


A költségmenedzsment funkció bevezetése
A funkció bevezetését
egyeztetni kell a jelenleg mûködõ rendszerekkel,
és az eredményt folyamatosan figyelemmel kell kísérni.
A legfontosabb szakasz, ami hatást gyakorol a költségmenedzsment
funkció zökkenõmentes mûködésére,
az a tervezési szakasz. Ennek jelentõségét
sose szabad alábecsülni. A szükséges emberi
és idõbeli erõforrások rendelkezésre
bocsátása csökkenteni fogja a késõbbi
szakaszokban elõforduló problémák
számát.
Tervezés
Egy költségmenedzsment
rendszer hasznos vezetõi információkat ad,
melyek segítenek a stratégiai és szervezeti
célkitûzések elérésében.
Az irányelveket és célkitûzéseket
ennélfogva elõre ki kell jelölni, és
írásba kell foglalni azért, hogy a költség-elszámolási
és számlázási rendszerek és
a belõlük származó jelentések
természetes módon kötõdhessenek hozzájuk.
A tervezés a költségmenedzsment bevezetésének
legfontosabb része, és maga is három fõbb
szakaszra osztható:
- kiinduló tervezés,
- a költség-elszámolási
és a számlázási rendszer kifejlesztése,
- a személyzet
kiképzése, a felelõsségi körök
kijelölése.
Kiinduló tervezés
A költségmenedzsment
rendszereinek megvalósítása elõtt
fontos az alábbi kérdésköröket
áttekinteni, és a megállapításokat
egy megvalósíthatósági tanulmány
formájában összegezni:
- Milyen a vezetés
tudásalapja; szükséges,
hogy a vezetés tisztán értse a költségelszámolás/számlázás
alapvetõ szerepét egy informatikai szolgáltató
részleg esetében. Ezt még a tervezés
terjedelmének kijelölése elõtt tisztázni
kell.
- Mik a célkitûzések;
mérjük fel a vezetésnek a költségmenedzsment
funkcióval kapcsolatos célkitûzéseit.
Megbeszélések alapján fogalmazzuk meg a szervezet
követelményeit.
- Mik az elvárt
hasznok; értékeljük
és számszerûsítsük a költségmenedzsment
bevezetésébõl származó hasznokat.
- A jelenlegi rendszerek
ismerete; gyûjtsünk
össze minden adatot a jelenleg létezõ költségmenedzsment
tevékenységekrõl minden egyes területen.
Derítsük fel a jelenlegi felelõsségi
köröket, illetve használatban levõ eszközöket.
Vizsgáljuk meg annak lehetõségét,
hogy hogyan lehetne a hasznos adatokat és eljárásokat
az új funkció részévé tenni,
tekintsük át az információs folyamokat.
- A figyelemmel követés
(monitoring) helyzete;
keressük meg a rendelkezésre álló, vagy
könnyen elérhetõ monitorozó vagy számviteli
eszközöket.
- A pénzügyi
gyakorlat; ismerjük
meg a jelenlegi gyakorlatot; meg kell keresni a pénzügyi
kapcsolódási pontokat a teljes szervezethez.
A megvalósíthatósági
tanulmány befejezte után világos kell legyen,
hogy a költségmenedzsment milyen szerepet tölthet
be a szervezetben. Ezt az információt jelentés
formájában kell a vezetés tudomására
hozni. A jelentésben szerepeljen:
- vázlatos leírás
(terms of reference)
a javasolt funkcióra,
- alapelvek, melyek a
megvalósítandó költség-elszámolási
és számlázási rendszerre vonatkoznak,
- a megvalósítandó
költség-elszámolási és számlázási
rendszer áttekintése, beleértve ebbe a határidõket,
a költségeket és minõségi kritériumokat,
- a szervezet számára
hajtott hasznok áttekintése és a költségmenedzsment
funkció költség-indoklása.
