A jelenlegi rendszerek elemzése

A jelenlegi rendszerek elemzése

A mûködési területek és a tevékenységek elemzése után az õket támogató rendszerek kerülnek az érdeklõdés középpontjába. A stratégiai tervezés során a 'rendszer' szó utalhat információs rendszerre, mint például rendelésfeldolgozás vagy készletezés, vagy folyamatra, mely segíti a szervezetet funkcióinak az ellátásában, és az informatika az egyik meghatározó komponense. Ez utóbbira példa lehet egy irodaautomatizálási rendszer.

A rendszereket három szempontból elemezzük:

a jelenbeni/jövõbeli hatékonyság szempontjából,
a rendszerre ható erõk (service forces) szempontjából,
a rendszerre ható erõk segítésének módjai szerint.

Jelenbeni/jövõbeli hatékonyság szerinti rendszerkategorizálás

Az itt felhasznált technika a Boston-mátrix technikával azonos elveken alapul. A rendszerkategóriák mátrixában az egyik tengely a 'jelenlegi hatékonysághoz való hozzájárulás', a másik a 'jövõbeli hatékonysághoz való hozzájárulás' lesz.

Rendre megvizsgálva a rendszereket, azokat a mátrix azon négyzetébe kell "elhelyezni", amelyik legjobban illik hozzájuk. A kategorizálást el kell végezni mind a jelenlegi, illetve a tervezett rendszerek esetében. A besorolási folyamatát az alábbi két kérdés megválaszolása vezeti:

A rendszer jelenleg hozzájárul-e alacsony vagy magas hatékonyság eléréséhez az adott szolgáltatási területen ?
A rendszer a jövõben biztosíthat-e megnövelt hatékonyságot ?

Stratégiai

A stratégiai rendszerek azok, melyek ténylegesen befolyásolják a szervezet hatékonyságát, mind a jelenben, mind a jövõben.

Nagyreményû

A nagyreményû rendszerek általában bizonytalan kimenetelûek, legyenek akár új fejlesztések vagy meglevõ rendszerek. Ezeket a rendszereket a vezetõk vagy a felhasználók hasznosnak, de nem kritikusnak ítélik meg a mûködés szempontjából. A döntéstámogató vagy a statisztikai rendszerek gyakran ebbe a kategóriába esnek. Az ilyenek rendszerek figyelmet érdemelnek, mert egy esetleges fejlesztéssel stratégiaivá válhatnak.

Termelõ

A termelõ rendszerek általában az alapvetõ mûködést segítik, mint például a számlázás vagy a rendelések feldolgozása. Ebben az esetben a hangsúly olyan tevékenység támogatásán van, mely segíti a hatékonyságot.

Fenntartó

A fenntartó rendszerek azok, melyek nem tûnnek sem a jelenben, sem jövõben a hatékonyságot közvetlenül elõsegítõnek, habár szükségesek lehetnek a szervezet mûködéséhez. A bérszámfejtõ rendszerek például gyakran ebbe a kategóriába esnek.

Néhány példája az egyes kategóriákba esõ tipikus rendszereknek:

Stratégiai:

Adóbeszedés adófizetõknél
Közvetlen hozzáférést biztosító szolgáltatások
Automatizálás
Pénztárautomata (Point of Sale)
Telekommunikációs hálózat
Piacelemzõ rendszer
Ügynökségek/ ügyosztályok közötti adatmegosztás

Termelõ:

Pénzügyi ellenõrzés
Elõrejelzés/elemzés
Raktári rendszer
Megrendelések feldolgozása
Kinnlevõségeket kezelõ rendszer
Számlakezelõ rendszer

Nagyreményû:

Irodaautomatizálás
CAD/CAM
Döntéstámogatás
Statisztikai rendszer

Fenntartó:

Bérszámfejtés
Általános számvitel
Munkaerõ nyilvántartás
Állóeszköz nyilvántartás
Pénzügyi kimutatások

A fenti lista pusztán útmutatóként szolgál, de mindig szem elött kell tartani, hogy a rendszerek, vagy alkalmazások nem esnek eleve ugyanabba az egyik, vagy másik kategóriába. Ugyanannak a rendszernek a kategóriája változhat szervezetrõl-szervezetre !

