A költségmenedzsment funkció struktúrája

A költségmenedzsment funkció legfõbb célkitûzése egy olyan költség-elszámolási rendszer létrehozása, mûködtetése és karbantartása, amely a szervezeten belül optimális szinten mûködik. A költség-elszámolási és a számlázási rendszerek alapelvei viszonylag egyszerûek:

• A költség-elszámolási rendszert arra használjuk, hogy kimutassuk az informatikai szolgáltató szervezeti egység számára, hogy milyen célból mennyi pénzt költöttek el és fognak elkölteni, a javasolt kiadások vajon elfogadhatóak-e és így a szolgáltatások gazdaságosak-e.
• A számlázási rendszer az informatikai kiadásoknak a felhasználóktól származó fedezetének a megteremtésével foglalkozik.

A költségek felosztása

Az informatikai szolgáltató szervezeti egység által kifizetendõ költségeket több szempont alapján csoportosíthatjuk. Minden szempont mögött más-más indíték rejlik.

Beruházások

Szétválaszthatjuk a költségeket finanszírozási forrásuk alapján (ez a brit számvitelre jellemzõ bontás)

• Beruházási költségek. Ezek általában állóeszközök, pl. számítógépek, épületek, vagy akár szoftver eszközök. A szolgáltatások költségeinek számítása során rendszerint amortizálják ezeket a költségeket. A megfelelõ amortizációs eljárást kell kiválasztani (amit a jogszabály lehetõvé tesz).
• Egyéb költségek. Ezek közé tartoznak a napi költségek, mint pl. személyzet, hardver karbantartás, elektromos áram stb.

Közvetlen és rezsi költségek

A költségeket csoportosíthatjuk az alábbi szempontok alapján is

• közvetlen költség, azaz hozzá lehet rendelni egy konkrét szolgáltatáshoz vagy folyamathoz,
• rezsi költség, amit fel kell osztani a szolgáltatások között, pl. a vezetõk bére stb. (indirekt költség),
• transzfer költség, ahol egyezség született arról, hogy ezeket a költségeket a felhasználó fogja viselni.

Költséghelyek

Költséghelyek

Költséghelyek

Költséghelyek

Ha van közvetlen "okozója" költségeknek (azaz közvetlen költség), akkor gyakran érdemes ezt követni mélyebb bontásban is. Ilyenkor a költségeket hozzá kell rendelni szabványos költséghelyekhez. Például ilyenek:

• (hardver) eszközre terhelt költség (ECU, equipment cost unit), ami tartalmazza a berendezés részeinek, karbantartásuknak, mûködtetésüknek költségeit és egyéb költségeket;
• szoftverre terhelt költség (SCU, software cost unit) ami tartalmazza a szoftver elemek költségeit, akár vásárolták, akár fejlesztették õket, valamint a karbantartási és más költségeiket;
• szervezetre terhelt költségek (OCU, organisation cost unit), mindazon költségek melyek az informatikai szolgáltató részleggel kapcsolatosak, mint pl. a személyzet bére, kiképzési költségek stb.
• elhelyezéssel kapcsolatos költségek (ACU, accommodation cost units), mindazon költségek, melyek az informatikai szolgáltatások biztosításához szükséges elhelyezési és környezeti feltételek biztosításához kellenek, mint pl. elektromos áram, helységbérleti díj stb.
• átruházandó költségek, (TCU, transfer cost units) minden olyan költség, melyrõl megállapodás született a felhasználóval, hogy közvetlenül õt fogja terhelni.

A költségelszámolásról szóló, széles körben elérhetõ számviteli kézikönyvek és a szervezet jelenlegi számviteli rendje segíthetnek a költségfelosztás megtervezésében és elvégzésében.

A költségekkel kapcsolatos adatok forrásai

A következõ lépés az adatok forrásainak felderítése, melyek lehetnek

• részletes költség adatok (pl. fõkönyv, költséginformációk a Konfigurációs Menedzsment Adatbázisból, számlák a beszállítóktól),
• terheléssel kapcsolatos adatok (pl. név, rész, felhasználó, jellemzõk, összetevõ),
• erõforrás-felhasználási adatok, a terhelhetõ erõforrásoknak mind a jelenlegi, mind a várt használata.

