A kapacitás menedzsment bevezetését körültekintõ tervezésnek kell megelõznie, ami megalapozza a funkció sikeres bevezetését.
Kiinduló tervezés
Az elsõ szakasz feladata a jelenlegi helyzet tanulmányozása, melynek megállapításait össze kell vetni a kapacitás menedzsment funkció egyeztetett hivatkozási alapjával. Ez a tevékenység hozzávetõlegesen hat-nyolc hétig tart, és elsõsorban a kapacitás menedzser végzi el.
A jelenlegi helyzet felmérése. Készítsünk interjúkat a felhasználókkal, az informatikai vezetéssel, a számítógépeket illetve a hálózatot üzemeltetõ személyzet tagjaival, az alkalmazásfejlesztõ csoport képviselõivel azért, hogy értékeljük a szolgáltatást nyújtó és az azt élvezõ emberek véleményét, nézeteit.
Azonosítsuk a mérõszámok fajtáit! A használt mérõszámok felmérése során a szervezet alaptevékenységét jellemzõ adatok ugyanolyan fontosak, mint a mûszaki jellegû adatok. A szolgáltatási szintekben szereplõ célkitûzések mérõszámai tipikus példái a szervezet alaptevékenységéhez tartozó adatokra.
Tekintsük át az elemzés folyamatát! Vizsgáljuk meg azokat a szoftvereket, melyekre szükség lesz a kapacitások és követelmények elemzése során. Az elemzés kiterjed a teljesítményre, a hardver elemek kihasználtságára és a szervezeti tényezõkre. Az elemzés folyamán használhatunk statisztikai modellezési eszközöket és sorbaállás-elméleti modelleket is.
Készítsünk összefoglalót a vezetés számára! A kiinduló tervezés végén jelentést kell készíteni a vezetés számára, ami röviden áttekinti a kapacitás menedzsment funkció bevezetésének szakaszait.
Az alábbiakban a kapacitás menedzsment funkció bevezetésének egy tipikus lépés-sorozatát tekintjük át. Az elsõ négy szakasz sorrendjét nem ajánlatos megváltoztatni.
A nyomon követõ és a szoftver eszközök szemlézése
A nyomon követõ (monitor) eszközöket körültekintõen értékelni kell abból a szempontból, hogy megfelelnek-e a helyi igényeknek, még mielõtt a választást illetõen döntésre jutnánk és a választott eszközt ténylegesen bevezetnék.
Fontos, hogy a monitorozó eszköz értékelése és megvásárlása elõtt a kapacitástervezõ ismerje meg a fontosabb fogalmakat és modellezési koncepciókat!
Figyelem-felkeltési kampány kezdeményezése
A kezdõ figyelem-felkeltési kampány elsõdleges célpontja a szervezet rangidõs vezetése volt. Az alkalmazások méretezése célkitûzéseinek elérése érdekében további kampányra van szükség, melynek célpontjai mind a kapacitások tervezõi, mind az alkalmazások méretezõi. A kampány során hangsúlyozni kell a két oldal együttmûködését az alábbi okok miatt:
Szolgáltatási szint megállapodás
Szoros kapcsolattartásra van szükség a kapacitás menedzser és a szolgáltatási szint menedzser között, hiszen a kapacitás menedzsmenttel foglalkozó részleg biztosítja azokat a mérõszámokat, melynek alapján a szolgáltatási szint menedzser figyelemmel kísérheti a szolgáltatási szintek elérését és betartását.
Személyzet
A kapacitás menedzsmenttel foglalkozó emberek számára elsõsorban a hálózatok, az üzemeltetés, az alkalmazásfejlesztés területérõl származó tapasztalatok és háttérismeretek szükségesek; esetleg némi számviteli ismeretekkel kiegészítve. Fontos a szervezeti alaptevékenység alapos ismerete.
A kapacitás menedzsmenttel foglalkozó részleg feladatait két részre bonthatjuk:
Teljesítmény menedzsment
A teljesítmény elemzõk felelõsek a jelenlegi rendszerek folyamatos figyelemmel kíséréséért, hangolásáért illetve a kapacitás menedzsment adatbázis kézbentartásáért. Valószínû, hogy ezek az elemzõk rendelkeznek üzemeltetõi és/vagy rendszerprogramozói háttérrel.
Kapacitástervezés
A kapacitás tervezõ csapat létszáma változni fog az adott környezet mérete és jellege függvényében. Legalább két ember szükséges a kulcstevékenységek ellátásához.
Készségek
A kapacitástervezõnek mûszaki és interperszonális képességek keverékére van szüksége. Ezek közül néhány:
Felelõsségek
A kapacitás tervezõi legalább négy területtel foglalkoznak:
Egy átfogó kapacitás menedzsment funkció felállítása idõigényes feladat, várhatólag 18 hónapot vesz igénybe, de ez persze függ a szervezet nagyságától és bonyolultságától. A legjobb a szakaszokra bontott, feszesen követett bevezetési mód, mely mögött az a gondolat húzódik meg, hogy a kapacitás menedzsment munkája megelõzõ jellegû legyen, és ne szorítkozzon pusztán a válságkezelésre.
A kapacitás menedzsment funkció eredményessége és hatékonysága folyamatos, kritikus hangvételû szemle tárgya kell legyen. A kapacitás menedzsment számára két alapvetõ kérdést kell feltenni:
"Vajon minõségi szolgáltatásokat nyújtunk a felhasználóinknak?"
"Vajon idõben biztosítjuk-e a helyes információt a megfelelõ formában?"
Ahol nincsen kapacitás menedzsment funkció, az a szervezet nagy valószínûséggel pazarló módon használja fel erõforrásait, illetve nem képes a felhasználók igényeinek következményeit felmérni! Ez pedig gátja a minõségi informatikai szolgáltatások nyújtásának.
A funkció bevezetésének és mûködtetésének sikerességét számos tényezõ veszélyezteti. Ilyenek: