Bevezetés

Az informatikai stratégiai tervezés folyamatának áttekintése

Az itt ismertetésre kerülõ informatikai stratégiatervezési módszer öt szakaszból áll, úgymint:

• tervezés és behatárolás,
• alapadatgyûjtés,
• stratégiai követelménytervezés,
• stratégiai adattervezés,
• részletes terv elkészítése.

Megjegyzendõ, hogy a "stratégia" szó több szövegkörnyezetben is megjelenik majd, más-más jelentéstartalommal. A "szervezeti stratégia" jelentése a vizsgált szervezet mûködésére, céljainak megközelítésére vonatkozik, ennek része a szervezet "informatikai stratégiája". A szervezet mûködési területein a "mûködési stratégiák" érvényesülnek, melyek a terület mûködésére, a szolgáltatások nyújtásának természetére jellemzõ. Végül a mûködési terület vezetése hozzáállásának módját az informatikához az "informatikai irányítási stratégia" fedi le.

A kézikönyvben ismertetésre kerülõ módszer megfelel 'Az informatikai stratégia kialakításának és megvalósításának irányelvei' c. dokumentumban leírtaknak. A továbbiakban az "irányelvekre" történõ hívatkozások mindig az említett kiadványban foglaltakra vonatkoznak.

A módszer megértéséhez szükséges négy alapfogalom bevezetése, melyek az alábbiak:

• Mûködési terület: a szervezet önmagában vizsgálható része, melyet az általa a külvilágnak nyújtott szolgáltatásai különböztetnek meg más mûködési területektõl. A módszer alkalmazása során a szervezetet mûködési területekre bontva fogjuk vizsgálni.
• Kritikus sikertényezõ: a szervezet törekvéseit megfogalmazó állítás. Olyan dolgot ír le, melyet ha nem jól csinálnak, az alapvetõen befolyásolja a szervezet teljesítményét és külsõ megitélését. A kritikus sikertényezõk összegyûjtése és jóváhagyása az informatikai stratégiatervezés határain túl mutat. A kritikus sikertényezõk írják majd le magas szinten a szervezeti-mûködési célkitûzéseket.
• Cél: a szervezeti-mûködési törekvések megfogalmazásaiból levezetett mérhetõ és ellenõrizhetõ követelmény, szükséglet vagy célkitûzés. A kritikus sikertényezõkhöz kapcsolt célokat használjuk fel arra, hogy el tudjuk dönteni, vajon sikerült-e a szervezeti célokat megvalósítani.
• Feladat: a célok megvalósítását elõsegítõ informatikai tevékenység. Miután a célok meghatározásra kerültek, feladatkitûzésekké kell átalakítani õket. A feladatkitûzések kifejezetten informatikai jellegûek. Az informatikához nem kapcsolódó feladatok nem tartoznak hozzá az informatikai stratégiatervezéshez.

Tervezés és behatárolás

• Szervezeti kiterjedés: a vizsgálandó szervezetnek mely részeire fog a tervezés kiterjedni?
• Kapcsolat tervezési ciklusokkal: a viszony: milyen a más tervezési ciklusokhoz az informatikai stratégiatervezésnek a viszonya?
• Projekt megközelítés: mi a megfelelõ módszerbeli indulási pont? Induljunk el a 'Az informatika jelenlegi stratégiai felhasználása', vagy 'Az informatika jövõbeli stratégiai felhasználása', vagy a 'Stratégiai adattervezés' szakasztól?
• Témakör kiterjedés: a tervezést leszûkíthetjük bizonyos témakörökre. Például lehetséges, hogy egy szervezeten belül csak a pénzügyi területet vizsgáljuk.
• Idõtávlat: milyen idõtávra fog az elkészítendõ terv vonatkozni? Ritkán érdemes három évnél rövidebb, illetve öt évnél hosszabb idõre tervezni.
• Terv: amikor az informatikai stratégiatervezési projekt idõtávlata és kiterjedése már tisztázott, akkor egy részletes projekttervet kell elkészíteni. A tervben fellelhetõ lesz:
  • a projekt elfogadott megközelítése,
  • az interjúalanyok személyei,
  • az elõzetesen meghatározott projektszerepek betöltõinek a nevei,
  • a vizsgálandó területek felsorolása,
  • a projekt során alkalmazandó technikák meghatározása,
  • részletes tevékenységterv,
  • a technikai személyzet nevesítése, és legalább egy nem számítástechnikai szakember kinevezése, ideális esetben projektirányítóként,
  • a projekt tervezett határideje,
  • oktatási/tanácsadási szükségletek megbecslése, nevesítése.

Adatgyûjtés

• szervezeti egységek, pl. pénzügy, személyzeti osztály stb.
• szervezeti struktúra,
• kulcsemberek és szerepük a szervezeti egységekben (az interjúk számára).
• mûködési területek,
• funkciók és tevékenységek, pl. szerzõdéskötés, készletfeltöltés,
• létezõ és fejlesztés alatt álló számítógépes rendszerek,
• rendszerek/tevékenységek/mûködési területek közötti kereszthívatkozások,

Stratégiai követelménytervezés

• Az informatika jelenlegi felhasználásának elemzése a szervezeten belül.
• Elemzési technikák, interjúk és az elsõ lépés eredményeinek a felhasználásával a rangsorolt szervezeti célok egy halmazának, illetve a célok elérését lehetõvé tevõ informatikai feladatkitûzések azonosítása.
• A szervezet által megvalósítandó, rangsorolt projektspecifikációk formájába történõ átalakítása az elsõ két lépés eredményeinek.

Az informatika jelenlegi felhasználásának elemzése

A vizsgálatokat a mûködési területek, a területeken végzett tevékenységek és a tevékenységek elvégzését segítõ rendszerek tekintetében végezzük el. A vizsgálatok után több lényegi megállapítás születik majd meg. Ezek közé tartozik:

• a jelenleg érvényes mûködési stratégiák felmérése,
• a mûködési területek fontosságának megállapítása a szervezet számára,
• az a mód, ahogy a vezetés jelenleg kezeli az informatikát,
• azoknak a tevékenységeknek az értékelése, amelyekre érdemes tûnik informatikai támogatást biztosítani.
• a jelenlegi rendszerek szerepe és hatékonysága,

Az informatika jövõbeli szerepének elemzése

• A szervezet jelenlegi mûködési módjának, stratégiájának átbeszélése a felsõ vezetéssel.
• A mûködési területek kritikus sikertényezõinek az egyeztetése vagy azonosítása, valamint a kritikus feltételezések feltérképezése.
• A mûködési területeken stratégiai elemzés végzése azért, hogy megállapíthassuk, hogy az információtechnológiát hol és hogyan lehetne használni úgy, hogy ebbõl a lehetõ legnagyobb haszon származzon.
• Az információtechnológia költséghatékony alkalmazási módjainak a meghatározása minden egyes mûködési területre.
• A kulcsszereplõkkel struktúrált interjúk lefolytatása, melynek során megállapításra kerülnek:
  • a szervezeti célkitûzések, melyeknek közük van a hatékonyság javításához,
  • azok az elképzelések a jövõrõl, melyek mérhetõ, igazi célokat fednek,
  • azok az informatikai tevékenységek, melyek szükségesek a célok eléréséhez.

• fejlesztési projekt,
• megvalósíthatósági tanulmány,
• mûszaki értékelés,
• technológia bevezetés,
• szervezeti változás,
• módszer, szabvány és koncepció bevezetése.

• a szervezet mûködési stratégiájának megfelelnek,
• a hatékonyság növelése, annak támogatásának szempontjait figyelembevevõ megfontolások eredményeképp születnek meg,
• olyan tevékenységekre koncentrálnak, melyek informatikával történõ támogatásából a szervezet leginkább elõnyt fog élvezni, amennyire ez lehetséges.

Kezdeti terv elkészítése

Stratégiai adattervezés

• az ideális adatmodell felállításából,
• a fizikai adatmodell megszerkesztésébõl,
• adatáttérési terv elkészítésébõl.