Ki kell választani azokat a mérési egységeket, melyeket segítségével figyelemmel kísérik és elõrejelzik az erõforrások felhasználását.

Költségkimutatási módszerek

Eljárásokat, rendszereket és módszereket kell meghatározni, amelyek dokumentálják, hogy hogyan, hol és mikor kell a tevékenységekkel és funkciókkal kapcsolatos költségeket elszámolni. A lehetõség szerint minél jobban támaszkodjunk a szervezet jelenlegi irányelveire. A vezetõi információk elõállításához lehet, hogy többféle költség-kimutatási módszer használata szükséges, melyek, habár azonos adatokat használnak kiindulásképpen, az informatikai költségeket más és más szempontból világítják meg, pl.

• az informatikai szolgáltatás költségei, lényegében a felhasználók számára nyújtott szolgáltatás költségei,
• az információs rendszerek költségei, melyek bemutatása hasznos lehet döntéshozatal elõtt, pl. frissítés, átdolgozás esetében,
• minõséggel kapcsolatos költségek, a meghibásodásból eredõ költségek, illetve a megelõzés és értékelés költségei,
• technológiai költségek, ezt az információt jól lehet használni befektetési döntések elõtt.

A költségek értelmezése alapvetõ egy eredményes költségmenedzsment funkció bevezetése során. Ha már az összesített költségek ismeretesek, akkor meg kell becsülni az egyes vetített költségeket. Annak érdekében, hogy ellenõrizni tudjuk a vetített költségek nagyságának helyességét, megfelelõ monitorozó rendszereket és eljárásokat kell kialakítani.

A számlázás

Számlázás szempontjából megkülönböztethetjük az elszámolási rendszerek három típusát:

• Önelszámoló számítóközpont, azaz egy autonóm egység, melynek pénzügyi és szervezeti céljait a szervezet jelöli ki. Tipikus célkitûzés lehet a profit maximalizálása, a költségvetés bizonyos százalékának elérése, vagy nullszaldó elérése.
• Költségcentrum, azaz olyan szervezeti egység melynek ismernie kell az összes gazdasági költségeit, demonstrálnia kell, hogy eredményesen és hatékonyan mûködik, és esetlegesen fedezhetik a költségeit más szervezeti egységek.
• Olyan szervezeti egység, melynek csak egyszerû elszámolást kell készítenie.

Elszámolási módok

Az elszámolás módja szerint megkülönböztetjük a következõ eseteket:

• nincs elszámolás, az informatika rezsiköltségként kerül terítésre,
• elvi számlázás,
• valóságos, igazi számlázás.

Árképzési elvek

Valóságos számlázás esetében árakat kell meghatározni. Ehhez az árképzési elv többféleképpen kialakítható, lehet

• szabvány költség alapú,
• gördülõ rátás,
• tervezett árbevétel szint számított,
• kialkudott ár, stb.

Felhívjuk a figyelmet, hogy a fenti megközelítések mind-mind más célt szolgálnak, más irányba terelik a felhasználók és szervezet mozgását. A vezetõknek elõször a célt kell megjelölniük, és csak utána szabad a fenti eszközök közül választani!

A költség-elszámolási tervek és jelentések

A költségmenedzsment funkciótól elvárt terveket és jelentések sokfélék lehetnek, és (ismételten) a vezetés konkrét céljaitól függnek. Ilyen elõírt jelentés lehet például:

• rendszeres jelentés az informatikai részleg készpénzáramáról (cash flow),
• rendszeres jelentések a költségfelhasználásról, elõírt bontásban,
• az informatikai részleg eredmény-kimutatása és mérlege,
• az egyéb tervekben szereplõ költséggel kapcsolatos fejezetek,
• a költség elõrejelzések, melyeket az elfogadott informatikai stratégia alapján származtatnak.

A költségmenedzsment munkáját segítõ eszközök

A költségmenedzsment esetében az alábbi öt területen lehet szükség eszközök használatára:

• jelentés készítés,
• tervezés,
• speciális alkalmazások,
• adatbázis (a konfigurációkezeléssel együtt),
• adatrögzítés.