Kiemelten fontos azon jelenlegi
alapelvek megerõsítése, vagy olyan ajánlások
elkészítése, melyek összefüggésben
állnak a jövõbeli költségmenedzsment
funkcióval, és a költség-elszámolási
és számlázási rendszerrel. A vezetésnek
döntésre kell jutnia az alábbi kérdésekben:
- Kötelezik-e a
felhasználókat arra, hogy az informatikai szolgáltatásokat
a belsõ informatikai szolgáltató részlegtõl
szerezzék be, vagy jogosultak arra, hogy máshonnan
szerezzék be ezeket, esetleg maguk is elláthatják
õket?
- Mi a szervezet álláspontja
és milyen ajánlások léteznek a költségelszámolásra,
elõrejelzésre, költségvetés tervezésre
vonatkozólag?
- Fog-e számlázni
az informatikai szolgáltató részleg a szolgáltatásaiért,
és ha igen, akkor milyen elv szerint teszi ezt (elvi számlázás,
igazi számlázás, szükséges e
felhasználói magatartás alakítása,
stb.)?
- Milyen típusú
lesz az informatikai szolgáltató részleg
mûködtetése (költségcentrum, önelszámoló,
egyszerû elszámoló)?
- Milyen legyen az árképzési
elv, azaz szabvány költség alapú, gördülõ
rátás, tervezett árbevétel szint alapján
számított, kialkudott ár, stb.?
- Milyen költségek
tartoznak az informatikai funkcióhoz és milyen költségfelosztást
fognak alkalmazni?
A fenti kérdések
megválaszolásához a lehetõ legkorábban
meg kell szerezni vezetõi elkötelezettséget,
minthogy mind a költség-elszámolási,
mind a számlázási rendszer tervezése,
kifejlesztése és mûködtetése nagymértékben
függ az adandó válaszoktól.
A
költség-elszámolási rendszer megtervezése
Ha a vezetés elfogadta
a funkciót bevezetõ projekt tervét és
ajánlásait, akkor a költség-elszámolási
rendszer részletekbe menõ tervezéséhez
kell hozzáfogni. Az informatikai költségelszámolás
vezetõi információkat biztosít az
informatikai kiadásokról, és kapcsolja ezeket
a terhelésekhez és a nyújtott szolgáltatásokhoz.
A költség-elszámolási
rendszer megtervezéséhez a következõ
lépéseket kell végrehajtani:
- határozzuk meg
az elõállítandó terveket és
jelentéseket,
- határozzuk meg
a költségek felosztását,
- azonosítsuk
a felhasználandó adatforrásokat,
- határozzuk meg
a költség-elszámolási módokat!
A költségekkel
kapcsolatos adatok forrásainál ki kell választani
azokat a mérési egységeket, melyeket segítségével
figyelemmel kísérik és elõrejelzik
az erõforrások felhasználását.
A költségek értelmezése alapvetõ
egy eredményes költségmenedzsment funkció
bevezetése során. Ha már ismeretesek az összesített
költségek, akkor meg kell becsülni az egyes vetített
költségeket. Annak érdekében, hogy ellenõrizni
tudjuk a vetített költségek nagyságának
a helyességét, megfelelõ monitorozó
rendszereket és eljárásokat kell kialakítani.
A
számlázási rendszer tervezése
Amennyiben az informatikai
szolgáltató részlegnek szándékában
áll az általa nyújtott szolgáltatásért
ellenértéket kérni, a következõ
lépés annak meghatározása, hogy miképp
fognak a felhasználók fizetni az általuk
felhasznált informatikai szolgáltatásokért,
és egyáltalán mely szolgáltatásokért
kell majd fizetni. Azaz:
- meg kell határozni
a számlázás céljait,
- meg kell fogalmazni
a számlázási elveket,
- ki kell jelölni
azokat a tételeket (szolgáltatásokat), melyekért
a felhasználónak fizetni kell (díjköteles
tételek),
- meg kell becsülni
a díjköteles tételek felhasználásának
nagyságát,
- ki kell jelölni
az árkalkuláció módszereit,
- meg kell határozni
a díjköteles tételek árait.
A számlázás
céljai és elvei
Meg kell fogalmazni a számlázás
céljait:
- Fedezni akarjuk az
informatikával kapcsolatos kiadásokat?
- Szeretnénk befolyásolni
a felhasználókat?
- Csak tudatni akarjuk
velük az általuk felhasznált szolgáltatások
értékét?
- Versenyzünk azon
felhasználók megrendeléseiért, akik
választhatnak a belsõ és külsõ
szolgáltató között?
A számlázás
céljai és az informatikai szolgáltató
részleg autonómiájának foka alapján
meg kell fogalmazni a számlázási elveket:
- Vajon az informatikai
szolgáltatások ingyenesek-e?
- Az informatikai szolgáltatások
bekerülési adatait kapják a felhasználók?
- A felhasználókkal
akarjuk fedeztetni az összes informatikai költséget?
- Elõre kijelölt
jövedelmezõséget akarunk elérni?
- Maximalizálni
kívánjuk-e a profitot?
A számlázás
céljaiból és alapelveibõl származtatható
a használandó árkalkulációs
módszer.
A díjköteles tételek
A számlázás
minden módszerének vannak elõnyei és
hátrányai, ezért fontos annak eldöntése,
hogy melyik módszer használata lesz egy adott szervezetben
a legeredményesebb. Ez kapcsolatban áll azzal, hogy
a vezetés milyen kifinomultságot vár el a
költségmenedzsment funkciótól. Ha a
szükséges információkat megszereztük,
akkor ki kell jelölni azokat a tételeket, melyek díjkötelesek,
azaz használatukért az informatikai szolgáltató
részleg (pénzbeli) ellenértéket vár
el. A díjköteles tételeknek rendelkezniük
kell az alábbi tulajdonságokkal:
Azonosítható
mind a felhasználó, mind az informatikai szolgáltató
számára.
Érthetõ
a felhasználó számára. Ha a felhasználónak
fizetnie kell olyan tételekért, amelyeket nem ért
meg, akkor a számlázás céljait nem
lehet elérni, és a felhasználók fogyasztási
szokásait nem lehet a kívánatos irányba
befolyásolni.
Mérhetõ
mind a felhasználó (legalább elvileg), mind
az informatikai szolgáltatás számára.
Becsülhetõ
a felhasznált tételek nagyságát vagy
a felhasználó, vagy az informatikai szolgáltató
részleg meg tudja elõre becsülni, így
aztán az informatikai szolgáltató részleg
a számlázási alapelveknek megfelelõen
árakat tud számítani a tételre.
Szemlék
betervezése
A költség-elszámolási
és számlázási rendszerek kialakítása
és üzembe helyezése után további
információkra van szükségük a kellõ
színvonal eléréséhez. Éppen
ezért a rendszereket a kezdettõl fogva a szemlék
szükségességének szem elõtt tartásával
kell megtervezni. Néhány olyan terület, ami
igényli a folyamatos szemléket:
- a költségek
és költségek fedezetének figyelemmel
követése,
- üzemeltetés
és karbantartás tervezése,
- hardver és szoftver
függõségek követése,
- elvek és célkitûzések
meghatározása.
A
személyzet kiképzése és felelõsségi
körük kijelölése
A költségmenedzsment
minden sikeres vezetési struktúra lényegi
része. Fontos a felsõ vezetés elkötelezettségét
és direkt irányítását megszerezni
a funkció megvalósításához.
Ha a vezetés megegyezett az ajánlásokban
(azaz a költség menedzsment funkció céljaiban),
a felelõsségi köröket ki kell jelölni
és a megfelelõ képzésben kell részesíteni
az érintetteket.
A vezetés céljait
és elvárásait mindig figyelembe kell venni.