Ideális adatmodell felállítása

Az IDM a szervezet valóságos, 'generikus' adategyedeit (amikrõl adatokat tárolnak, pl. bûnözõ, beteg stb.) és a közöttük levõ kapcsolatokat szemlélteti. Ez valójában egy ideális, elképzelt állapot logikai szemléltetése.

A gyakorlatban az IDM elérése csupán egy idealizált cél, melyet nem lehet költséghatékonyan megvalósítani. Az adattervezési folyamat rákényszeríti a tervezõt arra, hogy a modell megvalósítási költségeit és a megvalósításból származó elõnyöket értékelje, és segít egy megfelelõ kompromisszum kialakításában.

Az IDM jellegzetességei az alábbiak:

• a stratégiatervezési projekt kiterjedésében levõ összes rendszer összes adatát együtt kezeli,
• nincs benne redundancia,
• kizárólag logikai leírást tartalmaz, a fizikai megvalósítás megszorításaitól független,
• tartalmazza a szervezet meghatározó, generikus adategyedeinek a meghatározását.

Fizikai adatmodell megszerkesztése

Nem sok értelme van pusztán egy ideális, megcélzott állapot bemutatásának a vezetés számára, ha egyrészt nem vagyunk képesek rámutatni arra, hogy a jelenlegi állapot miben különbözik az ideálistól, másrészt hogy hogyan fogunk áttérni az elképzelt, ideális állapotra.

A változásra tervezés alapproblémája, hogy hacsak nem egy 'õsrobbanás' (teljes 'tabula rasa') jellegû fejlesztéssel állunk szemben, akkor a jelenlegi helyzet letisztult képével kell rendelkeznünk annak érdekében, hogy meg tudjuk tervezni a módosítások végrehajtását.

Sok szervezetben az adatok jelenlegi szerkezetének ismerete meglehetõsen felületes és ködös. Könnyen elképzelhetõ, hogy a szervezetben állományok zagyvaléka található, melyek információtartalma meglehetõsen redundáns és többértelmû.

Az elhúzódó problémák Pandora-szelencéjének felnyitása mindig hálátlan feladat, és a fejlesztõk érthetõ módon húzódoznak attól, hogy túl sok erõfeszítést öljenek bele olyan rendszerek dokumentálásába, melyekrõl köztudott dolog, hogy kiváltásra fognak kerülni.

Amire tehát szükség van, az egy viszonylag kis ráfordítást igénylõ módja a meglevõ, 'implementált' adatszerkezet leírásának. Az ismertetésre kerülõ stratégiatervezési módszerben ez az ún. fizikai adatmodellezési technika keretein belül kerül megvalósításra.

Több lényeges szempont került figyelembevételre a technikában.

• Ha viszonylag kézenfekvõ szabályokat és technikákat használunk, úgy az adatmodell elkészítése meglehetõsen egyszerû.
• A modell elkészítése nem igényel túlzott idõ- és erõforráslekötést.
• A fizikai adatmodell (Physical Data Model - PDM) a jelenlegi adatszerkezetnek logikai leírását nyújtja. Így a Munkacsoport tagjai az éppen használatos állománykezelõ és/vagy adatbáziskezelõ technikai részleteinek ismerete nélkül is tudnak modellezési tevékenységeket folytatni.
• Az alkalmazott állománykezelõ és/vagy adatbáziskezelõ eszközök keverékétõl függetlenül, a PDM egységes logikai leírási módot használ az egyedek és a közöttük levõ adatkapcsolatok szemléltetésére.
• A PDM felszínre hozza az adatredundanciákat illetve más, meglevõ rendszerekben rejlõ problémákat.
• A PDM kiindulási alapot képez az adatáttérési terv elkészítésére, mely a redundanciák eltüntetésére és egy egységes adatkörnyezet megteremtésére irányul.

Kivonatos adatmodellek

Ennek a technikának az a lényege, hogy útmutatókat ad arra, hogy egy adatmodellt hogy lehet kezelhetõ méretûvé 'összenyomni'. A technika ezenkívül olyan szabályokat is rendelkezésünkre bocsájt, melyek azt írják le, hogyan lehet az adatcsoport-modellezés elveit a részadatbázisok (subject databases) meghatározásakor felhasználni.

