TartalomjegyzékElôzô részKövetkezô részITB címlap

A költségmenedzsment funkció bevezetése

A funkció bevezetését egyeztetni kell a jelenleg mûködõ rendszerekkel, és az eredményt folyamatosan figyelemmel kell kísérni. A legfontosabb szakasz, ami hatást gyakorol a költségmenedzsment funkció zökkenõmentes mûködésére, az a tervezési szakasz. Ennek jelentõségét sose szabad alábecsülni. A szükséges emberi és idõbeli erõforrások rendelkezésre bocsátása csökkenteni fogja a késõbbi szakaszokban elõforduló problémák számát.

Tervezés

Egy költségmenedzsment rendszer hasznos vezetõi információkat ad, melyek segítenek a stratégiai és szervezeti célkitûzések elérésében. Az irányelveket és célkitûzéseket ennélfogva elõre ki kell jelölni, és írásba kell foglalni azért, hogy a költség-elszámolási és számlázási rendszerek és a belõlük származó jelentések természetes módon kötõdhessenek hozzájuk. A tervezés a költségmenedzsment bevezetésének legfontosabb része, és maga is három fõbb szakaszra osztható:

Kiinduló tervezés

A költségmenedzsment rendszereinek megvalósítása elõtt fontos az alábbi kérdésköröket áttekinteni, és a megállapításokat egy megvalósíthatósági tanulmány formájában összegezni:

A megvalósíthatósági tanulmány befejezte után világos kell legyen, hogy a költségmenedzsment milyen szerepet tölthet be a szervezetben. Ezt az információt jelentés formájában kell a vezetés tudomására hozni. A jelentésben szerepeljen:

Kiemelten fontos azon jelenlegi alapelvek megerõsítése, vagy olyan ajánlások elkészítése, melyek összefüggésben állnak a jövõbeli költségmenedzsment funkcióval, és a költség-elszámolási és számlázási rendszerrel. A vezetésnek döntésre kell jutnia az alábbi kérdésekben:

A fenti kérdések megválaszolásához a lehetõ legkorábban meg kell szerezni vezetõi elkötelezettséget, minthogy mind a költség-elszámolási, mind a számlázási rendszer tervezése, kifejlesztése és mûködtetése nagymértékben függ az adandó válaszoktól.

A költség-elszámolási rendszer megtervezése

Ha a vezetés elfogadta a funkciót bevezetõ projekt tervét és ajánlásait, akkor a költség-elszámolási rendszer részletekbe menõ tervezéséhez kell hozzáfogni. Az informatikai költségelszámolás vezetõi információkat biztosít az informatikai kiadásokról, és kapcsolja ezeket a terhelésekhez és a nyújtott szolgáltatásokhoz.

A költség-elszámolási rendszer megtervezéséhez a következõ lépéseket kell végrehajtani:

A költségekkel kapcsolatos adatok forrásainál ki kell választani azokat a mérési egységeket, melyeket segítségével figyelemmel kísérik és elõrejelzik az erõforrások felhasználását. A költségek értelmezése alapvetõ egy eredményes költségmenedzsment funkció bevezetése során. Ha már ismeretesek az összesített költségek, akkor meg kell becsülni az egyes vetített költségeket. Annak érdekében, hogy ellenõrizni tudjuk a vetített költségek nagyságának a helyességét, megfelelõ monitorozó rendszereket és eljárásokat kell kialakítani.

A számlázási rendszer tervezése

Amennyiben az informatikai szolgáltató részlegnek szándékában áll az általa nyújtott szolgáltatásért ellenértéket kérni, a következõ lépés annak meghatározása, hogy miképp fognak a felhasználók fizetni az általuk felhasznált informatikai szolgáltatásokért, és egyáltalán mely szolgáltatásokért kell majd fizetni. Azaz:

A számlázás céljai és elvei

Meg kell fogalmazni a számlázás céljait:

A számlázás céljai és az informatikai szolgáltató részleg autonómiájának foka alapján meg kell fogalmazni a számlázási elveket:

A számlázás céljaiból és alapelveibõl származtatható a használandó árkalkulációs módszer.