A vezetésnek információt kell kapni a költségmenedzsment
funkció bevezetésével kapcsolatos minden
lényeges fejleményrõl, és naprakész
információkkal kell rendelkezniük a számlázási
folyamat tervezésérõl. A várt kiadások
költségvetését ismerni kell ahhoz, hogy
a kapcsolódó tevékenységek esetében
is becsülni lehessen. Ez befolyásolja az eredményes
mûködtetéshez szükséges adminisztráció
és személyzet költségeit.
Felelõsségi körök
A költségmenedzsment
funkció csak akkor tud mûködni, ha a szervezeten
belül a megfelelõ felelõsségi köröket
tisztázzák és kijelölik. A költségelszámolással
és számlázással kapcsolatos alapelvekért
rendszerint a felsõ vezetés felel, így õk
biztosíthatják, hogy a szervezet célkitûzései
érvényesülnek.
Személyzet
Fontos annak kijelölése,
hogy milyen szervezeti keretek között (milyen személyzettel)
hozzák létre a költségmenedzsment funkciót.
Ez meghatározza az elkülönült felelõsségi
köröket, a helyes információátadási
csatornákat, és végsõ soron a szükséges
személyzet nagyságát, amellyel eredményesen
mûködtethetik a költség-elszámolási
és számlázási rendszert.
Képzés
A képzés
a költségmenedzsment bevezetésének egyik
legalapvetõbb kérdése. Ha mindenki a megfelelõ
tudásszinttel rendelkezik, akkor a rendszer mûködtetése
jóval egyszerûbb. A személyzet minden tagjának
ismernie kell az informatikai költségelszámolás
kérdéseit, és értenie kell a kapacitás
menedzsmenthez is. A képzési igényeket fel
kell mérni, és ennek alapján a szükséges
oktatást biztosítani kell, azaz a képzéseket
tervszerûen kell végezni. Meg kell jegyezni azt,
hogy az oktatásnak folyamatosnak kell lennie, és
a személyzet rendszeres továbbképzése
kiemelten fontos egy eredményes költségmenedzsment
funkció mûködtetésében.
A funkció megvalósítása
A költségmenedzsment
funkció sikeres bevezetéséhez négy
tényezõ járul hozzá:
- A tervezésnek
tiszta és jól meghatározott struktúrát
kell adnia mind a költség elszámolási,
mind a számlázási rendszer jövõbeli
céljaira, a termékeire, a költségeire
és a személyzeti háttérre vonatkozólag.
Ezenkívül reális és pénzügyileg
elfogadható határidõket kell megszabnia.
- A helyesen idõzített
és eredményes kommunikáció
felhívja a figyelmet a tervre, és áttekinthetõvé
teszi a struktúrát. Ennélfogva az eredményes
kommunikáció elvezet a nagyobb együttmûködési
hajlandósághoz és a kiváló
eredményekhez.
- Az
elkötelezettség léte a felhasználók,
a rangidõs vezetés, a pénzügyi vezetés,
az informatikai vezetés és személyzet részérõl
alapvetõen fontos.
- Reális célkitûzésekre
van szükség, a költség-elszámolási
és számlázási rendszereket úgy
kell kialakítani, hogy a megfelelõ részletezettségû
szintû információkat nyújtsa, anélkül,
hogy túlzott elvárásokat keltenénk.
A funkció kiépítéséhez szükséges
idõt biztosítani kell.
Amikor a költségmenedzsment
bevezetésének terveit a vezetés elfogadta,
megfelelõ keretet kell teremteni ahhoz, hogy a funkció
eredményesen megvalósítható legyen.