Például a vendéglátóiparnak a szállodai szegmensében a kifinomult on-line foglalási rendszerek leginkább a stratégiai kategóriába esnek. A másik oldalon viszont ugyanezek a rendszerek a repülõtársaságok esetében inkább kiszolgáló típusú rendszerként mínõsithetõk. Csupán néhány repülõtársaság látja a foglalási rendszerének a javítását kulcsfontosságúnak a versenyképesség növelése érdekében.

A legtöbb szervezet azt gondolja, hogy a bérszámfejtõ rendszere általában a kiszolgáló kategóriába esik. Valószinûleg úgy okoskodnak, hogy ügyfeleik semmivel sem kapnak többet tõlük attól, hogy kitünõ a bérszámfejtõ rendszerük. Természetesen ez nem igaz olyan bankokra vagy szervezetekre, melyek az ilyen tevékenységeket szolgáltatásként nyújtják. Ilyen esetben a bérszámfejtés nagyreményûnek vagy talán stratégiainak is minõsíthetõ.

Fontos arra emlékeztetnünk, hogy a fenntartó rendszerek területén történõ további informatikai befektetések lehetõségét nem zárjuk ki. Az ilyen kategóriában a kiadások azonban a költségcsökkentést fogják elõirányozni. Ha egy szervezet alapszolgáltató, azaz az alacsony költségeken van a hangsúly, akkor a kiszolgáló rendszerek által nyújtott költségcsökkentés létfontosságú lehet.

A következõ ábra összefoglalja a rendszerkategóriakat, illetve a jelenlegi és a tervezett rendszerek jellegzetességeit, melyek az egyes kategóriákba esnek.

A késõbbiek során látni fogjuk, hogy létezik az informatikai irányítási stratégiáknak és a rendszerkategóriáknak egy ajánlott párosítása. A kétféle információ összegyûjtése után össze tudjuk majd vetni a szervezet jelenlegi helyzetét az elméleti ideális állapothoz képest.

Rendszerre ható erõk (service forces)

Ideális esetben a rendszereket olyan módon tervezik meg, hogy segítsék a szervezet hatékonyságának növelését, valamint a szervezet céljainak elérését. Az elemzések egyike arra vonatkozik, hogy a rendszerek vajon ezt segítik-e, és ha igen, akkor milyen módon. A feladat itt az, hogy eldöntsük minden egyes rendszerre ható erõ vonatkozásában, vajon segít-e a szervezetnek a rendszer, vagy sem.

A közigazgatásban ötféle rendszerre ható erõt különböztetünk meg, melyeket az alábbi ábrán szemléltetünk:

Beszállító

Egy rendszer vizsgálata esetén szeretnénk azt tudni, hogy a rendszer megváltoztatja-e a viszonyt a szervezet és a beszállítói között. Beszállítónak számít egy olyan alárendelt szervezet is, amely adatokkal látja el a vizsgálat alatt álló szervezetet.

A beszállító típusú erõk azonosítása során felteendõ kérdések közé tartoznak az alábbiak:

Javítja-e a rendszer a szervezet pozícióját a beszállítókkal szemben?
Segít-e a rendszer a beszállítási költségek csökkentésében?
Vonzóbb ügyféllé tesz-e minket a rendszer a beszállítók számára?
A rendszer általa lehetséges-e más/olcsóbb/gyorsabb/jobb beszállítókat választani?
Nyilvánvalóvá teszi-e vagy csökkenti-e a rendszer bizonyos beszállítandókra vonatkozó igény nagyságát?
Növeli-e a rendszer a beszállított dolgok minõségét?