A díjköteles tételek

A számlázás minden módszerének vannak elõnyei és hátrányai, ezért fontos annak eldöntése, hogy melyik módszer használata lesz egy adott szervezetben a legeredményesebb. Ez kapcsolatban áll azzal, hogy a vezetés milyen kifinomultságot vár el a költségmenedzsment funkciótól. Ha a szükséges információkat megszereztük, akkor ki kell jelölni azokat a tételeket, melyek díjkötelesek, azaz használatukért az informatikai szolgáltató részleg (pénzbeli) ellenértéket vár el. A díjköteles tételeknek rendelkezniük kell az alábbi tulajdonságokkal:

Azonosítható mind a felhasználó, mind az informatikai szolgáltató számára.

Érthetõ a felhasználó számára. Ha a felhasználónak fizetnie kell olyan tételekért, amelyeket nem ért meg, akkor a számlázás céljait nem lehet elérni, és a felhasználók fogyasztási szokásait nem lehet a kívánatos irányba befolyásolni.

Mérhetõ mind a felhasználó (legalább elvileg), mind az informatikai szolgáltatás számára.

Becsülhetõ a felhasznált tételek nagyságát vagy a felhasználó, vagy az informatikai szolgáltató részleg meg tudja elõre becsülni, így aztán az informatikai szolgáltató részleg a számlázási alapelveknek megfelelõen árakat tud számítani a tételre.

Szemlék betervezése

A költség-elszámolási és számlázási rendszerek kialakítása és üzembe helyezése után további információkra van szükségük a kellõ színvonal eléréséhez. Éppen ezért a rendszereket a kezdettõl fogva a szemlék szükségességének szem elõtt tartásával kell megtervezni. Néhány olyan terület, ami igényli a folyamatos szemléket:

A személyzet kiképzése és felelõsségi körük kijelölése

A költségmenedzsment minden sikeres vezetési struktúra lényegi része. Fontos a felsõ vezetés elkötelezettségét és direkt irányítását megszerezni a funkció megvalósításához. Ha a vezetés megegyezett az ajánlásokban (azaz a költség menedzsment funkció céljaiban), a felelõsségi köröket ki kell jelölni és a megfelelõ képzésben kell részesíteni az érintetteket.

A vezetés céljait és elvárásait mindig figyelembe kell venni. A vezetésnek információt kell kapni a költségmenedzsment funkció bevezetésével kapcsolatos minden lényeges fejleményrõl, és naprakész információkkal kell rendelkezniük a számlázási folyamat tervezésérõl. A várt kiadások költségvetését ismerni kell ahhoz, hogy a kapcsolódó tevékenységek esetében is becsülni lehessen. Ez befolyásolja az eredményes mûködtetéshez szükséges adminisztráció és személyzet költségeit.

Felelõsségi körök

A költségmenedzsment funkció csak akkor tud mûködni, ha a szervezeten belül a megfelelõ felelõsségi köröket tisztázzák és kijelölik. A költségelszámolással és számlázással kapcsolatos alapelvekért rendszerint a felsõ vezetés felel, így õk biztosíthatják, hogy a szervezet célkitûzései érvényesülnek.

Személyzet

Fontos annak kijelölése, hogy milyen szervezeti keretek között (milyen személyzettel) hozzák létre a költségmenedzsment funkciót. Ez meghatározza az elkülönült felelõsségi köröket, a helyes információátadási csatornákat, és végsõ soron a szükséges személyzet nagyságát, amellyel eredményesen mûködtethetik a költség-elszámolási és számlázási rendszert.

Képzés

A képzés a költségmenedzsment bevezetésének egyik legalapvetõbb kérdése. Ha mindenki a megfelelõ tudásszinttel rendelkezik, akkor a rendszer mûködtetése jóval egyszerûbb. A személyzet minden tagjának ismernie kell az informatikai költségelszámolás kérdéseit, és értenie kell a kapacitás menedzsmenthez is. A képzési igényeket fel kell mérni, és ennek alapján a szükséges oktatást biztosítani kell, azaz a képzéseket tervszerûen kell végezni. Meg kell jegyezni azt, hogy az oktatásnak folyamatosnak kell lennie, és a személyzet rendszeres továbbképzése kiemelten fontos egy eredményes költségmenedzsment funkció mûködtetésében.

