Ahogy az informatikai rendszerek egyre nagyobbak és összetettebbek lesznek, és az infrastruktúra változásai egyre gyakoribbak és egyre nehezebben kezelhetõk, úgy növekszik az igény egy funkcióra, amely az infrastruktúra felügyeletét, kontrollját teszi lehetõvé: ez a konfigurációkezelés. Számos szervezet már mûködteti konfigurációkezelés valamilyen formáját. Ez rendszerint papír alapú nyilvántartás. Ahogy azonban az alkalmazott gyakran kritikus jelentõségû informatikai rendszerek összetettsége nõ, ahogy egyre több komponens alkotja a szolgáltatások hátterét, ahogy egyre több és kiterjedtebb hatása lehet egy cserének vagy valamely hibának, úgy válik egyre fontosabbá az eredményes mûködéshez egy hatékony eljárásokra épülõ és rugalmas információszolgáltatást lehetõvé tévõ adatbázist felhasználó funkció.

Egyetlen szervezet sem lehet igazán hatékony eszközeinek menedzselése nélkül, különösen, ha azok az eszközök létfontosságúak a szervezet tevékenységének folytatásában és sikerességében, amint az sok esetben igaz az információ technológia alapú rendszerekre. A konfigurációkezelés (röviden: KK) ad közvetlen kontrollt az informatikai menedzsment számára a szervezeti informatikai eszközök fölött.

Minél nagyobb a függés az informatikai (információtechnológiai) eszközöktõl, annál nagyobb szükség van e vagyontárgyak felügyeletére és menedzselésére.

Összességében azért van szükségünk a konfigurációkezelésre:

• hogy tudjuk: milyen informatikai vagyon van a szervezet birtokában,
  • az eszközök hol találhatóak,
  • az eszközöknek mekkora az értéke,
  • az eszközöket mire használják,
  • milyen kapcsolatban van más eszközökkel
• hogy kezelhetõek legyenek a változások és csökkenthetõek a költségek,
• hogy szervezetnek lehetõsége legyen az eszközök eredményes használatára.

A konfigurációkezelés a következõkkel járul hozzá a gazdaságos és minõségi informatikai szolgáltatásokhoz:

• Az informatikai infrastruktúra változásainak és fejlesztéseinek menedzsmentjét olcsóbbá és hibákra kevésbé hajlamossá teszi.
• Lehetõvé teszi nagyszámú változtatás gyors, hatékony és biztonságos megvalósítását az infrastruktúrában.
• A problémák hatékony és eredményes kezelését is segíti, hiszen azonosíthatja az érintett konfigurációs elemeket (röviden: KE-eket) és segít a problémák és események megoldásában is, információszolgáltatása révén pedig trendek meghatározását, és így a megelõzést is segíti.
• A szoftverek jobb felügyeletét teszi lehetõvé, a változások ellenõrzése révén.
• Nagyobb biztonságot eredményez, mivel a KE-k felügyelete révén nehezebb ezek rossz szándékú megváltoztatása.
• A jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelésben is segít, mert azonosítja a nem jogtiszta másolatokat.
• Megkönnyíti a kiadások tervezését: a karbantartási költségek, a licencdíjak meghatározását.

Az informatikai szolgáltatások menedzsmentjén belül a konfigurációkezelés közvetlen ellenõrzést biztosít az informatikai vezetés számára a szervezet informatikai eszközei felett. Ahogy a szervezetek egyre jobban függenek számítógépes rendszereiktõl, úgy lesz egyre fontosabb ezek ellenõrzése és kezelése a szervezet hatékonysága és eredményessége érdekében.

A konfigurációkezelés az informatikai infrastruktúra menedzsmentben való alkalmazása esetén négy alapvetõ funkcióból áll:

• Azonosítás - specifikálni és azonosítani kell az informatikai infrastruktúra minden összetevõjét.
• Ellenõrzés - képesség arra, hogy elfogadják és "befagyasszák" a konfigurációs elemeket, és változtatásokat csak a megfelelõ hatóságok jóváhagyásával valósíthassák meg.
• Státusz követés - valamennyi KE-mel kapcsolatos történeti és jelenlegi adatokat fel kell jegyezni és jelentést kell készíteni róluk.
• Verifikáció - szemlék és auditok biztosítják az egyezést a KE-ek és a konfigurációkezelési adatbázisban (KKAB) feljegyzett hivatalosan elfogadott állapot között.