Ügyfél

A szervezet hatékonyságának növelését gyakran az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások javításával lehet elérni. Az ügyfél szó itt azokat a (jogi vagy természetes) személyeket takarja, akik az egyes mûködési területeken nyújtott szolgáltatásokat igénybe veszik. Ezek lehetnek például adófizetõk, szociális juttatásokban részesülõk, avagy tárgyalásra váró személyek is.

Az ügyfél típusú erõk azonosítása során felteendõ kérdések közé tartoznak az alábbiak:

Igaz-e, hogy a rendszer gyorsabb szolgáltatást nyújt az ügyfelek számára?
Lehetõvé teszi-e számunkra a rendszer az ügyfél, illetve a hozzákapcsolódó ügyletek hatékonyabb nyomonkövetését?
Segít-e a rendszer abban, hogy az ügyfél az õt megilletõ teljeskörû szolgáltatást megkapja?
Segít-e bennünket a rendszer abban, hogy kiderítsük, vajon az ügyféllel szemben inkorrektül vagy helytelenül jártak el, vagy bármi egyéb gond merült fel az ügyféllel kapcsolatban?
Olyan információt nyújt-e a rendszer, mely az ügyfél és a szervezet kapcsolatát hatékonyabbá teszi?
Elõsegíti-e a rendszer az ügyfél költségeinek a csökkentését és/vagy javítja-e a szervezet megítélését az ügyfél szemében?

Megbízó

A 'megbízó' szó ebben a szövegkörnyezetben olyasmikre vagy valakikre vonatkozik, amik/akik ténylegesen finanszírozzák a mûködési területet. Ilyen lehet a kormány, egy minisztérium vagy akár az állam maga. A szervezet célkitûzéseitõl, küldetésétõl függõen lehetnek többé vagy kevésbé fontosak azok a rendszerre ható erõk, melyek segítik a megbízót. Egy végrehajtó környezetben, mint amilyen például az adók beszedése, a felügyeleti szerv tisztánlátásának a javítása fõ cél lehet.

A megbízó típusú erõk azonosítása során felteendõ kérdések közé tartoznak az alábbiak:

A rendszer valóban 'értéket a pénzért' szolgáltatásokat nyújt-e?
A mûködési terület ellenõrzési, beszedési, kikényszerítõ és felülvizsgáló jellegû mechanizmusait javítja-e a rendszer?
Segít-e a rendszer abban, hogy a Megbízó megkapja mindazon információkat és statisztikákat, melyek szükségesek a szervezet megítéléséhez?
A rendszer kellõképpen hajlékony-e, hogy alkalmazkodni tudjon a Megbízó által tervezett, a mûködési területre vonatkozó változtatások bekövetkezte esetében?
Összehasonlítható-e a rendszer a társszervezeteknél mûködõ hasonló rendszerekkel?

Ügyintézõ

Sok közigazgatási szervezetben a hatékonyságot lényegesen javítják az olyan rendszerek, melyek a szervezetbeli felhasználók (az ügyintézõk) munkavégzésének hatékonyságát jobbítják és készségeiket fejlesztik.

Az ügyintézõ típusú erõk azonosítása során felteendõ kérdések közé tartoznak az alábbiak:

Segít-e a rendszer az ügyintézõk teljesítményének növelésében?
A felhasználók számára sikerélményt ad-e a szervezetbeli tevékenységük ellátása során, illetve a felmerülõ problémák kezelésében a rendszer használata?
A felhasználók számára vajon a rendszer kellõ idõben szállítja-e a pontos információkat?
Megszüntet-e a rendszer unalmas és ismétlõdõ jellegû munkákat?
A rendszer elõsegíti-e új munkaerõ toborzását és a régiek megtartását?

Társszervezet

A társszervezet szó olyan csoportokat, minisztériumokat vagy hivatalokat jelent, melyekkel a szervezet együttmûködni, adatokat vagy esetleg szolgáltatásokat megosztani kíván.

