tényezõn keresztül lehet érvényesíteni.

• Éves haszon pénzben kifejezve: teljes évre számított haszon Ft-ban.
• Diszkont kamatláb: a rendszer élete során használandó százalékérték.
• Hasznosulási idõ: azon évek száma, melyekre hasznot számolnak.
• Jelenérték 100.000 Ft-ban: a jelenértéket egy skálázási faktorral osztjuk.

Tegyük fel, hogy az elsõ évben a kézzelfogható elõnyök értéke 200.000 Ft. 15%-os diszkont kamatlábat választunk, és öt évig fog a rendszer üzemelni. Akkor

• Éves haszon: 200.000 Ft
• Diszkont kamatláb: 15%
• Hasznosulási idõ: 5 év
• Jelenérték : 200.000 * [(1/0.15) * (1-(1/(1+0.15))**5)] = 670.430
• Skálázott érték: 6.7
• (a "*" a szorzás, a "**" a hatványozás, a "/" az osztás jele.)

Költségek

• fejlesztési,
• hardver/szoftver,
• folyó költségek.

A bemutatott formalap természetesen csak példaként tekintendõ. Minden szervezetnek magának kell kialakítania az ott elfogadott értékelési módot. Ha egzakt, objektív mérõszámokat nem lehet kialakítani, akkor szövegesen kell egyfajta költség-haszonelemzést a projektspecifikációhoz csatolni.

Kockázatelemzés

A kockázatelemzõ formalap tartalmazza azokat a fõbb tényezõket, melyeket figyelembe lehet venni a kockázatelemzés során. A kockázati egységek meghatározása példaként kezelendõ.

Projektspecifikáció azonosítója:
Mûködési terület:
Rendszer:
Idõpont:
	KATEGÓRIA	ÉRTÉK	FORMULA	KOCK. EGYSÉG
A	Projekt költség		2 per 100.000 Ft-ként
B	Fejlesztési idõ (emberévekben)		1 emberévenként
C	Fejlesztési idõ (években, összes)		emberévek/évek
D	Felhasználó egységek száma		D értéke
E	Szerzõdõ felek száma		E értéke
F	Telepítési helyek száma		F/2 értéke
G	Képernyõk száma		G értéke
H	Új a technológia a szervezet számára ?	I vagy N	I = A értéke, N = 0
I	A felhasználók tapasztaltak ?	I vagy N	I = 0, N = A/5 értéke
J	Ismert funkcióról van szó ?	I vagy N	I = 0, N = A/5 értéke
K	Új-e a fejlesztési módszer ?	I vagy N	I = A/5 értéke, N = 0
L	Milyen a funkció (egyszerû, közepes, bonyolult) ?	E, K, B	K = A/2, K = A/5, E= 0
M			ÖSSZESEN (A-tól L-ig)
	KOCKÁZATI ÉRTÉK		M/2 értéke

A fenti formalap ismét csak példaként tekintendõ. Minden szervezetnek magának kell kialakítania egy kockázatértékelési módot. Hasonlóan a költség-haszon elemzéshez, ha egy ilyen számítás nem végezhetõ el, akkor ezt szövegben kell megtenni.

Projektértékelés

Minél nagyobb ez az érték, annál elõbbre kerül a rangsorban az egyéb tényezõk szempontjából azonos projektek között.

A kiinduló stratégiai terv véglegesítése

A szemle megállapításaitól függõen a munkacsoport további tisztázó munkálatokat végezhet és/vagy újra felállíthatja a rangsort.

Sok esetben a Zsûri a projektspecifikációk olyan ismételt rangsorba rendezését kéri, mely szubjektív szempontokat vesz figyelembe. Ez természetesen megoldható a megfelelõ súlyozási vagy szociális tényezõknek a növelésével vagy csökkentésével.

Ha már sikerült a rangsorolás tekintetében egyezségre jutni, a Zsûri úgy dönthet, hogy a projekteket fázisokba sorolja. A szokásos megközelítés a fázisba sorolásnál az idõbeni bontás, azaz azok projektek kerülnek az elsõ fázisba, melyek a következõ hat hónap során indulnak el, a rákövetkezõ hat hónapon belül indulók a második fázisba, és így tovább.

Ezek a fázisok szolgálnak majd alapul a stratégiai adattervezésben az átmeneti adatmodellek elkészítéséhez.

A vázlatos informatikai stratégiai terv kialakítása végén elõáll a jövõbeli informatikai projektek specifikációi a Munkacsoport, az interjúalanyok, a Zsûri és a Területi reprezentánsok számára. Ezeket a specifikációkat rangsorolták, a vezetés áttekintette õket, valamint fejlesztési fázisokba sorolták õket.

Természetesen ez még nem a végleges stratégiai terv, mert a stratégiai adattervezés kimenetele jelentõs mértékben befolyásolhatja a projektspecifikációkat, azok tartalmát és sorrendjüket.

Elõírt termékek

A "Projektállomány" jelentésnek megfeleltethetõ a fázisokba rangsorolt projektspecifikációk halmaza. A projektspecifikációk hivatkozásokat tartalmaznak az általuk támogatott szervezeti célokra. A projektek között lehetnek információs rendszereket megvalósító projektek, infrastruktúrális projektek, tanulmánykészítési és szervezési projektek, ami egyszerûen megfeleltethetõ a módszer szerinti projektbontásnak (fejlesztési projektek, technológia bevezetés és módszer, szabvány és koncepció bevezetése, megvalósíthatósági tanulmányok és mûszaki értékelések, szervezeti változások).

."Az irányítási és áttérési tervek" c. jelentés elkészítése során különösen az áttérési tervek elkészítéséhez felhasználhatók a módszer, szabvány és koncepció bevezetés típusú, valamint a technológiabevezetési típusú projektspecifikációk. Az irányítási terv esetében a fázisok leírásából kell kiindulni. és ennek alapján lehet a stratégia megvalósulásához kapcsolódó kulcstevékenységeket, eseményeket, függõségeket és határidõket felmérni. A terveknél ne feledkezzünk meg azok (szabad szöveggel történõ) értelmezésérõl!

Az "Irányítási és mûszaki koncepciók" c. jelentés tartalmát ki kell egészíteni a technológiabevezetési és szervezeti változás típusú projektspecifikációkban foglaltakkal. Ez a jelentés még bõvülni fog a módszer utolsó lépése során megfogalmazott koncepciókkal, melyek kidolgozásához nem volt szükség elkülönült projektre.