Annak érdekében, hogy mindenki, aki részt
vesz a funkció megvalósításában,
ismerje a kommunikációs csatornákat, fontos
a helyes eljárások kialakítása. Ez
jóval könnyebben kezelhetõ munkakörnyezetet
eredményez, hiszen ha valamilyen probléma merülne
fel, vagy egyéb fejlemények történnének,
akkor mindenki tudni fogja, hogy milyen eljáráshoz
kell folyamodni. Három területet kell megvizsgálni:
- fejlesztés,
- tesztelés,
- megvalósítás
(üzembe helyezés).
Fejlesztés
A költségekkel
kapcsolatos adatokat pontosan fel kell jegyezni, minél
hamarabb. A fejlesztés lényegében négy
területre kell koncentráljon:
- Kódrendszerek
- a költségmenedzsment funkció éves
ciklusban dolgozik, melynek során az egyes rendszereknek
képesnek kell lenniük a szükséges adatok
összegyûjtésére. A rendszerelemeket és
a kapcsolódási pontokat meg kell vizsgálni
a várható követelmények szempontjából,
és egy letisztázott kódrendszert kell kialakítani.
- Adatbevitel - tisztázzuk,
milyen adatokat kell gyûjteni és miért. Tervezés,
szolgáltatás, teljesítmény és
költségek - ezekrõl a területekrõl
rendszerint gyûjteni kell adatokat. Gondoskodjunk arról,
hogy ez rendszeresen, rutinjelleggel történjen.
- Munkalap - A követelmények
azonosítása és kijelölése után
a kapcsolódási pontokon a kapacitás menedzsmenthez,
a szolgáltatási szint menedzsmenthez, az informatikai
szolgáltatás menedzsmenthez, az adott funkció
számviteli rendjéhez illeszkedõ ûrlapokat
kell megtervezni. Az alapadatokból a vezetõi információkat
elõállító automatikus rendszereket
is meg kell tervezni, és ki kell fejleszteni.
- Eljárások
- A fejlesztési szakasz részeként, a funkció
üzemeltetési eljárásait ki kell dolgozni,
és dokumentálni kell õket. Ezenkívül
felhasználóknak oktató, hivatkozási
és felhasználói kézikönyveket
kell készíteni. A precíz és letisztult
dokumentáció és az eljárások
biztosítják azt, hogy a költségmenedzsment
és a költség-elszámolási és
számlázási rendszerek megvalósítása
gyorsabban és problémáktól mentesen
történik.
Tesztelés
A tesztelést kivitelezhetõ
és pontos volta érdekében három alszakaszra
bontjuk:
- Egységek tesztelése,
ami arra irányul, hogy az egyes rendszerkomponensek mûködésének
helyességérõl önmagukban meggyõzõdjünk.
- Programok tesztelése,
aminek feladata annak ellenõrzése, hogy a rendszer
komponensek az egyes kapcsolatokban helyesen mûködnek-e.
- A teljes funkció
tesztelése, ami akkor fejezõdik be, ha minden rendszerkomponens
a megfelelõ kapcsolatokban helyesen mûködik,
és a rendszer az elõírt követelményeket
teljesíti.
Néhány
jó tanács
A tervezés és
bevezetés folyamatát megkönnyítendõ,
álljon itt még néhány jó tanács:
- A tervezési
szakasz legyen mindenki számára érthetõ,
aki részt vesz a megvalósítás folyamatában.
- Mozgósítható
tartalékokat kell kijelölni szükség esetére,
a függõségeket fel kell tárni és
a teljes megvalósítás becsült idõigényét
ismerni kell.
- Figyelemfelkeltõ
kampányt kell rendezni, biztosítandó, hogy
minden érdekelt értesüljön az újonnan
bevezetendõ költségmenedzsment funkcióról,
illetve a költség-elszámolási és
számlázási rendszerekrõl.
- A dokumentációnak
pontosnak kell lennie, és el kell jutnia a megfelelõ
helyekre.
- A felhasználói
környezetet és a kapcsolódó adatfolyamokat
elõ kell készíteni a szükséges
eszközökkel együtt a szükséges idõre.