A társszervezet típusú erõk azonosítása során felteendõ kérdések közé tartoznak az alábbiak:

Olyan kapcsolatok épít fel a rendszer, ahol lehetõség nyílik a szervezetek közötti adatcserére?
A rendszer architektúrája lehetõvé teszi-e a társszervezetek szolgáltatásainak, eljárásainak, hardver és szoftver eszközeinek használatát?
Vagyunk-e abban a helyzetben, hogy csökkentenénk a költségeket és/vagy növelnénk a hatékonyságot azáltal, hogy résztveszünk valamilyen társszervezeti együttmûködésben?
Olyan szintû-e a de facto és egyéb szabványok helyi bevezetésének a szintje, hogy személyzetet tudnánk átvenni a társszervezetektõl, ezáltal jelentõs megtakarítást elérve a kiképzési és betanítási költségek területén?
Olyan jól szervezett-e a szervezet, hogy szabványok bevezetése nem fog komoly elvándorlást eredményezni a személyzet sorai között?

Támogatási kategóriák azonosítása

A támogatási kategóriák azt írják le, hogy a rendszerek a rendszerre ható erõket hogyan támogatják. Az alábbi ábra nyolc támogatási kategóriát különböztet meg.

Annak megállapításán túl, hogy milyen erõket támogat egy rendszer, azt is meg kellene állapítanunk, hogy mennyire támogatja azokat.

A támogatási kategóriák számos további alkategóriába oszthatók, melyeket az alábbiakban ismertetünk.

Költség

KCS: költségcsökkentés a szervezetnek

KCK: költségcsökkentés külsõ félnek, például beszállítóknak, ügyfeleknek, minisztériumoknak stb.

TAN: takarékosság nagyban (economies of large scale), azaz már végrehajtott beruházásokból származó eredményeket (nyereség, hatékonyság növelése, stb.) az eredeti befektetés töredékéért tovább lehet fokozni az ide irányított további beruházásokkal, pl. informatikai fejlesztések, stb.

TAK: takarékosság kicsiben (economies of small scale), például lehetõvé teszi a kisvolumenû rendeléseket

OPT: optimalizálás, például szállítás mennyiségét, ügyek számát, emberi erõforrással kapcsolatos igényeket.

Információ

JIS: jobb információ a szervezetnek.

JIK: jobb információ külsõ félnek, például a szervezet kihelyez terminálokat más szervezetekbe.

Specialitás

SSS: speciális szolgáltatás, tulajdonság (feature) a szervezetnek.

SSK: speciális szolgáltatás, tulajdonság (feature) külsõ félnek.

NSM: nem szokványos megoldás vagy szolgáltatás, például telefonos 'hot-line', ÁFA visszatérítések gyors intézése bizonyos esetekben, különleges engedélyek kiadása stb.

Technikai

MJR: mûszaki jellegû rugalmasság.

KÖK: kommunikációs és összeköttetési szolgáltatások.

AHF: adatok hozzáférhetõsége.

Szolgáltatás

JSS: jobb szolgáltatás a szervezetnek.

JSK: jobb szolgáltatás külsõ félnek, például gyorsabb kézhez juttatása kérelmeknek vagy iratoknak.

Védelem

SJV: a szervezet jogainak védelme.

KJV: külsõ fél jogainak a védelme, például általános vagy alkotmányos szabadságjogok érvényesítése, jogszabályoknak történõ megfelelés stb.

Gyorsaság

GMS: gyors megoldás (szolgáltatás) a szervezetnek, például gépjármû-adatok rendõrség számára történõ visszakeresése, helyfoglalási rendszernek küldött válasz stb.

GMK: gyors megoldás (szolgáltatás) külsõ félnek, például a Parlamentben feltett kérdésekre adott válaszok, belépõjegyek nyomtatása stb.

Változtatás

GRV: gyors reagálás a világban, a környezetben bekövetkezõ változtatásokra, például új adótörvények, új termékek kezelése, biztosítási politikára, politikai változások (mint választások) stb.

Rendszerkategóriák összefoglalása

Az alábbi ábra összegzi a rendszerek terén végzett kategorizálásokat.