A funkció megvalósítása

A költségmenedzsment funkció sikeres bevezetéséhez négy tényezõ járul hozzá:

Amikor a költségmenedzsment bevezetésének terveit a vezetés elfogadta, megfelelõ keretet kell teremteni ahhoz, hogy a funkció eredményesen megvalósítható legyen. Annak érdekében, hogy mindenki, aki részt vesz a funkció megvalósításában, ismerje a kommunikációs csatornákat, fontos a helyes eljárások kialakítása. Ez jóval könnyebben kezelhetõ munkakörnyezetet eredményez, hiszen ha valamilyen probléma merülne fel, vagy egyéb fejlemények történnének, akkor mindenki tudni fogja, hogy milyen eljáráshoz kell folyamodni. Három területet kell megvizsgálni:

Fejlesztés

A költségekkel kapcsolatos adatokat pontosan fel kell jegyezni, minél hamarabb. A fejlesztés lényegében négy területre kell koncentráljon:

Tesztelés

A tesztelést kivitelezhetõ és pontos volta érdekében három alszakaszra bontjuk:

Néhány jó tanács

A tervezés és bevezetés folyamatát megkönnyítendõ, álljon itt még néhány jó tanács:

A megvalósítás utáni szemlézés és auditálás

A kezdeti idõszak után szemlét kell tartani. Ez fogja megerõsíteni, hogy a tervek és a vezetõi jelentések funkcionálisan helyesek, és a szervezeti célkitûzések szolgálatában állnak. Amennyiben a megvalósítás nem lenne kielégítõ, szükséges lehet változtatások foganatosítása. Amint a szemlérõl készült jelentést befejezik, és azt a vezetés elfogadja, a megvalósítási szakaszt le kell zárni, és a megvalósítás utáni szakaszba lépünk.

A költségmenedzsment éves ciklusra alapul, amely elõre tervez és költségvetést készít hozzá. Minden rendszer esetében szükséges a folyamatban levõ, mindennapos feladatok értékelése. Ha alapvetõ változásokra lenne szükség a rendszerben, akkor azokat az éves ciklushoz kell igazítani, hogy a pénzügyi vezetés eredményes lehessen.

Minden eljárást figyelemmel kell kísérni, hogy eredményesen látja-e el a funkcióját, illetve milyen problémák léptek fel. Kisebb helyreigazításokat azonnal el lehet végezni, melyek a funkció és a funkció alá tartozó rendszerek zökkenõmentesebb mûködéséhez vezetnek. A költségmenedzsment funkciót különösen két fõ területen kell nagy figyelemmel kísérni:

Szemle

Minden költségmenedzsment rendszer esetében szükséges a folyamatos szemlézés. Ha megfelelõ adatokat gyûjtenek, akkor a problémák idejekorán napvilágra kerülnek. Ez lehetõvé teszi a változtatásokat tervezését, és a jobbítások eredményes kivitelezését. Újabb célkitûzéseket egyszerû lesz bevezetni, mert egy jól strukturált funkció mûködik. A funkció szemlézését konstruktív eljárásként kell felfogni, és éppen ezért minden pozitív fejleményt is fel kell jegyezni!

Auditálás

Minden költségmenedzsment rendszer esetében lényeges, hogy auditálásra kerüljön. Másképpen fogalmazva ez azt jelenti, hogy a szervezetnek alaposan meg kell vizsgálnia a rendszert, és képesnek kell lennie mûködésének verifikálására. Fontos tudnivaló, hogy a költségmenedzsment funkció több különbözõ módon auditálható, melyek mindegyike más-más nézõpontból vizsgálja ugyanazt a funkciót.

Az auditot mind belsõ, mind külsõ auditorok végrehajthatják. Az audit segít annak ellenõrzésében, hogy a költségmenedzsment funkció követi-e a meghatározott eljárásokat, és ezt eredményesen és hatékonyan teszi-e. Az informatikai szolgáltatások vezetésnek azonban nem szabad csupán az auditokra hagyatkozniuk. A költség menedzsernek feladata saját auditok végrehajtása és annak ellenõrzése, hogy a költségmenedzsment funkció és rendszerei megfelelõen, eredményesen és hatékonyan mûködnek.

Problémák

A legfontosabb problémák a költségelszámolás területén merülnek fel, mert ez még mindig új gondolat az informatikai szolgáltatások menedzsmentje területén. A kulcsproblémák:

TartalomjegyzékElôzô részKövetkezô részITB címlap