Sok terület van, ahol szükséges az adatok rögzítése. Az adatrögzítõ eszközöket az alapadatok bevitelére tervezték, az alábbi területeken:

• terhelés, kihasználás,
• szolgáltatási szintek,
• költségek,
• erõforrás használat, pl. munkaóra, merevlemezes terület.

Az adatbázis kezelõ eszköz (ami lehetõség szerint egyezzen meg a konfiguráció kezelés által használt Konfiguráció Kezelési Adatbázissal) a tároló helye az adatrögzítõ eszközök által bevitt információknak. Tartalmazza ezenkívül még:

• az erõforrás, leltári és költség információkat,
• a leszállítandó termékekrõl adatokat,
• a bevételeket.

A költségmenedzsmentet támogató eszközök piacán jelenleg számviteli csomagok találhatók nagyobb mennyiségben, melyek gyakran kapcsolatban állnak költség-elszámolási rendszerekkel, viszont nem támogatják a számlázást. Az iparban számos alkalmazást fejlesztettek ki az egyedi igényekhez és követelményekhez illeszkedõen. A szoftver eszközök elõnye abban rejlik, hogy használatukkal idõt takaríthatunk meg. Ugyanakkor, az egyes csomagok nem mindig illeszkednek egy szervezet egyedi igényeihez. Ezen túlmenõen egyes csomagok használata mélyebb számviteli ismereteket igényel, ami az erõforrások pazarlásához vezet.

A költségmenedzsment haszna

A költségelszámolás és a számlázás más-más területekhez kötõdik, ezért másfajta hasznok származnak létükbõl, és eltérõ problémák merülhetnek fel velük kapcsolatban.

A költségelszámolás

A költségelszámolás hasznainak értékelése során fontos a költségelszámolás bevezetése mögötti célkitûzések ismerete. A költségelszámolás legfõbb célkitûzése megfelelõ részletezettségû vezetõi információk elõállítása, amelyek lehetõvé teszik a döntések meghozatalát, illetve a szervezet eredményes mûködtetését. A költségelszámolás lehetõvé teszi a vezetés számára, hogy:

• a döntéseit a költségek és az eredményesség szembeállítása alapján hozza,
• a döntések "üzletszerûbb" alapon, a szervezeti célokhoz illeszkedõen szülessenek meg,
• olyan információkat mutasson fel, ami jövõbeli beruházásokat indokol,
• biztonsággal lehessen végrehajtani a tervezést és speciálisan a költségvetés tervezését,
• ki lehessen aknázni a stratégiai lehetõségeket,
• értéktöbblettel járó termelékenységet teremtsen.

A vezetésnek gyakran kell a beruházások indoklását a többlet erõforrások igénye felõl megközelítenie. A fõ indok az új és jobb lehetõség. Ide tartoznak a stratégiai lehetõségek, és ez lehetõvé teszi a szervezet számára, hogy tervezze terhelését és berendezés igényét. Ezt három fontosabb területen vizsgálják:

• Lehetõvé teszik a szervezet számára, hogy olyan szolgáltatásokat nyújtson, ami az informatika alkalmazása nélkül lehetetlen lett volna.
• Növelik a szervezet hatékonyságát azáltal, hogy felgyorsítják a jelenlegi szervezeti folyamatokat vagy csökkentik azok erõforrás-használatát.
• Javítják a szervezet szolgáltatásainak minõségét.

A számlázás

A szolgáltatásokért való számlázás alapvetõ célkitûzése az, hogy professzionális (üzleti/piaci jellegû) kapcsolatot építsen fel az informatikai szolgáltatók és felhasználók között. A számlázás számos lehetõséget nyújt a vezetés számára:

• befolyásolhatják a felhasználók viselkedését,
• áttekinthetõ módon fedezhetik az informatikai költségeket,
• lehetõvé teszik a felhasználónak az informatikai szolgáltatók értékelését.

A felhasználó maga is kezelheti saját költségeit, és kezdeményezheti a díjköteles szolgáltatás felhasználásának módosítását.