- Pilot projektet és/vagy
parallel projektet kell indítani, és figyelemmel
kísérni, ezáltal megbizonyosodván
arról, hogy a szervezet eléri célkitûzéseit.
Az eltéréseket fellépésük után
nyomban korrigálni kell.
A megvalósítás utáni szemlézés és auditálás
A kezdeti idõszak
után szemlét kell tartani. Ez fogja megerõsíteni,
hogy a tervek és a vezetõi jelentések funkcionálisan
helyesek, és a szervezeti célkitûzések
szolgálatában állnak. Amennyiben a megvalósítás
nem lenne kielégítõ, szükséges
lehet változtatások foganatosítása.
Amint a szemlérõl készült jelentést
befejezik, és azt a vezetés elfogadja, a megvalósítási
szakaszt le kell zárni, és a megvalósítás
utáni szakaszba lépünk.
A költségmenedzsment
éves ciklusra alapul, amely elõre tervez és
költségvetést készít hozzá.
Minden rendszer esetében szükséges a folyamatban
levõ, mindennapos feladatok értékelése.
Ha alapvetõ változásokra lenne szükség
a rendszerben, akkor azokat az éves ciklushoz kell igazítani,
hogy a pénzügyi vezetés eredményes lehessen.
Minden eljárást
figyelemmel kell kísérni, hogy eredményesen
látja-e el a funkcióját, illetve milyen problémák
léptek fel. Kisebb helyreigazításokat azonnal
el lehet végezni, melyek a funkció és a funkció
alá tartozó rendszerek zökkenõmentesebb
mûködéséhez vezetnek. A költségmenedzsment
funkciót különösen két fõ
területen kell nagy figyelemmel kísérni:
- nyilvánvalóvá
teszi-e, hogy a tervezési kritériumok kielégítésre
kerültek
- verifikálható-e,
hogy a szervezet célkitûzéseit elérték.
Az alábbiak rávilágítanak a fõbb
kérdésekre:
- vajon a terveket és
költségvetéseket idõre elkészítették-e
és alkalmasak-e az eredeti céljukra,
- a meghatározott
jelentéseket elkészítik-e a kitûzött
idõpontra, és mennyire pontosak ezek,
- kiadják-e a
számlákat, bevételezik-e a fizetségeket
a megfelelõ helyekrõl és idõben,
- a raktári elõrejelzések
jók és naprakészek-e,
- minden költséget
elszámolnak-e,
- tartanak-e éves
belsõ és külsõ auditokat,
- elérik-e a szervezeti
célkitûzéseket (havonta, negyedévente,
évente)?
Szemle
Minden költségmenedzsment
rendszer esetében szükséges a folyamatos szemlézés.
Ha megfelelõ adatokat gyûjtenek, akkor a problémák
idejekorán napvilágra kerülnek. Ez lehetõvé
teszi a változtatásokat tervezését,
és a jobbítások eredményes kivitelezését.
Újabb célkitûzéseket egyszerû
lesz bevezetni, mert egy jól strukturált funkció
mûködik. A funkció szemlézését
konstruktív eljárásként kell felfogni,
és éppen ezért minden pozitív fejleményt
is fel kell jegyezni!
Auditálás
Minden költségmenedzsment
rendszer esetében lényeges, hogy auditálásra
kerüljön. Másképpen fogalmazva ez azt
jelenti, hogy a szervezetnek alaposan meg kell vizsgálnia
a rendszert, és képesnek kell lennie mûködésének
verifikálására. Fontos tudnivaló,
hogy a költségmenedzsment funkció több
különbözõ módon auditálható,
melyek mindegyike más-más nézõpontból
vizsgálja ugyanazt a funkciót.
- A minõségügyi
audit esetében az a kérdés, hogy pl. a költségmenedzsment
funkcióban vannak-e minõségügyi eljárások,
és ha igen, elérik-e azok a kívánt
hatásukat a funkció minõségének
javítása terén? Egy másik kérdés
ebben az esetben pl. az, hogy a költségmenedzsment
funkció hozzájárul-e az informatikai szolgáltatások
minõségéhez, és ez eredményesen
és hatékonyan történik-e?