Az adattervezési módszer ezenkívül még segítséget ad az adatelosztás (data distribution) típusainak meghatározásában, annak elemzésében.

Adatáttérési terv

A következõ feladat annak meghatározása, hogy a szervezet milyen módon fog a jelenlegi helyzetbõl az ideális irányában a lehetõségekhez képest minél 'közelebb' elmozdulni.

Várhatóan a jelenlegi helyzetbõl az ideálisra történõ áttérés belsõ 'lépcsõfokokon' keresztül fog megtörténni. A módszer elõírásai szerint minden ilyen belsõ lépcsõfokot egy átmeneti adatmodell (Transition Data Model - TDM) ír le. Egy ilyen modell egy féltõl egyéves idõtartamig terjedõ fejlesztés eredményeit fogja felölelni. Az utolsó átmeneti modell lesz a cél, amely rendszerint 'közel' lesz az ideálishoz.

A célzott modellt a jelenlegi adatszerkezetben rejlõ problémák azonosításával, valamint annak értékelésével származtatjuk, hogy a kiinduló vázlatos informatikai stratégiai tervben szereplõ szükségletek milyen módon érhetõk el az ideális adatszerkezet által.

Összefoglalva, az adattervezési folyamat tartalmazza :

• A projekt kiterjedésébe esõ mûködési területeknek a vizsgálatát egy olyan áttekintõ és precíz adatmodell elkészítése által, mely megfelel a szervezet feladatainak, nem tartalmaz redundanciát, ellentmondásokat vagy fizikai jellegû megszorításokat.
• A szervezetbeli jelenleg megvalósított adatszerkezetek vizsgálatát, melyekbõl alkalmas szabályok alkalmazása után a jelenlegi adatmodell leírásához jutunk. Ez a modell várhatólag átfedéseket, inkonzisztenciát és eltéréseket fog kimutatni a szervezeti szükségletek és a meglevõ adatmegvalósítások között.
• Megfontolását egy tudatosan irányított (menedzselt) adatkörnyezetbõl adódó következményeknek. A menedzselendõ környezet elemei közé tartoznak az adatelosztás, részadatbázisok, adatbáziskezelõrendszerek és adatszervezés területei.
• A jelenlegi és az ideális adatmodellek összevetését, a problémák és különbségek felfedését. Ez utóbbi folyamatnak, a tudatosan irányított adatkörnyezet elérését célzó meggondolásoknak, és a kezdeti projektspecifikációknak az alapján egy olyan adattervet kell elkészíteni, mely megfelel a szervezet célkitûzéseinek.

Részletes terv elkészítése

• Informatikához kapcsolódó, rangsorba rendezett projektek leírásai, egy fázisokra szakaszolt terv keretében. Ezeknek a leírásoknak, avagy 'projektspecifikációknak' tartalmazniuk kell a rangsor kialakításában közrejátszó szempontoknak és a kockázatoknak részletes elemzését. A specifikációk olyan területeket fednek le, mint:
  • az informatika jövõbeli használata, annak érdekében, hogy a hatékonyságot növeljük, a költségeket csökkentsük, a szolgáltatásokat mássá tegyük,
  • a módszereknek, módszertanoknak a jövõbeli használata az informatikai funkció hatékonyságának a növelése érdekében. Ilyen módszer alkalmazható pl. projekt tervezés és becslés, 4. generációs nyelvek alkalmazása, struktúrált módszerek és CASE eszközök, minõségirányítás területein.
• Minden egyes fejlesztési fázisra elkészül a hozzátartozó 'adatstratégia', az egyes fázisbeli projektspecifikációk és az átmeneti adatmodellek formájában.
• A megvalósíthatósági tanulmányok és technikai értékelések rangsorba rendezett felsorolása.

• az alkalmazandó mûködési stratégia nevesítése (ez lehetséges, hogy már a vezetéssel átbeszélésre és egyeztetésre került),
• a kritikus sikertényezõk (KST-k) listája és azok a kritikus feltételezések, melyekre a KST-ket alapoztuk,
• a kulcscélok listája, és minden egyes célra azok a javasolt informatikai tevékenységek, melyek szükségesek az elõrehaladáshoz.