A költségmenedzsment minden szervezet számára fontos tevékenység. Legyen az informatikai szolgáltatás technikai szempontból bármilyen jó, elégítse ki maximálisan a szervezeti igényeket, mindez mit sem ér, ha elviselhetetlenül magas költségekkel jár együtt. A szervezeti szempontból jó, minõségi informatikai szolgáltatások ismérve az igényeknek megfelelõ technikai színvonal és szolgáltatási minõség elfogadható szintû költségek mellett.
Az informatikai szolgáltatások menedzsmentje tehát nem csak mûszaki, szervezeti és minõségi felügyeletet jelent, hanem pénzügyi felügyeletet is. Ha egy szervezet eredményes kíván lenni, és terveznie kell, akkor részletes ismeretekkel kell rendelkeznie a költségeirõl, a felhasznált erõforrásokról és tudnia kell azt is, hogy a termékeit és szolgáltatásait vajon gazdaságosan állította-e elõ. Ha mindezeket eredményesen végzik el, akkor a rendszerek által hajtott hasznok az informatikai szolgáltató részleg, illetve a tágabb értelemben vett szervezet számára kézzelfoghatóak lesznek, és a fellépõ költségek indoklása egyszerûbb feladat lesz. Mûködtetése érdekében rendszereket kell létrehozni, melyek segítik a munkájában. Minthogy e rendszerek felállítása általában maga is költségekkel jár, éppen ezért fontos, hogy a megfelelõ rendszer kerüljön megvalósításra, és a személyzet értse a helyes használat módját.
A költségmenedzsment funkció tervezése talán a leglényegesebb része az új elképzelések sikeres megvalósításának. A funkció során olyan számviteli rendet kell felállítani, ami hitelesen tükrözi a szervezet számára az informatikára fordított költségeket, azok megoszlását. Magyarországon manapság nem tipikus az, hogy egy informatikai szervezeti egység maga építse fel számviteli rendjét, éppen ezért a saját céljait sem tudja megjeleníteni benne.
A felhasználók egyre nagyobb mértékben függenek az informatikai szolgáltatásoktól. Napi munkájuk során használják termékeik és szolgáltatásaik eredményes és gazdaságos elõállítása érdekében. Minthogy az informatika kezd mindent "áthatni", egyre inkább hatást gyakorol a szervezet pénzügyi helyzetére is. A költségmenedzsment a költség-elszámolási és az esetleges számlázási követelmények kialakításával segíti az informatikai szolgáltató részleget abban, hogy képes legyen a szolgáltatások kapcsán felmerülõ költségeket hosszú távon is kézben tartani, a szervezeti szükségletekkel összhangban. Mindazok számára, akik informatikai szolgáltatásokat vesznek igénybe, a költségmenedzsment lényeges információkat ad a szervezet számára és arról, hogy mekkora költségek léptek fel tevékenységük kapcsán. Ezenkívül kiindulási alapot ad a számlázási folyamatok számára.
A költségmenedzsment szisztematikus megvalósítása az alábbi hasznokkal jár:
A késõbbiekben a hasznokat még mélyebben is részletezni fogjuk.