- A pénzügyi
audit esetében az a kérdés, hogy pl. a költségmenedzsment
funkció eljárásai összhangban vannak-e
a teljes szervezet számviteli és pénzügyi
eljárásaival? Pontosan követik-e ezeket az
eljárásokat? A költségmenedzsment funkció
eredményesen és hatékonyan dolgozik-e? Hozzájárul-e
az informatikai szolgáltatások és az informatikai
szolgáltató részleg eredményes és
hatékony voltához?
Az auditot mind belsõ,
mind külsõ auditorok végrehajthatják.
Az audit segít annak ellenõrzésében,
hogy a költségmenedzsment funkció követi-e
a meghatározott eljárásokat, és ezt
eredményesen és hatékonyan teszi-e. Az informatikai
szolgáltatások vezetésnek azonban nem szabad
csupán az auditokra hagyatkozniuk. A költség
menedzsernek feladata saját auditok végrehajtása
és annak ellenõrzése, hogy a költségmenedzsment
funkció és rendszerei megfelelõen, eredményesen
és hatékonyan mûködnek.
Problémák
A legfontosabb problémák
a költségelszámolás területén
merülnek fel, mert ez még mindig új gondolat
az informatikai szolgáltatások menedzsmentje területén.
A kulcsproblémák:
- A költséginformációk
hiánya;
a lényeges költséginformáció
gyakran strukturálatlan formájú, nehéz
elõállítani vagy nem is létezik.
- A tervezési
információk hiánya;
egy eredményes és hatékony költségmenedzsment
rendszer rendkívüli mértékben függ
a tervezési információktól, melyet
más funkcióknak kell elõállítaniuk
az informatikai szolgáltató részlegen belül,
vagy éppen a felhasználók adják õket.
Ilyen például a kapacitás menedzsment információi
a várható terhelésekrõl és
a rendelkezésre álló erõforrásokról.
Hasonlóképpen, a szolgáltatás menedzsment
szolgáltatási szint megállapodásokat
fog elkészíteni, melyek figyelembe veszik a szolgáltatás
követelményeit és a számlázási
rendet.
- A kellõképpen
képzett személyzet hiánya;
a számviteli és informatikai tudással és
tapasztalattal egyidejûleg rendelkezõ személyek
ritkák, mint a fehér holló.
- Az irányultság
hiánya;
lehetséges, hogy a szervezetnek a számvitellel kapcsolatos
alapelvei, a stratégiája és célkitûzései
nem tisztultak le és nem dokumentáltak; ennélfogva
a költségmenedzsment funkció és rendszereinek
megvalósítása gondokkal fog küzdeni.
- Az elfogadás
hiánya,
leggyakrabban a költség-elszámolási
és számlázási rendszer lehetõségeinek
és hasznainak fel (és el) nem ismerése vezet
ide.
- A vezetõi
elkötelezettség hiánya;
ami kifejezõdhet az ajánlások és jelentések
gyenge fogadtatásában, saját külön
számviteli rendszerek és listák létezésében,
nyilvánosságra juthat abban, hogy nem a teljes érintett
személyzet kapja meg az eljárások leírását,
vagy gyakoriak a kisebb változtatások, stb.
- A cél hiánya;
a költség-elszámolási és számlázási
rendszereket olyan módon kell megtervezni és mûködtetni,
hogy a rendszerek mûködtetési költsége
ne haladja meg az általuk létrehozott információk
értékét, másrészt ez az információ
legyen annyira pontos, hogy a rendszertõl elvárt
hasznok valóban létezzenek. A célkitûzéseknek
tisztának kell lenniük, már csak azért
is, hogy megválaszolhassuk az alapkérdést:
"Miért is csináljuk ezt?"


